5A Distribution – tillväxt utan att administrationen bromsar
För ett distributionsbolag som växer är administrationen en naturlig flaskhals. Fler ordrar innebär fler leverantörsfakturor, fler lagerrörelser och fler betalningsflöden. Om varje steg i den kedjan kräver manuell hantering bromsar administrationen tillväxten — eller så behöver organisationen växa i takt med volymerna. 5A Distribution, en av Skandinaviens ledande distributörer av elektronikkomponenter med kunder i stora delar av Europa, valde ett tredje alternativ: att automatisera processerna och därigenom bryta kopplingen mellan tillväxt och administrativ belastning.
Vad drev beslutet hos 5A Distribution?
Under lång tid hade Visma Business fungerat som navet för ekonomi och administration. Men i takt med att verksamheten växte och ordervolymerna ökade, synliggjordes ett mönster: många arbetsmoment som borde kunna ske automatiskt krävde fortfarande manuell handpåläggning. Det lade ett tak på hur snabbt organisationen kunde röra sig.
Parallellt med det fanns ett strukturellt beroende av lokal serverdrift och egen infrastruktur — något som ett växande bolag helst inte vill ha som en variabel i sin driftsäkerhet. Beslutet att byta till Business NXT handlade därför om två saker samtidigt: att lämna servermiljön bakom sig och att skapa förutsättningar för ett mer automatiserat och sammanhängande arbetsflöde.
Vi kände att flera av våra processer började bli onödigt manuella. För att kunna fortsätta växa behövde vi hitta smartare arbetssätt som inte kräver att administrationen växer i samma takt som verksamheten. – Dimitrios Triantafillidis, COO
Kopplingen mellan lager och ekonomi
Det som gör 5A Distributions lösning intressant är inte en enskild modul utan hur de olika delarna hänger ihop. Lagerpersonalen arbetar med scannerstöd via BX Software, vilket innebär att lagerrörelser registreras direkt i systemet utan manuella mellanlager. Inköpsavdelningen använder beställningsförslag som stöd i det dagliga arbetet, vilket minskar risken för felbeslut och ad hoc-inköp.
På ekonomisidan sluter AutoInvoice, Approval och AutoPay den automatiserade cykeln: inkommande fakturor hanteras digitalt, attestflöden sker i systemet och betalningar kan processas utan manuella moment. Sammantaget skapar det ett flöde där lagerdata, inköp och ekonomi talar med varandra — vilket är svårt att uppnå om delarna hanteras i separata system eller manuellt.
Lösningen i dag
I dag består lösningen av:
- Business NXT som molnbaserad plattform för ekonomi och administration
- BX Software med scannerstöd för lager och hantering
- Beställningsförslag som beslutsstöd i inköpsarbetet
- AutoInvoice för digital hantering av inkommande fakturor
- Approval för elektroniska attestflöden
- AutoPay för automatiserade betalningsflöden
Resultaten i praktiken
Övergången till Business NXT har inneburit konkreta förändringar i hur verksamheten fungerar i vardagen. Flera arbetsmoment som tidigare krävde manuell hantering sker nu automatiskt, och de olika delarna av verksamheten — lager, inköp och ekonomi — är sammankopplade i en gemensam plattform.
- Molnbaserad miljö utan beroende av lokal serverdrift
- Färre manuella arbetsmoment i det dagliga arbetet
- Automatiserade flöden för faktura, attest och betalning
- Sammanhängande flöden mellan lager, inköp och ekonomi
- Bättre förutsättningar för att hantera ökande volymer utan att organisationen behöver växa proportionellt
Idag har vi en betydligt mer sammanhållen systemmiljö där flera arbetsmoment sker automatiskt. Det gör det lättare för oss att istället fokusera på att utveckla verksamheten och fortsätta växa. – Dimitrios Triantafillidis, COO
Ett samarbete som fortsätter
Övergången till Business NXT genomfördes i nära samarbete mellan 5A Distribution, Traventus och Visma. Lösningen förvaltas och utvecklas löpande i takt med verksamhetens behov och de möjligheter som plattformen ger.