Finns det verkligen ett bästa affärssystem? Här är frågorna du bör ställa istället

När företag står inför att byta affärssystem dyker samma fråga nästan alltid upp.

Vilket affärssystem är bäst?

Det är en naturlig fråga. Samtidigt är det sällan den rätta att börja med.

Efter många års arbete med implementering, vidareutveckling och förvaltning av affärssystem har vi lärt oss en sak. De mest framgångsrika projekten börjar sällan med en jämförelse av funktioner. De börjar med en förståelse för verksamheten.

Det finns inget affärssystem som passar alla

Det finns många jämförelser på nätet där olika affärssystem ställs mot varandra. De kan vara ett bra stöd, men de ger sällan hela bilden.

Två företag i samma bransch kan ha helt olika behov.

• Det ena företaget har kanske avancerad lagerhantering och logistik.
• Det andra arbetar projektbaserat och behöver stöd för planering och uppföljning.
• Ett tredje driver flera bolag med komplex ekonomistyrning.

Samma affärssystem kan därför vara ett mycket bra val för ett företag och ett mindre bra val för ett annat.

Det handlar inte om vilket system som har flest funktioner. Det handlar om vilket system som bäst stödjer verksamheten.

Börja med verksamheten, inte med systemet

När vi träffar företag som funderar på att byta affärssystem börjar vi sällan med produkterna.

Vi börjar istället med frågor som:

• Hur ser era viktigaste affärsprocesser ut?
• Var uppstår mest manuellt arbete idag?
• Vilken information saknar ni för att kunna fatta bättre beslut?
• Hur vill ni att verksamheten ska fungera om tre till fem år?
• Vilka andra system behöver samverka med affärssystemet?

Svaren på de frågorna är ofta betydligt viktigare än om ett system har en viss funktion eller inte.

Det dyraste misstaget är sällan valet av affärssystem

Många tror att den största risken är att välja fel system.

Vår erfarenhet är att den största risken oftare är att välja ett system innan man har förstått verksamhetens behov.

Konsekvenserna kan bli:

• Processer som inte fungerar som tänkt.
• Onödiga anpassningar.
• Högre projektkostnader.
• Låg användning.
• Begränsad affärsnytta.

Det är sällan tekniken som är den största utmaningen. Oftast handlar det om förberedelserna.

Fem frågor alla företag bör ställa

1. Vilka processer vill vi förbättra?

Affärssystemet ska skapa bättre arbetssätt, inte bara ersätta ett gammalt system.

2. Var förlorar vi mest tid idag?

Manuella moment och dubbelarbete är ofta de områden där ett nytt affärssystem kan skapa störst värde.

3. Hur vill vi arbeta om tre till fem år?

Ett affärssystem är en långsiktig investering. Det ska stödja företagets utveckling, inte bara dagens arbetssätt.

4. Vilken information behöver ledningen?

Ett modernt affärssystem handlar lika mycket om beslutsstöd som om administration.

5. Hur ser vårt övriga systemlandskap ut?

Integrationer, datakvalitet och kringliggande system är ofta minst lika viktiga som själva affärssystemet.

Sammanfattning

Det finns många bra affärssystem på marknaden.

Den avgörande frågan är inte vilket som är bäst i allmänhet, utan vilket som är bäst för just din verksamhet.

När valet utgår från affärsprocesser, mål och framtida behov blir beslutet enklare och förutsättningarna för ett lyckat projekt betydligt bättre.