Spara tid, pengar och miljö på att jobba digitalt

Att driva ett företag i dag är mer utmanande än vad det någonsin har varit. Du behöver kunna jobba så effektivt som möjligt, annars lär administration, oändligt pappersarbete och tidsödande rutiner stjäla din dyrbara tid. Tid och resurser som borde läggas på att vara innovativ och produktiv. Samtidigt måste du vara agil för att snabbt kunna reagera på förändringar och nya förutsättningar. Genom att arbeta digitalt kan du spara tid, pengar och miljö samtidigt som du gör både dina medarbetare och dina kunder nöjda och glada. Du blir även mer agil och kan enklare hänga med i alla svängar. Jobba digitalt och jobba smartare. Som vi alla vet vid det här laget är snabba förändringar vardag på dagens marknad. Du måste kunna erbjuda dagens talanger de förutsättningar och möjligheter de kräver av en arbetsgivare så att de inte börjar jobba åt någon konkurrent. Dessutom måste du kunna möta dina kunders krav och ändrade köpbeteenden. En omöjlig utmaning? Inte alls! Den utveckling som har fört med sig de här utmaningarna tog även med sig lösningen på köpet – digitaliserat arbete.

Digitalisera och automatisera era processer

Det första och förmodligen det mest effektiva som du kan göra för att jobba smartare är att låta ett modernt affärssystem som Visma.net samla och digitalisera er administration och era manuella processer. Vi ska gå igenom exakt vilka möjligheter det här innebär i detalj senare i texten men på det stora hela innebär det här att era vanligtvis svårhanterade flöden inom utveckling, produktion, försäljning, lager, leverans, ekonomi m.m. samordnas och automatiseras i ett system.

Det här innebär naturligtvis att ni frigör massor med tid, resurser och kompetens. Tänk på alla bättre, roligare och mer vinstsskapande saker ni får möjlighet att fokusera på istället! Samtidigt elimineras risken för de fel och missar som vanligtvis hänger med den manuella datainmatningen. Alla i verksamheten kan jobba smartare och snabbare när alla utgår från samma aktuella och korrekta data.

Digitalisera era möten

”Jag överlevde ännu ett möte som borde ha varit ett e-mail”. Möten, vi kan inte vara utan dem och vi förlorar massor med tid på dem när de inte är effektiva. Självklart behöver människor inom verksamheten träffas för att utbyta och diskutera idéer och förslag. En grundpelare i alla framgångsrika verksamheter är djup och bred kunskapsdelning, ansikte mot ansikte. Möten behövs och tack vare digitala möjligheter kan vi göra dem så effektiva att det faktiskt går att se fram emot dem.

Smartare planering

Vi börjar med själva planeringen. Kan det vara så att det går åt mer tid till att planera ett möte än att hålla själva mötet? Inte helt omöjligt. Det är många fullspäckade kalendrar som ska synkas ihop och det kräver många mejl och telefonsamtal. I varje fall om man inte jobbar digitalt. Att samla alla flöden i ett system innebär också att det går att få alla medarbetares tillgänglighet på ett och samma ställe.

Med molnbaserade affärssystem kan lägga in möten i en enhet och det blir tillgängligt för alla. Delar ni kalendrar med varandra digitalt kan ni automatiskt synka när alla är tillgängliga. Tänk att kunna spika ett möte utan att offra en halv vecka på en massa återkommande ”Nej, då kan jag inte”. Det är inte bara tillgängligheten som går att dela effektivt. Även påminnelser, lokaler, mötesinformation, ändringar m.m. kan uppdateras i realtid för alla.

Effektivare möten

Sedan har vi själva mötet. Tack vare de digitala möjligheterna behöver inte ens alla vara på samma plats. Videomöten är i dag så effektiva att det går att dela bilder, grafer, dokument etc. direkt via molnet. Helt oavsett var i världen deltagarna befinner sig. Det spar allas tid, ger effektiva möten och det skonar miljön när resandet minskar. När ni alla jobbar i samma system med samma aktuella data slipper ni dessutom den återkommande mötesbromsklossen ”Har alla fått…?” eftersom alla har tillgång till samma information med bara en knapptryckning.

Jobba platsoberoende

När vi ändå är inne på digitala mötesmöjligheter, dagens arbetsplatser är mer ett koncept än det är en fysisk plats. Samarbeten inom organisationer är utspridda över landet och världen. Säljare, konsulter och projektledare  behövs ute på fältet. Projektbaserade organisationer jobbar mycket med frilansare som är utspridda geografiskt. Och inte minst, alldeles nyligen har vi lärt oss att små virus kan ställa helt nya krav på möjligheten till distansarbete.

På en smart och effektiv arbetsplats måste alla kunna jobba där de befinner sig och kunna ha sina arbetsverktyg med sig. Här är det återigen det digitala och molnbaserade systemet som gör allting möjligt. Systemets funktioner och data går att komma åt från valfri enhet (mobil, surfplatta, dator), och medarbetarna kan göra det som de ska var de än befinner sig.

Kombinera olika verktyg

För att lösa olika uppgifter och rutiner på distans går att koppla på en rad olika verktyg till systemet. Här är några möjligheter:

  • Digitalt tidredovisningssystem

Med ett webbaserat tidredovisningssystem kan ni rapportera tid var ni vill, både i datorn och direkt i mobilen eller surfplattan. Det går dessutom att integrera med ditt bokföringsprogram för ett ännu bättre flöde.

