Hur du skickar påminnelser i Visma Net

Hur skickar jag påminnelser i Visma Net?

I Visma Net kan du skapa och skicka påminnelser för kundfakturor som fortfarande är obetalda efter förfallodatum. Du kan bland annat bestämma vilka fakturor som ska omfattas, använda olika påminnelsenivåer, lägga till påminnelseavgifter och skicka färdiga påminnelser via e-post.

Den här guiden går igenom hela flödet, från grundinställningar till färdig påminnelse.

1. Ställ in påminnelsehanteringen

Gå till:

Här finns de övergripande inställningarna för hur påminnelser ska fungera.

Välj metod för påminnelser

Du kan välja mellan:

• Dokument – påminnelsehanteringen sker på fakturanivå och du kan styra vilka fakturor som ska tas med.
• Kund – kundens samtliga förfallna fakturor tas med i påminnelsehanteringen.

Ange påminnelseavgift

Om en avgift ska debiteras i samband med en påminnelse behöver en ej lagerförd artikel skapas för påminnelseavgiften. Den väljs sedan i kundreskontra > Påminnelser

När påminnelsen behandlas kan Visma Net skapa en separat kundreskontrapost för avgiften.

Om olika avgifter ska gälla för olika påminnelsenivåer anger du beloppen i inställningarna för respektive nivå, i stället för på själva artikeln.

Styr hur påminnelser och avgifter frisläpps

Inställningen Frisläpp påminnelser automatiskt gör att påminnelserna frisläpps direkt efter att de har förberetts. Alternativet är tillgängligt när Dokument används som påminnelsemetod.

Med Frisläpp automatiskt dokument med påminnelseavgift aktiverat frisläpps även posten för påminnelseavgiften automatiskt.

Om alternativet inte används kan avgiften granskas och vid behov tas bort innan den frisläpps.

Ange nivåer och intervall

Längre ned på fliken kan du bestämma hur påminnelseflödet ska se ut. Här anger du exempelvis:

• Antal påminnelsenivåer.
• Antal dagar mellan respektive påminnelse.
• Hur snart efter förfallodatum den första påminnelsen får skapas.
• Avgiftsbelopp för respektive påminnelsenivå.
  
  

2. Lägg till egen text på påminnelsebrevet

Om påminnelsebrevet ska innehålla en särskild text skapar du först en rapporttext under:

Rapporttexten behöver därefter knytas till den kundklass där den ska användas.

Gå till:

Klicka på + och välj:

• Dokumenttyp: Påminnelsebrev
• Påminnelsenivå: Den nivå där texten ska visas
• Rapporttext: Den text du tidigare har skapat
  
  

Spara därefter ändringarna.

3. Kontrollera kreditfakturor innan körningen

Innan påminnelserna förbereds bör du kontrollera om kunden har öppna kreditfakturor.

Kreditfakturor tas inte automatiskt med i påminnelsekörningen. Använd därför exempelvis Kundöversikt för att kontrollera om det finns kreditfakturor som kan matchas mot kundens obetalda fakturor.

Om sådana finns bör de matchas innan påminnelserna skapas. På så sätt undviker du att skicka en påminnelse på ett belopp som egentligen kan kvittas mot en kredit.

4. Förbered påminnelserna

Gå till:

Här kan du filtrera fram fakturor utifrån exempelvis kundklass eller en specifik kund. Om du inte gör något urval visas samtliga förfallna och obetalda fakturor som uppfyller villkoren för påminnelse.

Välj därefter:

• Behandla alla för att hantera samtliga poster.
• Behandla för att endast hantera de rader du har markerat.

När körningen är genomförd fortsätter du till Skriv ut/Frisläpp påminnelser.

5. Granska innehållet i påminnelserna

Innan påminnelserna skickas kan du kontrollera vilka fakturor som ingår. Välj Visa påminnelse på den aktuella kunden.

Här kan du även utesluta fakturor som inte ska omfattas av påminnelsen:

• Radera rad (X) – tar bort fakturan från den aktuella körningen. Fakturan kan tas med igen nästa gång påminnelser förbereds.
• Papperskorgen – tar bort kunden från den aktuella påminnelsekörningen.
• Återkalla – undantar fakturan från framtida påminnelsekörningar. Fakturan markeras då som återkallad på Kundfakturan under fliken Redovisningsdetaljer.
  
  

Markeringen Återkallad kan tas bort senare om fakturan återigen ska omfattas av påminnelsehanteringen. Du kan även markera en faktura som återkallad i förväg om den aldrig ska inkluderas i påminnelser.

Om kunden ska få längre betalningstid

Om du kommer överens med kunden om ytterligare tid för betalning kan du flytta fram fakturans förfallodatum i stället för att låta den gå vidare i påminnelseflödet.

Tänk på automatisk frisläppning

Om automatisk frisläppning används kan påminnelseavgiften redan ha bokförts när du granskar påminnelsen. Avgiften kan då inte tas bort på samma sätt som när den ännu inte har frisläppts.

Om automatisk frisläppning inte används kan du först kontrollera och justera avgiften innan den frisläpps.

6. Frisläpp påminnelserna

När du har kontrollerat vilka kunder och fakturor som ska omfattas kan påminnelserna frisläppas.

Markera aktuella rader och välj:

Påminnelserna är därefter färdiga att skrivas ut eller skickas via e-post.

7. Skriv ut påminnelser

Efter frisläppningen kan du behöva välja Uppdatera/Refresh för att läsa in den aktuella informationen.

Välj därefter åtgärden: Skriv ut påminnelser

Markera de påminnelser som ska skrivas ut och behandla posterna.

8. Skicka påminnelser via e-post

Om påminnelserna i stället ska skickas digitalt väljer du:

För att detta ska fungera måste ett systemkonto för e-post och tillhörande e-postinställningar vara konfigurerade i Visma Net.

Ändra texten i e-postmeddelandet

E-postmeddelandet som följer med påminnelsen kan redigeras under:

För svenska påminnelser används dokumenttypen:

Här kan du anpassa den standardtext som används när påminnelsen skickas.

9. Skicka de skapade e-postmeddelandena

De färdiga meddelandena hittar du under:

Välj Skicka alla, markera de e-postmeddelanden som ska skickas och klicka därefter på Behandla.

Påminnelserna skickas då via det e-postkonto som har konfigurerats i Visma Net.

Bra att tänka på

Kontrollera öppna kreditfakturor innan du genomför en påminnelsekörning så att kunden inte får en påminnelse på ett belopp som kan kvittas. Se också till att påminnelsenivåer, intervall, avgifter och rapporttexter är korrekt inställda innan funktionen börjar användas löpande.

Om en enskild kund ska få mer tid att betala kan det vara lämpligare att justera fakturans förfallodatum än att undanta fakturan manuellt vid varje påminnelsekörning.