Det här ska du tänka på när du väljer affärssystem

Tänk först, välj sen

När du väljer ett affärssystem lönar det sig att tänka till före. Om du ställer rätt frågor innan får du en lösning som verkligen gör jobbet lättare för dig. Här är några viktiga saker som du bör tänka på.

Ett affärssystem kan göra mycket för att du och din verksamhet ska kunna ta nya stora kliv framåt. Det låter dig jobba mer effektivt så att du kan vinna tid som du kan använda mer produktivt. Det hjälper dig att ta fram rätt beslutsunderlag, minska onödiga rutiner och kostnader, ge bättre kundnytta, möjliggöra nya arbetssätt och att jobba mer hållbart.

Det viktiga när du skaffar ett affärssystem är att du verkligen förstår vad det innebär, vad det kan göra för dig och hur du får ut maximal nytta av lösningen. Därför har vi sammanställt några viktiga punkter som du kan ha med dig när du ska välja affärssystem.

Börja med dig själv och inte med affärssystemet

Ett affärssystem är en stor investering och det bästa sättet att verkligen få ut så stor nytta av den som möjligt är att börja i dina behov. Många affärssystem går att anpassa så att de blir skräddarsydda efter just dina viktigaste behov. Det är då du verkligen får en lösning som låter dig jobba smartare och mer framgångsrikt. Gör en lista över vilka behov du har och vilka problem du vill att systemet ska lösa, till exempel:

Vilka processer tar mycket tid och resurser och bör automatiseras?

Var sitter flaskhalsarna i verksamheten och hur ser utmaningarna ut?

Vilken information är det som är viktig och hur kan du använda den för att bli mer framgångsrik?

Vilka funktioner är absolut nödvändiga och vilka går att kompromissa med?

En noggrant sammanställd kravspecifikation är lite som en inköpslista till mataffären; den ser till att du kommer hem med de varor du faktiskt behöver och inte onödigheter som du tyckte verkade lockande på hyllan.

Involvera användarna

Är det några som verkligen vet var det finns förbättringspotential i verksamheten så är det användarna. De vet precis var de bästa effektiviseringarna går att göra, hur problemen ser ut och vilken lösning som är den bästa. Med deras insikter i kravspecifikationen går det att anpassa lösningen efter de riktiga behoven, med bonusen att själva implementeringen kommer att gå smidigare. Förändring kan vara en knölig process men om alla har fått vara med och påverka och ser nyttan med det nya, så kommer det att gå mycket lättare.

Skaffa dig en klar bild över kostnader och vinster

Att skaffa ett affärssystem är lite som att köpa en bil, du betalar dels för själva varan men det tillkommer också driftskostnader under dess livstid. Vad det gäller de löpande kostnaderna för ett affärssystem ser de lite olika ut beroende på vilken lösning du väljer. En fast installation behöver till exempel drift och underhåll, medan en molnlösning oftast är ett abonnemang där allt ingår. Vilka är kostnaderna för att utbilda användarna? Eller för att bygga på med fler användare och nya funktioner? Se investeringen i ett längre perspektiv så slipper du oväntade kostnader efter vägen.

Se även till vinsterna på lång sikt. Affärssystemet kommer att effektivisera din verksamhet och spara in mycket tid, men det är inte allt; det kan även ge dig bättre underlag och analyser för klokare och mer lönsamma beslut. Att använda lösningen till att gå över till e-fakturor sparar mycket tid, material och porto (en kostnadsbesparing på minst 10 kronor per kundfaktura som skickas elektroniskt enligt nätverket för elektroniska affärer). Dessutom är e-fakturor mer korrekta och minskar trasslet med förseningsavgifter, inkasso och bundet kapital. Affärssystemet kan också hjälpa dig att ge bättre kundservice, vilket leder till lojala och mer köpbenägna kunder. I det långa loppet kan lösningen ha en mycket bättre ROI än du först trodde.

Är en molnlösning något för dig?

Traditionellt sett har affärssystem varit fast installerade lösningar där leverantören installerar och driftsätter systemet, och sedan tar företaget över ansvaret och driften av det. Men på senare tid har molnlösningarna kommit på bred front. De innebär att du inte behöver ha någon egen installation – datan och funktionerna ligger istället i molnet, där allt drivs och uppdateras av leverantören.

Fördelarna med en molnlösning är att det är lättare att skräddarsy och skala lösningen. Det går snabbt att lägga till eller dra ner på funktioner och användare. Eftersom molnlösningar i regel har ett webbaserat gränssnitt går det att komma åt affärssystemet var du än befinner dig via valfri enhet. Lösningen är alltid uppdaterad, skyddad och har automatisk backup, vilket gör den säker. En molnlösning är oftast också ett abonnemang där du bara betalar för det som du behöver, och får bättre kontroll på kostnaderna.

Hur går det att integrera systemet mot andra lösningar?

Den riktiga nyttan med ett affärssystem kommer när det verkligen går att få alla processer och all data under ett tak. Har du andra system som du verkligen trivs med och vill fortsätta att jobba med, till exempel ett bokföringsprogram, hur går det då att integrera det med affärssystemet? Du kan vinna ännu mer tid och jobba ännu mer hållbart om det är möjligt att integrera dina befintliga lösningar med ditt nya system.

Det som också är bra att tänka på är hur krångligt det är att importera data från äldre lösningar. Är det en enkel process att exportera data eller behöver den konverteras först?

Hur ser framtiden ut?

Som vi säkert alla har märkt så går utvecklingen undan. Det tycks som att ny teknik, nya möjligheter, nya attityder och beteenden kan komma och gå över en natt. Det här är viktigt att ha med sig för att kunna välja en framtidssäker lösning. Den bör vara enkel att anpassa, uppdatera och bygga ut. Ställ dig frågor som:

Hur kommer din verksamhet att utvecklas i framtiden? Kommer ni att börja med e-handel? Jobba agilt med fler frilansare och konsulter i projektform? Expandera internationellt? Du kommer att växa och utvecklas och behöver därför ett affärssystem som kan växa med dig.

Vilket stöd behöver du från din leverantör? Det är inte bara en IT-lösning du investerar i, utan ett helt nytt sätt att arbeta. Hur mycket support och utbildning kräver den nya lösningen, både vid implementering och på lång sikt? Hur ser supportavtalen ut och vilken typ av stöd kommer du att behöva?

Vilken relation ska du ha med leverantören? Räcker det med att få en kompetent installation och utbildning, eller ska ni inleda ett långsiktigt samarbete där din leverantör inte bara kommer med det du frågar efter, utan även är en insiktsfull partner som ser nya möjligheter du kanske inte märker själv och hittar lösningar på problem du inte ens visste att du hade?

Den tid du lägger ner på att ställa rätt frågor och välja rätt lösning kommer att betala sig många gånger om när du verkligen får ett affärssystem som leder till stora tidsbesparingar, nya möjligheter och ett flexiblt sätt att jobba. Det är så du får ett system som ger dig framgång.