Hur du väljer mellan konteringsregel och inkommande flöde
Konteringsregel vs. inkommande flöde i Winvoice – vad är skillnaden?
När du automatiserar fakturahanteringen i Winvoice är det viktigt att välja rätt verktyg för rätt situation. Två centrala funktioner är konteringsregel och inkommande flöde – och de löser olika problem. Här förklarar vi skillnaden och när du ska använda vilken.
Vad är en konteringsregel i Winvoice?
En konteringsregel styr vad som ska hända på en konteringsrad, antingen alltid eller baserat på ett specifikt villkor. Eftersom regeln enbart kan läsa och påverka fält som finns på konteringsraden, begränsas även vilka villkor du kan använda.
Exempel: Du vill att attest automatiskt tilldelas Person A när kostnadsställe X anges på konteringsraden. Det är ett klassiskt användningsfall för en konteringsregel – ett värde på raden styr ett annat värde på samma rad.
Däremot kan du inte använda en konteringsregel om du vill styra attestanten baserat på en referens som finns på fakturabilden. Referensen är inte tillgänglig på konteringsraden och kan därför inte läsas av regeln.
Vad är ett inkommande flöde i Winvoice?
Ett inkommande flöde aktiveras när fakturan skannas eller tolkas via Autoinvoice. Vid det tillfället innehåller fakturan redan en mängd information – exempelvis belopp, leverantörsnamn, fakturareferenser och OCR-data. All denna information kan användas för att automatisera konteringen redan vid inläsning.
Det inkommande flödet löser det som konteringsregeln inte kan hantera. Med ett inkommande flöde kan du exempelvis tilldela Person A som attestant baserat på en specifik referens på fakturabilden.
Viktigt att känna till: Ett inkommande flöde kan inte baseras på värden som kostnadsställe, eftersom kostnadsstället inte finns på fakturan vid inläsningstillfället. Kostnadsstället appliceras först efter att fakturan har lästs in – och därmed efter att det inkommande flödet har körts.
Sammanfattning – välj rätt funktion för rätt situation
- Konteringsregel: Använd när villkoret och det du vill påverka båda finns på konteringsraden, exempelvis kostnadsställe styr attestant.
- Inkommande flöde: Använd när du vill styra konteringen baserat på information som finns på fakturan vid inläsning, exempelvis en fakturareferens styr attestant via Autoinvoice.
Rätt konfiguration av konteringsregler och inkommande flöden minskar manuellt arbete, stärker attestprocessen och ökar automatiseringsgraden i din fakturahantering. Kontakta oss om du vill veta mer om hur Winvoice kan optimeras för din verksamhet.