Hvor digital er bedriften din? Sjekk mot digitaliseringsindeksen

Hvert år siden 2016 har Visma undersøkt hvor digitale svenske bedrifter er. Nå er det tid for de siste resultatene. Vismas digitaliseringsindeks har sett på en rekke nøkkelprosesser og spurt bedriftene hvor langt de har kommet i digitaliseringen av disse. Resultatet? Digitaliseringen fortsetter å øke, men ikke så raskt og så langt som den kan og bør.

Vi ser nærmere på hvordan digitaliseringen utvikler seg, og hvorfor ikke alle høster fordelene av den. Du kan også teste din egen posisjon på digitaliseringsindeksen.

Vismas Digitaliseringsindeks måler graden av digitalisering og automatisering av økonomiske og administrative prosesser i virksomheter med mer enn 25 ansatte. Beslutningstakerne som har svart, har blitt bedt om å oppgi hvor langt virksomheten har kommet med digitaliseringen av syv prosesser (inngående fakturaer, attestasjonsflyt, automatisk betaling fra betalingsforslag, utgående fakturaer, reiseregninger til lønn, timerapportering til lønn og automatisk oppdaterte nøkkeltall). Graden av digitalisering angis på en skala fra null til 100 prosent hvor langt digitaliseringen av hver prosess har kommet. Medianen for årets indeks er 62,7 prosent. Sammenlignet med 2017-indeksen på 40,9 prosent ser vi at det gjøres fremskritt. Det er imidlertid ikke alle...

Selv om Sverige er et relativt digitalt land, er vi i ferd med å bli forbigått av våre nordiske naboer. Undersøkelsen viser at det er få som faktisk digitaliserer virksomheten sin fullt ut. Det som prioriteres, er prosesser som reduserer risikoen for feil og forsinkelser, som for eksempel tidsrapportering og sertifiseringer. Men de digitale løsningene svenske bedrifter bruker, kan gjøre så mye mer. De har plattformene og forutsetningene for å digitalisere fullt ut, men utnytter bare en brøkdel av de mulighetene som finnes. Kort sagt, vi har verktøyene, men ikke innsikten til å utnytte dem fullt ut.

Du kan også selv se hvor digital virksomheten din er ved å svare på syv enkle spørsmål i denne testen. Deretter kan du se hvordan du ligger an i forhold til andre svenske bedrifter.

Et annet funn i rapporten er at virksomheter med høy digitaliseringsgrad også har høyere lønnsomhet per ansatt. Dette er ikke spesielt overraskende. Hele poenget med digitalisering er tross alt å kvitte seg med tidstyver og øke effektiviteten. Når tidkrevende prosesser automatiseres, kan bedriftens tid, ressurser og kompetanse brukes på å skape verdier. Ingen har noen gang lykkes med å drive med administrasjon.

Så hvor lønnsomt er det å ligge i forkant av digitaliseringen? Ifølge rapporten er forskjellen mellom et selskap med en digitaliseringsindeks på 0-25 og selskaper med en indeks på 50-75 hele 253 000 SEK i medianinntjening per ansatt. Ikke akkurat småpenger. Og en god motivasjon til å se på hvordan dere kan forbedre digitaliseringen.

For mer informasjon om hvordan du kan øke lønnsomheten med digitale løsninger, kan du lese innleggene Har du råd til å la være å anskaffe et nytt ERP-system? og Slik beregner du avkastningen på ditt nye ERP-system.

Vismas digitaliseringsindeks tar for seg syv viktige økonomiske og administrative prosesser. Vi skal se nærmere på disse prosessene og se hvordan de kan forbedres.

1. Innkommende fakturaer. I årets indeks er andelen av organisasjonens fakturaer som mottas heldigitalt direkte inn i økonomi- eller forretningssystemet 51 %. 25 % av respondentene i undersøkelsen sier at de ikke har eller bruker denne prosessen. Digitalisering av leverandørfakturaer er en prosess som har økt jevnt og trutt i undersøkelsene. Ikke så rart, med tanke på at Network for Electronic Business (NEA) anslår at det er mulig å spare 77 kroner per faktura. Det er all grunn for bedrifter til å digitalisere fakturaprosessen.

