Hvad du skal overveje, når du vælger et ERP-system
Tænk først, vælg senere
Når du skal vælge et ERP-system, betaler det sig at tænke sig om først. Hvis du stiller de rigtige spørgsmål på forhånd, får du en løsning, der virkelig gør dit arbejde lettere. Her er nogle vigtige ting at overveje.
Et ERP-system kan gøre meget for at hjælpe dig og din virksomhed med at tage nye, store skridt fremad. Det giver dig mulighed for at arbejde mere effektivt og spare tid, som du kan bruge mere produktivt. Det hjælper dig med at træffe de rigtige beslutninger, reducere unødvendige procedurer og omkostninger, give bedre kundeværdi, muliggøre nye måder at arbejde på og arbejde mere bæredygtigt.
Når man køber et ERP-system, er det vigtigt virkelig at forstå, hvad det er, hvad det kan gøre for en, og hvordan man får mest muligt ud af det. Derfor har vi samlet nogle vigtige punkter, som du skal huske på, når du vælger et ERP-system.
Start med dig selv og ikke med ERP-systemet
Et ERP-system er en stor investering, og den bedste måde at få mest muligt ud af det på er at tage udgangspunkt i dine behov. Mange ERP-systemer kan tilpasses, så de er skræddersyet til dine vigtigste behov. Så får du virkelig en løsning, der giver dig mulighed for at arbejde smartere og med større succes. Lav f.eks. en liste over dine behov og de problemer, du vil have systemet til at løse:
- Hvilke processer tager meget tid og mange ressourcer og bør automatiseres?
- Hvor er flaskehalsene i din organisation, og hvad er udfordringerne?
- Hvilke oplysninger er vigtige, og hvordan kan du bruge dem til at få mere succes?
- Hvilke funktioner er absolut nødvendige, og hvilke kan man gå på kompromis med?
En omhyggeligt udarbejdet kravspecifikation er lidt ligesom en indkøbsliste til supermarkedet; den sikrer, at du kommer hjem med de varer, du rent faktisk har brug for, og ikke unødvendige varer, som du syntes så fristende ud på hylden.
Inddrag brugerne
Hvis der er nogen, der virkelig ved, hvor der er potentiale for forbedringer i organisationen, så er det brugerne. De ved præcis, hvor den bedste effektivitet kan opnås, hvad problemerne er, og hvad den bedste løsning er. Med deres indsigt i kravspecifikationen er det muligt at tilpasse løsningen til de reelle behov med den bonus, at selve implementeringen vil gå mere gnidningsløst. Forandringer kan være en ujævn proces, men hvis alle har været involveret og kan se fordelene ved det nye, bliver det meget nemmere.
Få et klart billede af omkostninger og fordele
At anskaffe et ERP-system er lidt som at købe en bil: Du betaler for selve produktet, men der er også driftsomkostninger i hele dets levetid. Hvad angår driftsomkostningerne for et ERP-system, ser de lidt forskellige ud, afhængigt af hvilken løsning du vælger. En fast installation kræver f.eks. drift og vedligeholdelse, mens en cloud-løsning som regel er et abonnement, hvor alt er inkluderet. Hvad koster det at uddanne brugerne? Eller til at udvide med flere brugere og nye funktioner? Se på din investering på længere sigt for at undgå uventede omkostninger senere hen.
Se også på de langsigtede fordele. ERP-systemet vil strømline din drift og spare dig for en masse tid, men det er ikke alt; det kan også give dig bedre data og analyser, så du kan træffe klogere og mere rentable beslutninger. Ved at bruge løsningen til at skifte til e-fakturaer sparer du en masse tid, materiale og porto (en omkostningsbesparelse på mindst 10 SEK pr. kundefaktura, der sendes elektronisk ifølge e-business-netværket). Desuden er e-fakturaer mere præcise og reducerer besværet med rykkergebyrer, inkasso og bundet kapital. ERP-systemet kan også hjælpe dig med at yde bedre kundeservice, hvilket fører til loyale og mere villige kunder. I det lange løb kan løsningen have en meget bedre ROI, end du først troede.
Er en cloud-løsning noget for dig?
Traditionelt har ERP-systemer været faste løsninger, hvor leverandøren installerer og udruller systemet, og derefter overtager virksomheden ansvaret og driften af det. Men på det seneste er cloud-løsninger blevet mere udbredte. De betyder, at man ikke behøver at have en in-house installation - i stedet ligger data og funktioner i skyen, hvor alt drives og opdateres af leverandøren.
Fordelene ved en cloud-løsning er, at det er nemmere at tilpasse og skalere løsningen. Du kan hurtigt tilføje eller reducere funktioner og brugere. Fordi cloud-løsninger typisk har en webbaseret grænseflade, kan man få adgang til ERP-systemet overalt via en hvilken som helst enhed. Løsningen er altid opdateret, beskyttet og sikkerhedskopieres automatisk, hvilket gør den sikker. En cloud-løsning er normalt også et abonnement, hvor du kun betaler for det, du har brug for, og har bedre kontrol over omkostningerne.
Hvordan kan systemet integreres med andre løsninger?
Den virkelige fordel ved et ERP-system kommer, når du virkelig kan få alle dine processer og data under ét tag. Hvis du har andre systemer, som du er rigtig glad for og gerne vil arbejde videre med, f.eks. et regnskabsprogram, hvordan kan du så integrere det med ERP-systemet? Du kan spare endnu mere tid og arbejde endnu mere bæredygtigt, hvis det er muligt at integrere dine eksisterende løsninger med dit nye system.
En anden ting, man skal overveje, er, hvor kompliceret det er at importere data fra ældre løsninger. Er det en enkel proces at eksportere data, eller skal de konverteres først?
Hvordan ser fremtiden ud?
Som vi sikkert alle har bemærket, går tingene hurtigt. Det ser ud til, at nye teknologier, nye muligheder, nye holdninger og ny adfærd kan komme og gå fra den ene dag til den anden. Det er vigtigt at huske på, når man vælger en fremtidssikret løsning. Den skal være nem at tilpasse, opdatere og udvide. Stil dig selv spørgsmål som:
- Hvordan vil din virksomhed udvikle sig i fremtiden? Vil du starte med e-handel? Arbejde agilt med flere freelancere og konsulenter i projektform? Udvide internationalt? Du vil vokse og udvikle dig og har derfor brug for et ERP-system, der kan vokse med dig.
- Hvilken støtte har du brug for fra din leverandør? Det er ikke bare en IT-løsning, du investerer i, men en helt ny måde at arbejde på. Hvor meget support og uddannelse vil den nye løsning kræve, både under implementeringen og på lang sigt? Hvad er supportkontrakterne, og hvilken form for support får du brug for?
- Hvilken slags forhold skal du have til din leverandør? Er det nok at få en kompetent installation og oplæring, eller skal du indgå et langsigtet partnerskab, hvor din leverandør ikke bare leverer det, du beder om, men også er en indsigtsfuld partner, der ser nye muligheder, som du måske ikke selv ville have set, og finder løsninger på problemer, som du ikke engang vidste, du havde?
Den tid, du bruger på at stille de rigtige spørgsmål og vælge den rigtige løsning, vil betale sig mange gange igen, når du rent faktisk får et ERP-system, der fører til store tidsbesparelser, nye muligheder og en fleksibel måde at arbejde på. Det er sådan, du får et system, der giver dig succes.