Digitalisering av HR - Hvorfor du trenger det og hvordan du gjør det best

HR blir ofte akterutseilt når organisasjoner transformeres og digitaliseres. Ofte er begrunnelsen at "de bare driver med lønn og feriesøknader uansett". Plutselig blir avdelingen som jobber med bedriftens viktigste ressurs - medarbeiderne - litt av organisasjonens Askepott. Etternøleren som må finne seg i å jobbe med gårsdagens løsninger mens stebarna får nye, fancy digitale systemer.

I dagens kunnskapssamfunn, der kompetanse er hard valuta, er det all grunn til å digitalisere HR. Det er avdelingen som rekrutterer og pleier menneskene som driver innovasjon og leder dere til suksess. Den fortjener verktøy som gjør det mulig for HR-medarbeiderne å jobbe effektivt.

Når du samler inn informasjon digitalt om lønn, ansettelser, kompetansebehov, arbeidstid, ansattes meninger og engasjement, lærer du mye mer om organisasjonen din. Du får et solid grunnlag som gjør at du kan lage bedre prognoser og ta mer informerte beslutninger, noe som igjen fører til bedre resultater.

Dataanalyse kan tilføre verdi til opplæring, utvikling og, viktigst av alt, medarbeiderengasjement. Digitale HR-systemer med enkle prosesser for å måle engasjement, og med smarte analyseverktøy, forbedrer HR-prosessene og øker engasjementet.

En digitalisert HR-avdeling gjør livet enklere for alle parter. Med mobile løsninger kan de ansatte utføre sine arbeidsoppgaver raskt, smidig og uavhengig av hvor de befinner seg, for eksempel timerapportering, utgiftsrefusjon, permisjonsforespørsler, sykemeldinger og vedlegging av elektroniske kvitteringer for reiseregninger. Det samme gjelder for interesserte talenter, som enkelt kan se, finne ut om og søke på ledige stillinger. Ledelsen får tilgang til viktige og oppdaterte data om medarbeiderne, slik at avvik, trender osv. kan oppdages og håndteres på et tidlig tidspunkt.

Prosjektarbeid, gig-økonomi, fjernarbeid og fleksible arbeidsplasser er den nye normalen. Alle dine ansatte må ha tilgang til verktøyene sine uansett hvor de er. Digital HR gir dem muligheten til å jobbe så fleksibelt og mobilt som de trenger.

Det er kamp om den dyktigste arbeidskraften, og de attraktive talentene kan velge hvor de vil jobbe. Deres første møte med en potensiell arbeidsgiver er HR. Hvis de blir møtt med utdaterte metoder og teknologi, kan det hende at de snur i døren og oppsøker en mer moderne konkurrent. I dag er digitale rekrutteringsprosesser mer eller mindre sett på som standard av den nye generasjonen talenter.

Pre- og onboarding må nå suppleres med reboarding. Det vil si å reintrodusere medarbeidere, for eksempel etter et lengre fravær, når de bytter avdeling, blir ansatt på nytt osv. Men reboarding er også en langsiktig prosess for å informere og engasjere medarbeiderne slik at de beholder den samme gnisten og kunnskapsnivået, uansett om det er deres første uke eller tjuende år på jobben. Den prosessen krever smarte og effektive verktøy.

Det er ikke bare i produksjon og salg at effektivitet er ensbetydende med kostnadsreduksjon. Effektive og raskere prosesser, dypere innsikt og automatiserte oppgaver sparer mye tid og ressurser også innen HR. Alle besparelser er gode besparelser.

Når automatiserte prosesser frigjør tid, kan HR-avdelingen bruke den til å utnytte sin gullgruve av informasjon og bidra til selskapets strategi og utvikling. De jobber tross alt med bedriftens viktigste ressurs. HR har en unik innsikt i arbeidsstyrken, og ser hvilke ferdigheter som er tilgjengelige og hvilke det er behov for. HR forstår hva medarbeiderne trenger for å gjøre jobben sin, har dyp innsikt i hva som motiverer og engasjerer dem, og vet hvordan de kan holde dem friske og fornøyde. Når det er på tide å rekruttere, vet HR hvor de beste talentene finnes og hvordan de kan tiltrekkes. De vet også hvordan de kan få dem til å bli. HR kan også gjennomføre kvantitative evalueringer for å øke produktiviteten. Gi HR de riktige verktøyene til å gjøre jobben sin, og de vil lede deg til suksess.

Når en organisasjon først har innsett at HR trenger et løft, er det i dag først og fremst enkeltområder som digitaliseres. De vanligste er rekruttering, medarbeiderundersøkelser, lønnskartlegging og personalopplysninger. Alle de andre HR-prosessene blir glemt fordi de ikke anses som like viktige. Det skyldes som regel at man ikke har gjort en fullstendig ROI-beregning som tar hensyn til alle fordelene. Det finnes også en gammel holdning om at "vi gjør som vi alltid har gjort, det har fungert så langt". En gammel og utdatert sannhet som i dag har blitt en ren bremsekloss. Med de rette beregningene som gir den rette begrunnelsen, er det mulig å gå videre med digitaliseringen, men gjør det på riktig måte.

Begynn med å analysere virksomhetens behov nøye og oversett dem til et tydelig sett med krav. Dette gjør det mye enklere å evaluere og finne en passende løsning og leverandør. Det gjør det også enklere for leverandøren å produsere akkurat det organisasjonen trenger.

Involver medarbeiderne og finn interne ambassadører for digitaliseringen av HR. De vet hvilke prosesser som er viktigst. De vil også lettere tilpasse seg den nye måten å jobbe på hvis de er involvert fra starten av og har noe de skulle ha sagt.

Utnytt ekspertisen til forretningskonsulenter som ikke bare kan ERP- og HR-systemer, men som også har erfaring med de unike behovene til de ulike delene av en virksomhet. Denne typen leverandører kan levere en godt planlagt leveranse som oppfyller alle krav (også fremtidige), og som kan rulles ut uten å forstyrre den daglige driften.

Hvis organisasjonen allerede bruker et ERP-system som er skalerbart, er det enkelt å bytte det ut og tilpasse det slik at HR jobber i samme løsning. Løsninger som Visma.net er svært fleksible og skalerbare. De er utviklet nettopp for at alle deler av en organisasjon skal kunne jobbe med det samme systemet, selv om de har ulike oppgaver og arbeidsmetoder.

Med en moderne ERP-løsning er det enkelt å digitalisere hele virksomheten. Med den rette partneren trenger ikke HR-avdelingen å være et problem å få inn i den digitaliserte verdenen, der den definitivt hører hjemme.

Snakk med oss i Traventus i dag hvis du vil vite mer om digital HR!