11 fantastiska fördelar med affärssystem
Vad är fördelarna med affärssystem, kanske du undrar? Du har säkert hört att ett affärssystem kan öka effektiviteten, förbättra produktiviteten, minska kostnaderna, snabba upp processer, minska misstag och dubbelarbete samt göra livet och arbetet allmänt lättare. Men är inte det samma motiveringar alla säljare använder sig av, oavsett om det rör sig om kaffeautomater eller mjukvara? Här bryter vi ned allt som ett affärssystem kan göra för dig och din verksamhet, så att du själv kan avgöra om affärssystem bara är snack – eller en nödvändig investering med fantastiska fördelar?
Vad är ett affärssystem?
Innan vi går in på alla fördelar med affärssystem, måste vi börja med den simpla frågan: vad är ett affärssystem? Jo, ett affärssystem är en mjukvarulösning där företag kan samla och effektivisera olika administrativa processer. Det kan vara allt ifrån lager och logistik till ekonomi och redovisning. Affärssystem kallas även ERP-system (från engelskans Enterprise Resource Planning). I dag finns många olika affärssystem på marknaden. Vi på Traventus är en certifierad Visma-partner och hjälper dig gärna komma i gång med ERP-system!
upptäck fördelar med affärssystem från traventus
Effektivisering, bättre framtidsplanering, högre säkerhet och mindre dubbelarbete. Ja, listan på fördelar med affärssystem kan göras lång. Nedan listar vi elva av de främsta vinsterna du kan få med ett modernt affärssystem.
1. Effektivare arbetsdag
Ett affärssystem är en lösning som integrerar alla avdelningar och funktioner i ditt företag i ett enda system och kan serva alla avdelningars särskilda behov. Det hjälper användarna att navigera komplexa processer och förbättrar för funktioner som produktion, beställning och leverans. Bland de största fördelarna med affärssystem är att repetitiva administrativa processer elimineras och att data inte behöver matas in flera gånger. Systemet kan också effektivisera dina affärsprocesser och göra det enklare för ditt företag att samla in och analysera data på ett mer effektivt sätt, oberoende av vilken avdelning det rör sig om. Kan det koka kaffe mer effektivt? Nej (inte än i varje fall), men det kommer att snabba upp allting annat så att du kanske kan ta längre fikapauser.
2. Bättre inblick i framtiden
Affärssystemets funktioner för företagsresursplanering ger användarna – och särskilt ledningen – verktyg för att skapa mer exakta prognoser. Eftersom informationen inom systemet är så noggrann och uppdaterad kan ditt företag göra mer realistiska uppskattningar och mer effektiva prognoser snabbare.
3. Suveränt botemedel mot växtvärk
Tiden går så fort. Det känns som det bara var i går du gick ihop med några kompisar för att satsa på er grymma idé, inklämda i ett simpelt kontor bara marginellt större än en garderob. Nu är ni ett företag med massor av anställda, avdelningar, projektgrupper, system och processer. Fantastiskt kul! Tills ni inser att någonstans under den här snabba utvecklingen började alla i verksamheten att jobba på olika sätt i olika system.
Ekonomiavdelningen har ingen insikt i vad säljarna håller på med, ledningen utgår från annan data än projektgruppen och till slut undrar någon av era kunder irriterat om högerhanden vet vad den vänstra gör. Med ett affärssystem strömlinjeformas alla processer, rutiner, flöden etc. Alla i verksamheten jobbar med samma data, på samma sätt, har tillgång till samma insikter och kan dela med sig av allting i realtid. Affärssystemet ger er en gemensam sanning som gör att ni kan växa smärtfritt och få alla delar att jobba i harmoni med varandra.
4. Hejdå dubbelarbete!
Om du visste hur stort tidssvinnet är när data dupliceras om och om igen i flödet från idé till kund, skulle du nog vilja stoppa tiden. För att inte tala om att ständigt mata in samma information manuellt. Risken med detta är också att det blir som viskningsleken där data börjar förvrängas och kommuniceras fel efter ett tag. Med automatiserade processer och rutiner går det däremot undan. Att tid och resurser kan läggas på bättre saker och informationen förblir korrekt genom hela flödet är en viktig fördel med affärssystem.
5. Kostnadsbesparingar
Hur bra är du på matematik? Här är en ekvation värd att titta närmare på: automatiserade processer + gemensam och korrekt data i realtid + snabbare och mer exakta prognoser och beslut + smidigare samarbeten – störningar – förseningar – otydlig kommunikation = stora besparingar.
6. Bättre säkerhet
Med ett gemensamt, integrerat system har du alla verktyg du behöver för hög datasäkerhet. Moderna affärssystem är molnbaserade, vilket gör att din data ligger säkert på en central server med rejäla back up-funktioner. Systemet går dessutom lätt att anpassa efter vem som ska ha tillgång till vilken data. Med en bra leverantör slipper du dessutom hålla koll på alla lagar och förordningar – systemet och din leverantör ser till att allting är uppdaterat och i linje med gällande förordningar. Det finns helt enkelt även många fördelar med molnet.
