Nyheter9 juli 20265 min läsning

Vad kräver PPWR av ett affärssystem – och vilken data måste finnas?

Tre personer i lager diskuterar data på en tablet – symboliserar arbetet med att säkerställa att förpackningsdata finns registrerad inför PPWR

PPWR ställer krav på att företag kan rapportera information om sina förpackningar. Det leder nästan alltid till samma fråga:

Det är fel fråga att börja med.

Rätt fråga är: Finns informationen registrerad?

Affärssystemet är verktyget. Datan är förutsättningen. Och det är datan som saknas hos de flesta.

Kort svar

PPWR kräver data om material, vikt och förpackningsstruktur per artikel.
Tre förpackningsnivåer berörs: primär-, sekundär- och transportförpackning.
Recycled content och spårbarhet är egna datakategorier.
Informationen måste finnas registrerad i affärssystemet – inte bara i dokument eller kalkylblad.
De flesta artikelregister saknar stora delar av denna data idag.

De sju kategorierna av förpackningsdata som PPWR kräver

PPWR delar in kraven i flera kategorier. Här är de som direkt påverkar vad som behöver finnas i affärssystemet:

1. Artikeldata

Varje förpackning måste kunna kopplas till en specifik artikel. Artikelregistret behöver innehålla entydiga identifierare — typiskt EAN/GTIN eller internt artikelnummer — och samma artikel får inte förekomma med olika identiteter i olika delar av systemet. Det är grundförutsättningen för all vidare rapportering.

2. Förpackningsstruktur

PPWR skiljer på tre nivåer av förpackningar:

Primärförpackning — konsumentförpackningen som omger produkten direkt
Sekundärförpackning — multi-pack eller ytterförpackning som samlar flera primärförpackningar
Transportförpackning — kartonger, pallar och övrig hanteringsförpackning

Varje nivå behöver beskrivas separat. En enskild artikel kan alltså ge upphov till tre separata förpackningsposter i systemet.

3. Material

Per förpackning och nivå behöver följande registreras:

Vilket material: plast, glas, metall, kartong, papper, trä eller komposit
Polymerkod för plast: PE, PP, PET, PS, PVC och liknande
Om förpackningen innehåller flera material — andelen av varje i procent

Materialkoden är central eftersom PPWR-rapporteringen sammanställs per materialslag.

4. Vikt

Vikt är ett av de viktigaste fälten för PPWR-rapportering. Det behövs:

Vikt per förpackning i gram
Separat vikt per förpackningsnivå
Tydlig separation mellan produktvikt och förpackningsvikt

Rapporteringen sker i ton per materialslag. Det innebär att vikten per förpackning multipliceras med antal sålda enheter — varför exakta värden är avgörande.

5. Recycled content

För varje förpackning behöver andelen återvunnet material dokumenteras — dels i procent, dels med information om varifrån det återvunna materialet kommer. PPWR sätter minimikrav på recycled content för vissa materialslag framåt i tid, vilket gör detta fält strategiskt viktigt redan nu.

6. Rapportering

Rapporteringen under PPWR sker i ton per materialslag och per land. Det innebär att affärssystemet — eller det rapportverktyg som kopplas till det — måste kunna kombinera förpackningsdata med faktisk försäljningsvolym per period. Utan den kopplingen går det inte att producera korrekt rapportering.

7. Spårbarhet

PPWR innehåller krav på spårbarhet bakåt i leverantörskedjan. För affärssystemets del innebär det att en förpackning ska kunna kopplas till sin leverantör och att dokumentationen kan tas fram vid en revision. Leverantörscertifieringar för recycled content är ett exempel på vad som kan komma att krävas.

Vad detta innebär för artikelregistret

De flesta artikelregister i Visma Business och Visma Business NXT är byggda för att hantera pris, lager och leverantör. PPWR lägger till en ny dimension: förpackningsinformation per artikel, per förpackningsnivå.

Det innebär att varje artikel i princip behöver kompletteras med en förpackningskarta — vad som omger produkten, av vilket material, i vilken vikt, i hur många lager.

Det är inte ett projekt för en dag. Det är ett datakvalitetsprojekt.

Vad affärssystemet faktiskt måste klara

Med rätt data registrerat ska affärssystemet kunna:

Lagra förpackningsinformation per artikel och nivå
Koppla materialkod till varje förpackning
Registrera vikt separat från produktvikt
Länka till leverantör och spårbarhetsdokumentation
Exportera eller rapportera summerad data per materialslag och period

Visma Business NXT kommer att bygga ut stödet för dessa fält löpande. Men oavsett vilka fält som tillkommer behöver informationen finnas — och den måste fyllas i.

Slutsatsen

Men ett affärssystem utan rätt data kommer inte heller kunna uppfylla PPWR.

Det är skillnaden som avgör hur stort ett PPWR-projekt faktiskt blir — och var det mesta av arbetet hamnar.

Läs även: PPWR och Visma Business NXT – den största utmaningen är inte affärssystemet

Vanliga frågor

Vilken data är mest kritisk att ha på plats inför PPWR?

Material och vikt är de mest grundläggande. Utan dem går det inte att beräkna de ton per materialslag som PPWR-rapporteringen bygger på. Förpackningsstruktur — skillnaden mellan primär-, sekundär- och transportförpackning — är nästa steg.

Räcker det att ha informationen i Excel eller i ett externt system?

Inte för löpande rapportering. PPWR kräver att förpackningsdata kan kopplas till faktisk försäljningsvolym per period. Det förutsätter att datan finns i, eller är integrerad med, affärssystemet.

Finns det standardfält i Visma Business eller Visma Business NXT för PPWR-data?

Visma Business NXT bygger kontinuerligt ut stödet för nya regelverk. I nuläget kan egna fält och externa register användas som ett interimistiskt sätt att lagra informationen, i väntan på dedikerade PPWR-fält.

Hur lång tid tar det att fylla i PPWR-data för ett befintligt artikelregister?

Det beror helt på registrets storlek och hur mycket information som redan finns hos leverantörerna. För ett register med tusentals aktiva artiklar handlar det om ett strukturerat projekt — vanligtvis månader, inte veckor. Det är ett av skälen till att börja nu.

Redo att ta nästa steg?

Kontakta våra Visma-specialister — kostnadsfritt och utan förbindelser.

Kontakta oss