Winvoice är ett system för elektronisk hantering av leverantörsfakturor som automatiserar hela processen från mottagning till attest och överföring till Visma.net. När en faktura tas emot i Winvoice tolkas den automatiskt, konteras enligt systemets regler och skickas vidare genom ett attestflöde. När fakturan är slutattesterad förs den över till Visma.net för bokföring och betalning. Systemet använder både maskininlärning och manuellt definierade regler för att säkerställa korrekta och effektiva flöden. Se nedan hur Winvoice fungerar.
Fakturaflödet i Winvoice
När en användare loggar in i Winvoice visas först en översikt över bland annat fakturor som ska hanteras och i vilket steg i flödet fakturorna befinner sig.
Notera att fakturan först behöver vara mottagen via e-faktura, e-post eller manuell uppladdning. Winvoice tolkar automatiskt fakturans innehåll och föreslår kontering baserat på tidigare historik och eventuella konteringsregler. Om något värde saknas eller behöver justeras kan du ändra direkt i fakturabilden innan den skickas vidare. När fakturan är korrekt konterats väljer du aktuellt attestflöde och trycker sedan på ”Skicka för attest”. När fakturan är attesterad och markerad för slutbokföring i Winvoice förs den automatiskt över till Visma.net, där den bokas upp och blir redo för betalning.
Attestflöden i Winvoice
Gå till Flöden > Attest
Attestflöden styr hur fakturor ska godkännas innan de skickas vidare till Visma.net. Flödena kan byggas utifrån belopp, leverantör, projekt, kostnadsställe eller roller i organisationen. När en faktura matchar ett flöde appliceras automatiskt rätt attestant. Notera hur du kan skapa flera nivåer av attest. Om en faktura inte följer något definierat flöde behöver attestant väljas manuellt.
Konteringsregler i Winvoice
Gå till Inställningar > Konteringsregler
Konteringsregler används för att automatisera hur fakturor ska bokföras. Reglerna kan baseras på leverantör, artikelnummer, fakturatext, belopp eller andra kriterier. När en faktura matchar en regel fyller Winvoice automatiskt i rätt konto, projekt, kostnadsställe eller andra fält.
Integration mot Visma.net
Gå till Inställningar > Integrationer
Integration mot Visma.net innebär att fakturor automatiskt överförs från Winvoice till Visma.net när de är slutattesterade. All relevant information, som leverantör, belopp, kontering, projekt och kostnadsställe skickas över utan manuell hantering. Integrationen kan även synkronisera tillbaka betalstatus från Visma.net, vilket ger full överblick över fakturans ”livscykel”. Om något fält saknas eller är felaktigt i Visma.net kan överföringen stoppas tills informationen är korrigerad.
Leverantörsregister i Winvoice
Gå till Register >Leverantörer
Leverantörsregistret i Winvoice används för att säkerställa att fakturor kopplas till rätt leverantör och att korrekt information skickas vidare till Visma.net. Registret kan antingen underhållas manuellt eller synkroniseras automatiskt från Visma.net. Om en leverantör saknas i Winvoice kan fakturan hamna i kön för manuell matchning eller stoppas från att synkroniseras över till Visma.net. När leverantören väl är upplagd eller synkroniserad kan fakturan behandlas vidare som vanligt.
Vanliga frågor (FAQ) om Winvoice
Fråga: Vad händer om en faktura behöver korrigeras innan den skickas till Visma.net?
Svar: Du kan alltid justera kontering, projekt, kostandsställe eller andra fält direkt i Winvoice innan fakturan skickas vidare till Visma.net. När ändringen sparas uppdateras även systemets maskininlärning, vilket förbättrar framtida förslag.
Fråga: Hur fungerar attestflödena i praktiken?
Svar: När en faktura matchar ett attestflöde skickas den automatiskt till rätt person. Om flera nivåer finns måste varje steg godkännas innan fakturan går vidare. Om en attestant inte agerar kan påminnelser skickas automatiskt.
Fråga: Hur prioriteras konteringsregler jämfört med maskininlärning?
Svar: Konteringsregler har alltid högre prioritet än maskininlärning. Om en regel matchar används den. Om ingen regel matchar föreslår systemet kontering baserat på tidigare beteenden.
Fråga: Varför syns inte min faktura i Visma.net?
Svar: Kontrollera att fakturan är slutattesterad och att övergången inte fastnat. Dubbelkolla även att leverantören är korrekt upplagd och att obligatoriska fält är ifyllda. Om fakturan ligger kvar i Winvoice kan den sakna attest eller ha fastnat i ett flöde.
Fråga: Hur fungerar synkroniseringen av leverantörer mellan Winvoice och Visma.net?
Svar: Om synkroniseringen är aktiverad hämtas leverantörer automatiskt från Visma.net. Om en leverantör saknas i Winvoice kan du antingen skapa den manuellt eller trigga en ny synkronisering från Visma.net.
Fråga: Kan jag skapa olika konteringsregler för samma leverantör?
Svar: Ja, det går bra. Reglerna kan prioriteras och styras av olika villkor, exempelvis fakturatext eller beloppsintervall. Systemet använder den regel som matchar bäst.