Produktifiera era tjänster och tjäna mer genom projektverktyg

Så produktifierar du tjänster och ökar lönsamheten

Att driva projekt i tjänsteföretag innebär ofta utmaningar kring prissättning, tidrapportering och lönsamhet. Många fastnar i att sälja timmar istället för värde. Genom att produktifiera tjänster kan du skapa tydligare erbjudanden, bättre marginaler och mer skalbara processer. Här går vi igenom hur det fungerar – och hur du gör det i praktiken.

Jobbar du i ett tjänsteföretag är du i gott sällskap. Världen handlar allt mer om kunskap och tjänster och mer än 8 av 10 nystartade företag i Sverige i dag är tjänsteföretag. Många av dem jobbar med konsulttjänster och i projektform – något som har sina utmaningar, främst om man inte har ett bra projektverktyg.

Eftersom många tjänster är nya och relativt unika kan det bli rörigt att värdera dem och ta fram prissättningsmodeller. Dels kan det bli svårt för kunderna att få en bild över vad det är man köper och betalar för. Dels är det en utmaning för leverantören att hålla reda på timmarna, räkna ut marginalerna och få lönsamhet. Lösningen är att produktifiera tjänsterna – det vill säga att paketera dem till tydliga, prissatta erbjudanden.

Vi ska gå igenom vad produktifiering innebär, hur det går till och titta på smarta system som gör processen lättare och mer effektiv.

Vad innebär det att produktifiera tjänster?

Kort sagt handlar produktifiering om att samla, konkretisera och paketera en tjänst så att den blir ett tydligt och attraktivt erbjudande. Det är inte bara konsumenterna som har ändrat köpbeteende. Även B2B-kunderna har börjat göra sin egen research och jämföra alternativ innan de tar köpbeslut. För att framstå som ett attraktivt alternativ behöver man vara tydlig med vad det är man erbjuder och till vilket pris. Man behöver sälja sina tjänster som en produkt istället för som tid. Jämfört med det otydliga i fakturerade konsulttimmar kan kunderna här se på paketet vad produkten innehåller och det blir lättare att förstå värdet på den.

Förutom att produktifiering kan göra dig mer konkurrenskraftig på en tuff marknad innebär den även andra fördelar för dig som tjänsteleverantör. Att planera, finslipa och effektivisera processerna gör att det går snabbare att leverera en tjänst med högre kvalitet, vilket leder till bättre marginaler. Att repetera en process gör också att ni samlar erfarenhet och standardiserar den. I längden blir det lättare att specialisera sig för att öka projektlönsamheten.

Att produktifiera en tjänst sker i regel i tre steg:

1. Ny tjänst

I det här skedet finns det inga färdiga produktifieringar, ingen samlad kunskap och ingen erfarenhet av att leverera tjänsten. Det är outforskat territorium och det är väldigt svårt att veta vilka marginaler du har eftersom du inte har någon aning om vilka utmaningar som väntar. Här är riskerna höga.

2. Erfarenhet av att leverera tjänsten

När du har levererat tjänsten några gånger börjar det växa fram kunskaper och erfarenhet. Även processerna börjar ta form. Du lär dig av missar och felsteg och kan producera bättre resultat snabbare. Nu blir marginalerna mer stabila och mer förutsägbara, och risken är på medelnivå.

3. Produktifierad tjänst

Du har nu så pass mycket kunskap och erfarenhet att du kan se dig själv som specialist. Processerna är tydliga och flyter på smärtfritt, vilket gör det lätt att leverera en unik och välpaketerad tjänst. Finslipade processer minskar även tid och kostnad för försäljning och leverans. Marginalerna blir större när risken minskar. Med den här effektiviteten går det också att leverera fler projekt till lägre pris samtidigt som lönsamheten behålles.

Så hjälper projektverktyg dig att produktifiera tjänster

Att systematisera kunskap och erfarenhet är lite som att bli bra på att spela tennis eller gitarr: det finns inga genvägar, bara kontinuerlig träning och repetition. Däremot går det att göra den processen lättare. Krångliga manuella rutiner och otydliga strukturer kan stjäla mycket tid och resurser från att produktifiera tjänster. Inom projektarbete finns det mycket som går att effektivisera och förenkla så att kunskapen hamnar i centrum.

Projektverktyg är framtagna just för att sy ihop allting i verksamheten till ett flöde så att det går lättare att fokusera på tjänsten. De samlar allt från införsäljning, resurshantering och tidrapportering till fakturering, kundhantering och analys i ett gemensamt system. Här är några funktioner som spelar en nyckelroll i att lyckas med produktifiering:

• Projektverktyg: En praktisk funktion som kopplar ihop försäljning, schemaläggning, arbetade timmar, resurshantering m.m. Det ger en tydlig överblick över projektstatus, deadlines, marginaler, eventuella ändringar m.m. Med relevant information i realtid jobbar alla utifrån samma underlag och arbetet flyter på mer effektivt.
• Resursplanering: Genom att lägga in data och prognoser redan från första början i projektet kan projektledaren enkelt göra en kapacitetsanalys. Det gör det lättare att ta in eller skära ned på resurser för att få bättre lönsamhet i projektet.
• Tidrapportering: Genom att i realtid kunna lägga in arbetade timmar går det fortare att ta fram korrekt fakturaunderlag. Risken för att timmar försvinner minskar. Samtidigt blir det en tydligare översikt över hur mycket tid som läggs ner på projektet medan det pågår. Är projektsystemet molnbaserat kan medarbetarna enkelt lägga in sina timmar, var de än befinner sig, för ett snabbt och exakt underlag.
• Kundhantering: Att samla och sortera all kundinformation ger både bättre säljstöd och mer kontroll över projekten. När relevant information samlas in blir det också lättare att ge kunden ett personligt bemötande och skräddarsydda erbjudanden. Detta leder till högre kundnöjdhet och lönsamhet.
• Fakturering: Oavsett om du jobbar med debiterade timmar eller produktifierade tjänster är faktureringsbiten ett hål som kan sluka mycket tid och resurser. Genom att automatisera faktureringsprocesserna så att underlaget tas direkt från projekthanteringen och därefter sammanställs och skickas ut med en enda knapptryckning, blir du av med mycket tungrodd administration. Integrerar du processen med bokföringssystemet bantar du bort ännu mer och får en superslimmad rutin som sparar mycket resurser.
• Affärsinsikter: Tack vare realtidsgenererade rapporter baserade på projektlönsamhet, resurshantering, intäkter m.m. går det att följa upp, analysera och utvärdera alla projekt och se vad som är mest respektive minst vinstgivande. Med ett tydligt och korrekt underlag går det lättare att ta kloka affärsbeslut som leder till mer lönsamhet.

Effektiv produktifiering med rätt system

Visma Net är ett verktyg särskilt anpassat efter just tjänste-, konsult- och projektföretag. I systemet samlas allt i en gemensam lösning så att ni kan arbeta smartare och mer lönsamt. Systemet är webbaserat så det går snabbt att komma igång och jobba var och när man vill i det. Ett öppet API låter dig även integrera egna lösningar i systemet.

Vill du veta mer om Visma Net och hur ni kan produktifiera era tjänster, effektivisera processer och öka lönsamheten, prata med oss på Traventus så hjälper vi er!