Visma sparer deg for tid, penger og miljø ved å jobbe digitalt

Å drive en bedrift i dag er mer utfordrende enn noen gang. Du må kunne jobbe så effektivt som mulig, ellers vil administrasjon, endeløst papirarbeid og tidkrevende prosedyrer stjele din dyrebare tid. Tid og ressurser som burde vært brukt på å være innovativ og produktiv. Samtidig må du være smidig for å kunne reagere raskt på endringer og nye forutsetninger. Ved å jobbe digitalt kan du spare tid, penger og miljø, samtidig som du gjør både medarbeiderne og kundene dine glade og fornøyde. Du blir også mer smidig og kan lettere holde tritt med alle endringene. Jobb digitalt og jobb smartere. Som vi alle vet nå, er raske endringer et faktum i dagens marked. Du må kunne tilby dagens talenter de betingelsene og mulighetene de krever av en arbeidsgiver, slik at de ikke begynner å jobbe for en konkurrent. I tillegg må du være i stand til å møte kundenes krav og endrede kjøpsatferd. En umulig utfordring? Ikke i det hele tatt! Utviklingen som har ført til disse utfordringene, har også ført til løsningen - digitalisert arbeid.

Det første og sannsynligvis mest effektive du kan gjøre for å jobbe smartere, er å la et moderne forretningssystem som Visma. net samle og digitalisere administrasjonen og de manuelle prosessene dine. Vi skal gå gjennom nøyaktig hvilke muligheter dette innebærer i detalj senere i teksten, men i det store og hele betyr det at den vanligvis vanskelig håndterbare flyten innen utvikling, produksjon, salg, lager, levering, økonomi osv. blir samordnet og automatisert i ett system.

Dette betyr selvsagt at du frigjør mye tid, ressurser og kompetanse. Tenk på alle de bedre, morsommere og mer profittskapende tingene du kan fokusere på i stedet! Samtidig elimineres risikoen for feil og misforståelser som vanligvis er forbundet med manuell dataregistrering. Alle i organisasjonen kan jobbe smartere og raskere når alle bruker de samme oppdaterte og nøyaktige dataene.

La oss begynne med selve planleggingen. Kan det være slik at man bruker mer tid på å planlegge et møte enn på å holde selve møtet? Det er ikke helt umulig. Det er mange travle kalendere som skal synkroniseres, og det krever mange e-poster og telefonsamtaler. I hvert fall hvis man ikke jobber digitalt. Å samle alle flyter i ett system betyr også at det er mulig å få oversikt over alle medarbeidernes tilgjengelighet på ett sted.

Med skybaserte forretningssystemer kan du samle møter på én enhet, og den blir tilgjengelig for alle. Hvis dere deler kalendere med hverandre digitalt, kan dere automatisk synkronisere når alle er tilgjengelige. Tenk deg å kunne spikre et møte uten å måtte ofre en halv uke på en masse tilbakevendende "Nei, da kan jeg ikke". Det er ikke bare tilgjengelighet som kan deles effektivt. Påminnelser, rom, møteinformasjon, endringer osv. kan også oppdateres i sanntid for alle.

Når vi først er inne på digitale møtemuligheter, er dagens arbeidsplass mer et konsept enn et fysisk sted. Samarbeidet i organisasjoner er spredt over hele landet og verden. Det er behov for selgere, konsulenter og prosjektledere ute i felten. Prosjektbaserte organisasjoner jobber mye med frilansere som er geografisk spredt. Og sist, men ikke minst, har vi nylig erfart at små virus kan stille helt nye krav til muligheten for fjernarbeid.

På en smart og effektiv arbeidsplass må alle kunne jobbe der de er, og ha arbeidsverktøyene sine med seg. Også her gjør det digitale og skybaserte systemet alt dette mulig. Systemets funksjoner og data er tilgjengelige fra alle enheter (mobiltelefon, nettbrett, datamaskin), og medarbeiderne kan gjøre det de trenger å gjøre uansett hvor de befinner seg.

En rekke ulike verktøy kan kobles til systemet for å utføre ulike oppgaver og prosedyrer på avstand. Her er noen av mulighetene:

Med et nettbasert tidsregistreringssystem kan du rapportere tid hvor du vil, både på datamaskinen og direkte på mobiltelefonen eller nettbrettet. Det kan også integreres med regnskapsprogrammet ditt for en enda bedre arbeidsflyt.