• Utgående fakturaer. Andelen fakturaer som sendes elektronisk (dvs. ikke via e-post eller post) av bedriftene i år, er 57,1 %. 11,9 % av respondentene sier at de ikke har eller bruker denne prosessen. Digitaliseringen av utgående fakturaer har også økt betydelig. Her er det også penger å spare; 10 kroner per faktura ifølge Miljødirektoratet. De som ikke har startet denne viktige og lønnsomme digitaliseringsprosessen, sier at de ikke har tid eller kompetanse til det. Men det er mye tid å vinne og hjelp å få. Hvis du vil vite mer om e-faktura og alle fordelene, kan du lese innlegget Hvorfor du bør begynne med e-faktura.
  
• Automatisk betaling fra betalingsforslag. Andelen mottatte leverandørfakturaer som betales automatisk direkte fra økonomisystemet, uten innlogging i nettbanken, er i år på 65,7 %. 36,9 % sier at de ikke har eller bruker denne prosessen. Dette er en prosess som ikke har endret seg mye de siste årene, noe som er veldig synd. Det gir både effektivitets- og kvalitetsgevinster, samtidig som sikkerheten øker når betalingsprosessen digitaliseres. Verktøyene er allerede på plass når du begynner å digitalisere fakturaprosessene dine.
  
• Reiseregninger til lønn. I årets indeks er andelen reiseregninger som er digitalisert i et dedikert system, 57,1 %. 44,7 % sier at de ikke har eller bruker denne prosessen. Digitaliseringen av utlegg og reiseregninger har økt betydelig mellom 2017 og 2018. Økonomiavdelingene er takknemlige for dette, ettersom det avlaster dem og effektiviserer arbeidsflyten. En annen bonus er mer kontroll og bedre styring av fellesutgifter og reisekostnader. Vil du vite mer om hvordan digital reiseregningsrapportering fungerer, og alt du kan få ut av det? Da kan du lese innlegget Forenkle forretningsreisene dine - administrer reiseregningene dine på mobilen.
  
• Tidsrapportering til lønn. Andelen av de ansattes arbeidstid som registreres digitalt i et dedikert system, ligger i år på 82,5 prosent. Bare 22,5 prosent sier at de ikke har eller bruker denne prosessen. Automatisering av tidsregistrering er en prosess som har vokst jevnt og trutt de siste årene. Det er ofte en øyeåpner for hvor mye raskere og mer effektivt det kan være å digitalisere en administrativ prosess. Dagens kundetilpassede og smarte løsninger kan også tilby bransjespesifikk funksjonalitet som gjør prosessen enda smidigere.
  
• Autorisasjonsflyt. I årets indeks er andelen av bedriftenes inngående fakturaer som godkjennes og attesteres heldigitalt, 87,2 prosent. Bare 24,6 prosent sier at de ikke har eller bruker denne prosessen. Av de prosessene som er undersøkt i Digitaliseringsindeksen, er en digitalisert attestasjonsflyt den som svenske bedrifter har kommet lengst med. Motivasjonen bak er sannsynligvis å få mer kontroll, færre flaskehalser og muligheten til å håndtere alt på ett sted. Gevinster som åpenbart også kan oppnås med de andre prosessene.
  
• Automatisk oppdaterte nøkkeltall. Graden (%) av selskaper som sier at de har digitalisert prosessen med å ha kontinuerlig tilgang til oppdaterte nøkkeltall, er 53,9 % i år. 37,6 % sier at de ikke har eller bruker denne prosessen. Automatisk oppdaterte KPI-er og digital beslutningsstøtte har økt betydelig mellom 2017 og 2018, men mye mer kan gjøres. Det antas at Business Intelligence vil være en akselerator for digitaliseringen. Hvis du vil vite mer om hvordan digitalisering av virksomheten gjør det mulig å jobbe smartere med KPI-er, prognoser og trender, kan du lese innlegget Hvorfor ERP er økonomidirektørens beste venn.

Svenske bedrifter har kommet langt når det gjelder visse prosesser, men går glipp av andre muligheter. Hvis du for eksempel har begynt å attestere fakturaer digitalt, men ikke har digitalisert mottaksdelen, går du glipp av mye. Hvis du ser på virksomheten din og ser hvor du ellers kan hente ut digitaliseringsgevinster, kan du øke lønnsomheten. Ved å automatisere unødvendig administrasjon kan de dyktige medarbeiderne dine skape mer verdi, for eksempel ved å analysere og ta smartere beslutninger, utvikle nye produkter og tjenester og yte bedre kundeservice.

Er du usikker på hvor du skal begynne? Eller hvilke gevinster du kan oppnå ved å digitalisere virksomheten din? Snakk med oss i Traventus! Vi hjelper deg gjerne med å jobbe smartere og morsommere.