  • Digital signering

Signeringsverktyg gör det enkelt att signera dina avtal och dokument – helt elektroniskt. Med till exempel Visma Business kan ni signera avtal, överenskommelser etc. utan att träffas. Ro iland affärer, rekryteringar m.m. i stunden även om ni befinner er på olika platser. Säker signering via BankID och avtalet sparas digitalt i sju år.

  • Hantera reseräkningar och utlägg

Scanna kvitton och andra papper och omvandla dem istället till digitala bilagor. Slipp kvittohögar och förvirrande anteckningar. Reseräkningar och utlägg kan hanteras direkt på plats med Visma.net tilläggen Expense, Attach och andra hjälpsamma verktyg via mobilen.

Ni kan även få full överblick över projektet och hantera resursallokeringen med net Project Management. Var du än befinner dig. Läs mer om hur ni lyckas med era projekt här.

Börja med e-faktura

Skriva ut pappersfakturor, stoppa dem i ett kuvert, frankera och posta dem måste vara definitionen av en ineffektiv process i dessa dagar. Med elektroniska e-fakturor sparar du istället oerhört mycket arbete, tid, resurser, pengar. Det är inte minst ett mer miljövänligt alternativ. Samtidigt blir hela faktureringsprocessen mycket trevligare och smidigare för alla inblandade. Här listar vi några av fördelarna med att digitalisera din fakturaprocess och gå över till e-fakturor:

Du sparar tid och pengar

Du vet själv hur drygt det är att skriva, printa, frankera och posta en faktura. Nätverket för elektroniska affärer (NEA) har räknat ut att du sparar minst 10 kronor per kundfaktura som skickas elektroniskt. E-fakturor är dessutom säkrare och mer korrekta, så du minskar även krånglet med förseningar när felaktiga fakturor bestrids, och med försenings- och påminnelseavgifter och inkassokostnader som kan uppstå.

Du får bättre koll

Med ett system för e-fakturering kan du och alla andra i organisationen se var fakturorna finns och vilken status de har. Ni kan också enkelt gå in och göra ändringar i fakturorna som når mottagaren direkt.

Du underlättar för mottagaren

Det blir enklare för den som får fakturan. Med en smart faktureringslösning (som Visma AutoInvoice) blir hela processen enklare både för den som skickar och den som tar emot fakturan. För den som får fakturan går uppgifterna in automatisk i systemet och behöver inte matas in manuellt. Det går också att välja om mottagaren får fakturan som PDF eller digitalt beroende på förutsättningarna. Det fungerar för alla.

Det blir rätt och riktigt

E-fakturor kan spåras och följas och händer något på vägen skickas ett felmeddelande. Den automatiska processen gör dessutom att alla uppgifter är korrekta.

Du skonar miljön

Digitalisering och e-fakturor är väldigt resurssnålt och klimatsmart. Inget papper, inget printande och inga transporter innebär stora miljöbesparingar. Hur stora? Enligt beräkningar från Nätverket för Elektroniska Affärer kan ett företag som tar emot 1000 fakturor årligen minska sitt koldioxidfotavtryck med vad som motsvarar en flygresa till Thailand eller att plantera 250 träd om det går över till e-fakturor.

Skaffa en webbshop

Genom att digitalisera försäljningen går det att effektivisera hela köpresan, både för dig som säljer och för dina kunder. Allt fler väljer att handla digitalt, även när det kommer till tjänster och andra icke-fysiska produkter. För din del handlar det om att du inte längre behöver ge personligt säljstöd när dina kunder enkelt kan surfa in för att se era produkter, få information om dem, kunna välja leveransmetod och betalningssätt samt lägga en order precis när de känner för det. Du får även möjlighet att enklare styra kampanjer, rabatter och riktad marknadsföring.

För dina kunder handlar det om att de kan göra affärer med dig på deras villkor. De får en bättre upplevelse helt enkelt. Med Visma Webshop ger du dina kunder en digital köpupplevelse som besparar dig tid och resurser.

Prata med oss på Traventus

Det här är bara ett urval av de digitaliseringsmöjligheter som kan hjälpa dig att spara tid, pengar och miljö. Nya tjänster och funktioner dyker upp hela tiden och ger dig ännu fler möjligheter att jobba smartare. Med dagens moderna affärssystem är det dessutom väldigt enkelt att bygga ut eller bygga på lösningen med fler funktioner och möjligheter, utan att du behöver göra krångliga uppgraderingar eller byta lösning. Det digitala sättet skapar hållbarhet i alla led, så att du och dina kollegor kan göra det ni är bäst på. Precis som det ska vara på jobbet.

Boka ett möte med oss redan i dag, så kan vi berätta mer om vilka digitaliseringsmöjligheter det finns för just din verksamhet. Vi hjälper dig att jobba smartare!

Recent Articles

Produktifiera era tjänster och tjäna mer genom projektverktyg

Jobbar du i ett tjänsteföretag är du i gott sällskap. Världen handlar allt mer om kunskap och...

Så får du den agila projekthanteringen att fungera

I dagens värld förändras saker och ting ofta och snabbt. Konkurrenterna kläcker ur sig nya...

Därför ska du koppla ihop CRM med ditt affärssystem

Affärssystem har många fördelar. En av de främsta är att man samlar alla processer i...