Hva du bør tenke på når du velger et ERP-system
Tenk først, velg senere
Når du skal velge et ERP-system, lønner det seg å tenke seg om først. Hvis du stiller de riktige spørsmålene på forhånd, får du en løsning som virkelig gjør jobben din enklere. Her er noen viktige ting du bør tenke på.
Et ERP-system kan gjøre mye for å hjelpe deg og virksomheten din med å ta nye, store skritt fremover. Det gjør at du kan jobbe mer effektivt og spare tid som du kan bruke mer produktivt. Det hjelper deg med å ta de riktige beslutningene, redusere unødvendige prosedyrer og kostnader, gi bedre kundeverdi, muliggjøre nye måter å jobbe på og jobbe mer bærekraftig.
Når du skal kjøpe et ERP-system, er det viktig at du virkelig forstår hva det er, hva det kan gjøre for deg og hvordan du får mest mulig ut av det. Derfor har vi satt sammen noen viktige punkter du bør ha i bakhodet når du skal velge et ERP-system.
Begynn med deg selv og ikke med ERP-systemet
Et ERP-system er en stor investering, og den beste måten å få mest mulig ut av det på, er å ta utgangspunkt i dine behov. Mange ERP-systemer kan tilpasses slik at de er skreddersydd til dine viktigste behov. Det er da du virkelig får en løsning som gjør at du kan jobbe smartere og mer vellykket. Lag for eksempel en liste over behovene dine og hvilke problemer du ønsker at systemet skal løse:
- Hvilke prosesser tar mye tid og ressurser og bør automatiseres?
- Hvor er flaskehalsene i organisasjonen din, og hva er utfordringene?
- Hvilken informasjon er viktig, og hvordan kan du bruke den for å lykkes bedre?
- Hvilke funksjoner er helt essensielle, og hvilke kan man gå på kompromiss med?
En nøye utarbeidet kravspesifikasjon er litt som en handleliste i supermarkedet; den sikrer at du kommer hjem med de varene du faktisk trenger, og ikke unødvendige varer som du syntes så fristende ut på hyllen.
Involver brukerne
Hvis det er noen som virkelig vet hvor det finnes forbedringspotensial i organisasjonen, så er det brukerne. De vet nøyaktig hvor det er størst effektiviseringsgevinster å hente, hva som er problemene og hva som er den beste løsningen. Med deres innsikt i kravspesifikasjonen er det mulig å tilpasse løsningen til de reelle behovene, med den bonusen at selve implementeringen vil gå smidigere. Endringer kan være en humpete prosess, men hvis alle har vært involvert og ser fordelen med det nye, blir det mye enklere.
Få et klart bilde av kostnader og fordeler
Å anskaffe et ERP-system er litt som å kjøpe en bil: Du betaler for selve produktet, men det er også driftskostnader i løpet av levetiden. Når det gjelder driftskostnadene for et ERP-system, ser de litt forskjellige ut avhengig av hvilken løsning du velger. En fast installasjon krever for eksempel drift og vedlikehold, mens en skyløsning som regel er et abonnement der alt er inkludert. Hva koster det å lære opp brukerne? Eller for å utvide med flere brukere og nye funksjoner? Tenk langsiktig på investeringen for å unngå uventede kostnader på sikt.
Se også på de langsiktige fordelene. ERP-systemet vil effektivisere driften og spare deg for mye tid, men det er ikke alt; det kan også gi deg bedre data og analyser slik at du kan ta klokere og mer lønnsomme beslutninger. Ved å gå over til e-faktura sparer du mye tid, materiell og porto (en kostnadsbesparelse på minst 10 SEK per kundefaktura som sendes elektronisk , ifølge e-business-nettverket). I tillegg er e-fakturaer mer nøyaktige og reduserer problemer med forsinkelsesgebyrer, inkasso og kapitalbinding. ERP-systemet kan også hjelpe deg med å yte bedre kundeservice, noe som fører til lojale og mer villige kunder. I det lange løp kan løsningen gi en mye bedre avkastning på investeringen enn du først trodde.
Er en skyløsning noe for deg?
Tradisjonelt har ERP-systemer vært faste løsninger der leverandøren installerer og distribuerer systemet, og deretter overtar bedriften ansvaret og driften av det. Men i den senere tid har skyløsninger blitt mer utbredt. Det betyr at man ikke trenger å ha en intern installasjon - i stedet ligger dataene og funksjonene i skyen, der alt driftes og oppdateres av leverandøren.
Fordelene med en skyløsning er at det er enklere å tilpasse og skalere løsningen. Du kan raskt legge til eller redusere antall funksjoner og brukere. Fordi skyløsninger vanligvis har et nettbasert grensesnitt, kan ERP-systemet nås fra hvor som helst via hvilken som helst enhet. Løsningen er alltid oppdatert, beskyttet og sikkerhetskopieres automatisk, noe som gjør den sikker. En skyløsning er vanligvis også en abonnementsløsning, slik at du bare betaler for det du trenger og har bedre kontroll over kostnadene.
Hvordan kan systemet integreres med andre løsninger?
Den virkelige fordelen med et ERP-system kommer når du virkelig kan samle alle prosesser og data under ett tak. Hvis du har andre systemer som du liker godt og vil fortsette å jobbe med, for eksempel et regnskapsprogram, hvordan kan du integrere det med ERP-systemet? Du kan spare enda mer tid og jobbe enda mer bærekraftig hvis det er mulig å integrere de eksisterende løsningene dine med det nye systemet.
En annen ting å tenke på er hvor komplisert det er å importere data fra eldre løsninger. Er det en enkel prosess å eksportere data, eller må de konverteres først?
Hvordan ser fremtiden ut?
Som vi sikkert alle har lagt merke til, går ting raskt. Det virker som om ny teknologi, nye muligheter, nye holdninger og ny atferd kan komme og gå over natten. Dette er viktig å ha i bakhodet når man skal velge en fremtidsrettet løsning. Den bør være enkel å tilpasse, oppdatere og utvide. Still deg selv spørsmål som
- Hvordan vil virksomheten din utvikle seg i fremtiden? Vil dere starte med e-handel? Arbeide smidig med flere frilansere og konsulenter i prosjektform? Ekspandere internasjonalt? Du vil vokse og utvikle deg og trenger derfor et ERP-system som kan vokse med deg.
- Hvilken støtte trenger du fra leverandøren din? Det er ikke bare en IT-løsning du investerer i, men en helt ny måte å jobbe på. Hvor mye støtte og opplæring vil den nye løsningen kreve, både under implementeringen og på lang sikt? Hva slags supportavtaler har dere, og hva slags support trenger dere?
- Hva slags forhold bør du ha til leverandøren din? Er det nok å få en kompetent installasjon og opplæring, eller bør du inngå et langsiktig partnerskap der leverandøren ikke bare leverer det du ber om, men også er en innsiktsfull partner som ser nye muligheter du kanskje ikke hadde sett selv, og som finner løsninger på problemer du ikke engang visste at du hadde?
Tiden du bruker på å stille de riktige spørsmålene og velge riktig løsning, vil betale seg mange ganger når du faktisk får et ERP-system som fører til store tidsbesparelser, nye muligheter og en fleksibel måte å jobbe på. Det er slik du får et system som gir deg suksess.