Signeringsverktøy gjør det enkelt å signere kontrakter og dokumenter - helt elektronisk. Med Visma Business kan du for eksempel signere kontrakter, avtaler osv. uten å møtes. Gjør forretninger, rekrutteringer osv. i øyeblikket, selv om dere befinner dere på forskjellige steder. Sikker signering via BankID, og avtalen lagres digitalt i syv år.

Skann kvitteringer og andre papirer og gjør dem om til digitale vedlegg i stedet. Unngå kvitteringsbunker og uoversiktlige notater. Reiseregninger og utlegg kan håndteres på stedet med Visma.net-tilleggene Expense, Attach og andre nyttige verktøy via mobilen.

Du kan også få full oversikt over prosjektet og styre ressursallokeringen med net Project Management. Uansett hvor du er.

Les mer om hvordan du lykkes med prosjektene dine her.

Å skrive ut papirfakturaer, putte dem i en konvolutt, stemple og sende dem i posten må være definisjonen på en ineffektiv prosess i dag. Med elektroniske e-fakturaer sparer du i stedet enormt mye arbeid, tid, ressurser og penger. Ikke minst er det et mer miljøvennlig alternativ. Samtidig blir hele faktureringsprosessen mye mer behagelig og smidig for alle involverte. Her lister vi opp noen av fordelene ved å digitalisere faktureringsprosessen og gå over til e-faktura:

Du vet selv hvor mye det koster å skrive, skrive ut, stemple og sende en faktura. Network for Electronic Business (NEA) har beregnet at du sparer minst 10 kroner per kundefaktura som sendes elektronisk. E-fakturaer er også sikrere og mer nøyaktige, så du slipper også å bekymre deg for forsinkelser når feilaktige fakturaer bestrides, og for forsinkelses- og purregebyrer og inkassokostnader som kan oppstå.

Med et e-faktureringssystem kan du og alle andre i organisasjonen se hvor fakturaene befinner seg og hvilken status de har. Du kan også enkelt få tilgang til og gjøre endringer i fakturaer som når mottakeren direkte.

Det er enklere for den som mottar fakturaen. Med en smart faktureringsløsning (som Visma AutoInvoice) blir hele prosessen enklere for både avsender og mottaker av fakturaen. For mottakeren blir informasjonen automatisk lagt inn i systemet og trenger ikke å legges inn manuelt. Det er også mulig å velge om mottakeren skal motta fakturaen som PDF eller digitalt, avhengig av forholdene. Det fungerer for alle.

E-fakturaer kan spores og følges, og hvis noe skjer underveis, sendes det en feilmelding. Den automatiserte prosessen sikrer også at alle data er korrekte.

Digitalisering og e-faktura er svært ressurseffektivt og klimasmart. Ingen papir, ingen utskrift og ingen transport betyr store miljøbesparelser. Hvor store? Ifølge beregninger fra Electronic Business Network kan en bedrift som mottar 1000 fakturaer årlig, redusere sitt karbonavtrykk tilsvarende en flyreise til Thailand eller planting av 250 trær hvis den går over til e-fakturaer.

Ved å digitalisere salget kan du effektivisere hele kjøpsreisen, både for deg som selger og for kundene dine. Stadig flere velger å handle digitalt, også når det gjelder tjenester og andre ikke-fysiske produkter. For deg betyr det at du ikke lenger trenger å gi personlig salgsstøtte når kundene enkelt kan surfe inn for å se produktene dine, få informasjon om dem, velge leveringsmåte og betalingsmåte og legge inn en bestilling akkurat når de har lyst til det. Det blir også enklere å administrere kampanjer, rabatter og målrettet markedsføring.

For kundene dine handler det om å kunne gjøre forretninger med deg på deres premisser. De får rett og slett en bedre opplevelse. Med Visma Webshop gir du kundene dine en digital handleopplevelse som sparer deg for tid og ressurser.

Dette er bare noen få av digitaliseringsmulighetene som kan hjelpe deg med å spare tid, penger og miljø. Nye tjenester og funksjoner dukker opp hele tiden, noe som gir deg enda flere muligheter til å jobbe smartere. Med dagens moderne ERP-systemer er det dessuten svært enkelt å utvide eller bygge videre på løsningen med flere funksjoner og muligheter, uten å måtte foreta kompliserte oppgraderinger eller bytte løsning. Den digitale måten skaper bærekraft på alle nivåer, slik at du og kollegene dine kan gjøre det dere er best til. Akkurat slik det skal være på jobben.

Book et møte med oss i dag, så kan vi fortelle deg mer om hvilke digitaliseringsmuligheter som finnes for din virksomhet. Vi hjelper deg å jobbe smartere!