PPWR och Visma Business NXT – 15 vanliga frågor och svar

Visma Business NXT utvecklas kontinuerligt och Visma arbetar med att bygga ut stödet för nya regelverk, inklusive PPWR. Exakt vilka funktioner som lanseras och när kommuniceras löpande av Visma. Det viktiga att förstå är att funktionsstöd och datafyllnad är två separata frågor — systemfunktionerna kan finnas på plats utan att förpackningsdatan är komplett, och vice versa.

Nej. PPWR ställer krav på vilken data som ska finnas och kunna rapporteras — inte på vilket affärssystem som lagrar den. Visma Business och Business NXT påverkas på samma sätt. En uppgradering till Business NXT kan vara rätt av andra skäl, men det är inte ett krav för att uppfylla PPWR.

Inte nödvändigtvis. För de flesta företag handlar PPWR-arbetet om att komplettera och kvalitetssäkra förpackningsdata i det befintliga systemet. Ett systembyte löser inte problemet med saknad data — den måste samlas in oavsett vilket system som används.

Datakraven är identiska — PPWR reglerar vad som ska rapporteras, inte hur det lagras. Skillnaden ligger i hur väl systemen kan hantera och presentera informationen. Business NXT har ett modernare API och bättre förutsättningar för integration med externa rapportverktyg. Men grundprincipen gäller båda: utan rätt data i registret kan inget system producera korrekt rapportering.

Historisk data behöver i normalfallet inte ändras retroaktivt. PPWR-rapporteringen avser förpackningar som säljs under en given period — vilket innebär att förpackningsdata måste vara på plats löpande, inte i efterhand. Det som däremot kan behöva göras är att komplettera befintliga artiklar med förpackningsinformation inför att rapporteringskraven börjar gälla.

Om ni har integrationer mot exempelvis e-handelssystem, 3PL-operatörer eller leverantörsportaler kan PPWR innebära att förpackningsdata behöver inkluderas i de dataflöden som redan finns. I vilken utsträckning beror på hur integrationerna är byggda och vilka system som berörs. Det är värt att gå igenom befintliga integrationer tidigt för att undvika att dataflöden behöver byggas om i sista stund.

Det finns fyra steg som gäller de flesta: (1) Kartlägg vilka artiklar och förpackningsnivåer som berörs. (2) Inventera vilken data som redan finns och vad som saknas. (3) Samla in saknad information från förpackningsleverantörer. (4) Registrera datan i affärssystemet och etablera en process för nya artiklar. Hur lång tid det tar beror på registrets storlek och leverantörernas förmåga att leverera specifikationer.

Det varierar kraftigt beroende på hur många artiklar som berörs och hur komplett befintlig data är. För ett medelstort företag med ett par tusen aktiva artiklar och ett välfyllt artikelregister kan det ta tre till sex månader att komma i mål. För ett företag med ett stort och ofullständigt register kan det ta längre tid. Det är ett av skälen till att inte vänta med kartläggningen.

PPWR skär igenom flera funktioner — inköp, lager, IT och ekonomi berörs alla. I praktiken behövs en ansvarig person som håller ihop projektet, vanligtvis från inköp eller supply chain. IT och systemansvarig behövs för att hantera datainmatning och registervård. Ledningens mandat att prioritera projektet är avgörande för att det ska komma framåt.

PPWR är en EU-förordning med nationella tillsynsmyndigheter. Sanktioner och tillsynsmodeller varierar mellan länder och implementeras löpande. Det är i dagsläget inte fullt klart exakt hur tillsynen kommer att se ut i Sverige. Det som däremot är klart är att förordningen är bindande — och att företag som inte kan dokumentera och rapportera sin förpackningsanvändning riskerar att hamna i en svår position.

PPWR täcker i princip alla förpackningar som används på EU-marknaden — primär-, sekundär- och transportförpackningar. Det finns undantag och undantagsklasser, men de berör i första hand specifika produktkategorier och förpackningstyper. Utgångspunkten bör vara att alla förpackningar ni använder berörs tills ni har verifierat att ett specifikt undantag gäller.

PPWR innehåller minimikrav på andel återvunnet material för vissa förpackningstyper och materialslag, med krav som trappas upp fram mot 2030 och 2040. För affärssystemets del innebär det att recycled content-andel behöver vara registrerad per förpackning. Dokumentation från förpackningsleverantörerna är nödvändig för att styrka uppgifterna vid rapportering.

Det enklaste är att lagra förpackningsdata direkt i affärssystemet, kopplat till respektive artikel. Det gör det möjligt att kombinera förpackningsdata med försäljningsvolymer utan extra integrationer. Ett separat system kan fungera, men kräver en integration mot affärssystemet för att rapporteringen ska kunna produceras korrekt. Välj det alternativ som kan hållas aktuellt med minst manuellt arbete.

Excel kan fungera som ett interimistiskt verktyg för att samla in och strukturera data under ett övergångsskede. Men för löpande rapportering — där förpackningsdata ska kopplas mot faktiska försäljningsvolymer per period — är Excel sällan en hållbar lösning på sikt. Risken för manuella fel och inaktuella uppgifter ökar med registrets storlek och uppdateringsfrekvens.

Traventus är certifierad Visma-partner och hjälper företag med kartläggning, datakvalitetsprojekt och integrationer kopplade till Visma Business och Visma Business NXT. Vi kan bistå med att inventera vad som finns i ert register, identifiera luckor och lägga upp en plan för att komma i mål inför PPWR. Hör av er för ett förutsättningslöst samtal.