7. Justerbar kostym
Affärssystem är skalbara och konfigurerbara. Det är enkelt att lägga till nya användare, funktioner, kapacitet och tredjepartslösningar allt eftersom din verksamhet växer och får nya behov. Du behöver inte skaffa en helt ny lösning bara för att det råkar gå bra för dig och du hittar nya marknader. Affärssystemskostymen är som gjord av spandex – väldigt flexibel och följer smidigt med i alla dina rörelser.
8. Rappa rapporter
Affärssystem gör rapporteringen enklare, snabbare och mer anpassningsbar. Med förbättrade rapporteringsmöjligheter kan ditt företag lättare reagera på komplexa dataförfrågningar. Användarna kan dessutom köra sina egna rapporter utan att jaga hjälp från IT-avdelningen, vilket gör att de sparar tid som kan användas till nyttigare saker.
9. Maximerad kundnytta
Dina kunder har höga förväntningar på hur de blir bemötta genom hela köpresan. De förväntar sig en strömlinjeformad upplevelse som är konsekvent oavsett om de pratar med någon i en butik eller på ett kontor, beställer online, kollar upp sin leveransstatus, kontaktar support, eller får rekommendationer. Det betyder att alla delar av din verksamhet behöver ett centralt data- och kommunikationsverktyg så att alla, oavsett avdelning, kan se kundens relevanta och aktuella kommunikation, transaktionshistorik, preferenser, servicehistorik med mera. Bland de främsta fördelarna med affärssystem är att alla avdelningar har tillgång till samma information – för att inget gör en kund så glad som att bli uppmärksammad och professionellt bemött.
10. Få världen som arbetsplats
Det är många gamla fraser som hamnar på historiens soptipp, som till exempel ”Ska vi åka och hyra en video” eller ”Jag ska bara faxa det här”. Nu är klassikern ”Jag måste åka in till kontoret och fixa en grej” på väg dit också. Att ha lösningar och verktyg låsta till en plats fungerar helt enkelt inte längre i vår mobila era. Ska man kunna jobba smart och effektivt måste man ha med sig det man behöver för sitt jobb i sin telefon, surfplatta eller laptop. Ett molnbaserat affärssystem är webbaserat och åtkomligt var än man befinner sig. Det här underlättar distans- eller hybridarbete, resor, kundmöten, samarbeten och mycket mer.
11. Ligg steget före
Att investera i ett affärssystem må vara en investering, men vet du vad som kostar ännu mer? Att inte hänga med. De i din bransch som tänker ”Vi gör som vi alltid har gjort, det har ju fungerat förr” kommer oundvikligen att hamna efter i utvecklingen. Bland de strategiska fördelarna med affärssystem finns effektivisering, tidsvinster, insikter, synergieffekter och framför allt den kundnytta som systemet innebär. Var inte dinosaurien inom ditt område, var pionjären.
Välja affärssystem
Så, du har bestämt dig: vi ska testa ett affärssystem. Grattis! Det kommer att göra under för din verksamhet! Men då är nästa fråga: vilket affärssystem är bäst för just dig? Vi på Traventus guidar dig gärna i affärssystemsdjungeln. Vi hjälper dig med allt från information, onboarding, byte av affärssystem till löpande support om det skulle behövas. Här kan du också läsa om två system som utmärker sig som affärssystem bäst i test.
Sammanfattning: Fördelar med affärssystem
Sammanfattningsvis finns det många fördelar med affärssystem. Från effektivare processer och bättre överblick till sparad tid och ökad lönsamhet – ett väl valt system kan göra stor skillnad i vardagen. Genom att jämföra alternativen noggrant och välja det som bäst passar dina behov kan du säkerställa att affärssystemet inte bara är ett verktyg, utan en strategisk tillgång som stödjer tillväxt och långsiktig framgång. Tveka inte att höra av dig till oss på Traventus om du behöver stöd, råd eller vill ha en kostnadsfri demo!
Vanliga frågor om fördelar med affärssystem
Vilka är fördelarna med affärssystem? 
Fördelarna med affärssystem är många: det sparar tid, minskar dubbelarbete, ger bättre prognoser och insikter, ökar säkerheten, förbättrar kundupplevelsen och underlättar skalbarhet. Kort sagt gör det verksamheten mer lätthanterlig och effektiv.
Hur kan ett affärssystem hjälpa mitt företag att växa? 
Ett affärssystem standardiserar processer, centraliserar data och ger realtidsinformation. Detta gör det enklare att fatta strategiska beslut, planera resurser och expandera verksamheten utan att tappa kontroll över verksamheten.
Hur säkra är affärssystem? 
Moderna affärssystem är ofta molnbaserade och erbjuder hög säkerhet med backup, behörighetskontroller och uppdateringar i linje med gällande lagar. Det är en av många fördelar med moderna affärssystem, och gör att data skyddas effektivt och åtkomst kan styras efter användarroll.
Kan affärssystem anpassas efter olika företags behov? 
Ja, en av de största fördelarna med affärssystem är att de är skalbara, flexibla och konfigurerbara. Du kan lägga till funktioner, användare och integrationer efterhand som verksamheten växer, vilket gör att systemet följer med i företagets utveckling.
Är affärssystem svåra att implementera? 
Nej, moderna affärssystem är ofta modulära och skalbara. Med rätt planering, utbildning och stöd kan övergången ske smidigt och utan större störningar. Vi på Traventus har mångårig expertis av affärssystem och hjälper gärna ditt företag komma i gång!