Därför är förvaltningen av det nya affärssystemet lika viktig som valet av det

Det som sker under resans gång

De flesta förändringsprojekt mot att skaffa ett nytt affärssystem ser ganska lika ut. Det börjar med en projektgrupp som tar fram en målbeskrivning och en kravspecifikation. Dessa beskriver vad man saknar, behöver och vad man vill uppnå med olika prioriteringar. Sedan möter man leverantörer. Då får man höra hur deras lösningar möter kraven, samt vilka andra möjligheter som finns som man inte tänkt på innan. Under implementeringen kommer man troligtvis upptäcka fler nyttor som man inte visste att man behövde. Därför kan man behöva kompromissa under införandefasen, eftersom det inte går att backa bandet och börja om från början. Förvaltningsgruppens arbete kräver således mycket mer än att bara se till att allt flyter på när projektet är överlämnat.

Förvaltning av nya affärssystem är en aktiv fas. Det handlar om att fortsätta att justera lösningen för att få ut största möjliga nytta och effekt. Dessutom vill man ta till vara på användarnas insikter för hur man ytterligare kan förbättra lösningen. Med en lyckad förvaltning kan man kontinuerligt upptäcka nya möjligheter och att bygga vidare på lösningen. Hur väl det här förvaltningsarbetet fungerar beror till stor del på hur förberedda de ansvariga är på vad som väntar och hur förvaltningsorganisationen är uppbyggd.

Organisera förvaltningen av det nya affärssystemet

Att rätt personer med rätt kompetens tar över efter driftstarten är minst lika viktigt som det är under själva implementeringen. Hur man sätter ihop den organisation som ansvarar för förvaltningen kan se olika ut beroende på verksamhet och behov. Det finns många modeller eftersom alla organisationer är unika på sitt sätt, men det finns några saker som är bra att tänka på.

Finns det någon processägare?

Under införandefasen är det ofta någon eller några som jobbar mycket nära de konsulter som implementerar lösningen och blir väl insatta och utbildade i systemet. Förmodligen är de även passionerade gällande hur lösningen fungerar och vad den har för möjligheter. De här entusiasterna är väldigt lämpade för att ta ansvar för att lösningen finputsas och utvecklas efter överlämnandet.

Vem samordnar och utvärderar?

Förvaltningen måste självklart kunna sköta den interna supporten och ha en officiell kanal för rapportering av buggar och annat trassel. Men organisationen behöver även ta ansvar för rutiner, processer och flöden. Detta för att kunna utbilda användarna och för att mäta och utvärdera lösningen. Så uppdagas vilka möjligheter till förbättringar som finns. Förvaltningsorganisationen bör även ha en del som jobbar mer övergripande och långsiktigt. Ett forum där man samlar in insikter, samordnar initiativ och utvärderar lösningen och processerna. Då skapas bättre förutsättningar för långsiktiga beslut som rör hur man utvecklar lösningen. 

Det är också viktigt att man samordnar förvaltningsorganisationen med verksamheten i övrigt så att det inte skapas onödigt dubbelarbete och byråkrati. Med tanke på att man precis har skaffat det bästa möjliga verktyget för att samla alla processer och all data i samma system, har man den lösning som man behöver för att samarbeta tätare och smartare.

Påbörja fortsättningen redan vid starten

Oavsett vilken modell man väljer för sin förvaltning bör den hänga med från dag ett. Redan när man börjar med att se över sina krav samt behov och inleder jakten på det rätta affärssystemet ska man också tänka på hur det ska fungera den dag lösningen lämnas över. Förvaltningsarbetet bör mer eller mindre börja som en del av implementeringsprojektet. De som ska ta över efter uppstarten måste kunna förbereda sig inför den roll de ska ha när de blir en del av förvaltningen. Är de det kan de jobba nära leverantören, sätta sig in i lösningen och suga åt sig de kunskaper de behöver för att ta väl hand om och utveckla den efter överlämnandet. 

Som med alla långsiktiga projekt vinner man mycket på att tänka till innan och försöka se bortom horisonten. Det är också med den inställningen som man skapar långsiktiga och goda relationer med leverantören, kan ligga steget före när det kommer till att skapa mer nytta och värde samt få ut så mycket som möjligt ur sitt nya affärssystem.

Lyckad förvaltning av nya affärssystem bygger på bra planering och ett nära samarbete med leverantören. På Traventus bygger vi gärna täta och långsiktiga relationer med våra kunder för att kunna hjälpa till även efter överlämningen. Vill du kunna förvalta ditt affärssystem på bästa möjliga sätt och få ut alla dess möjligheter och nyttor? Kontakta oss på Traventus så hjälper vi dig!