E-fakturering- Hur fungerar det?

Bakgrund

Fakturahantering har länge varit en av företagens mest tidskrävande administrativa uppgifter. Tidigare krävde pappersfakturor flera manuella moment. De skulle skrivas ut, kuverteras, skickas, tas emot, registreras och arkiveras. Även när fakturor började skickas digitalt som PDF-filer fanns fortfarande mycket manuellt arbete kvar.

I takt med att företag blivit mer digitala har också kraven ökat. Effektivitet, spårbarhet och automatisering är numera centrala faktorer i ekonomiprocesserna. Därför har e-fakturan fått en allt viktigare roll.

En e-faktura är mer än en faktura som ett företag skickar elektroniskt. Den består av strukturerad digital information som affärssystem kan läsa och behandla automatiskt. Det innebär att fakturadata kan flöda direkt från leverantörens system till mottagarens ekonomisystem – utan manuell registrering och med betydligt färre fel.

Sedan den 1 april 2019 gäller dessutom lagkrav på e-fakturor vid inköp till offentlig sektor som omfattas av upphandlingslagstiftningen (LOU, LUF, LUFS och LUK). Offentliga organisationer accepterar inte PDF-fakturor. I stället ska fakturorna följa den europeiska standarden, vanligtvis via Peppol BIS Billing 3. Detta ställer nya krav på organisationer som behöver kunna skicka e-fakturor, men skapar samtidigt stora möjligheter till effektivare fakturahantering och minskat manuellt arbete.

E-fakturering i Visma

AutoInvoice

För att komma igång med e-fakturering i Visma rekommenderar vi att du använder AutoInvoice. Det är Vismas tjänst för automatiserad fakturahantering som integrerar direkt med ekonomisystemet och gör det möjligt att skicka och ta emot fakturor elektroniskt. För att aktivera AutoInvoice kontaktar du din ansvariga konsult.

AutoInvoice hanterar både utgående och inkommande fakturor:

• Utgående fakturor:Du skapar fakturan i ekonomisystemet → AutoInvoice skickar den → mottagaren får den som e-faktura, PDF via e-post eller pappersbrev, beroende på vad mottagaren kan ta emot.
• Inkommande fakturor:Leverantören skickar fakturan till AutoInvoice → AutoInvoice för in fakturan strukturerat i ekonomisystemet → du konterar och attesterar den.

Inexchange

När du aktiverar AutoInvoice skapar systemet automatiskt ett konto hos Inexchange, som är Vismas VAN-operatör för e-fakturor. Inexchange hanterar den tekniska processen och säkerställer rätt format, korrekt validering och leverans mellan olika system och nätverk.

Begreppslista – e-fakturor

VAN-operatörEn VAN-operatör fungerar som en mellanhand som förmedlar e-fakturor och andra affärsdokument på ett säkert och standardiserat sätt. Operatören hanterar format, kontroller och leverans, vilket gör att avsändare och mottagare kan utbyta e-fakturor utan egna tekniska anpassningar.

PEPPOL BIS Billing 3Peppol är ett internationellt nätverk och en standard för e-fakturor. BIS Billing 3 är det standardiserade e-fakturaformatet inom Peppol och följer den europeiska e-fakturastandarden.

PEPPOL IDPeppol ID är den elektroniska adress som identifierar ett företag eller en organisation i Peppol-nätverket.Exempel: 0007:XXXXXXXXXX (svenskt organisationsnummer).

GLN (Global Location Number)Med hjälp av GLN kan leverantören skicka e-fakturan till rätt plats inom organisationen. På så sätt hamnar fakturan rätt direkt, utan manuell hantering eller onödiga fel. Till skillnad från organisationsnummer kan GLN styra fakturor till rätt avdelning, funktion eller adress.

XMLXML är det tekniska format som strukturerar informationen i en e-faktura. Varje uppgift, till exempel fakturanummer, belopp och moms – har en tydlig etikett, vilket gör att mottagarens system kan läsa och tolka informationen automatiskt.