Visma sparer dig for tid, penge og miljø ved at arbejde digitalt

At drive virksomhed i dag er mere udfordrende end nogensinde før. Du skal kunne arbejde så effektivt som muligt, ellers vil administration, endeløst papirarbejde og tidskrævende procedurer stjæle din dyrebare tid. Tid og ressourcer, som du burde bruge på at være innovativ og produktiv. Samtidig skal du være agil for at kunne reagere hurtigt på ændringer og nye forhold. Ved at arbejde digitalt kan du spare tid, penge og miljø, samtidig med at du gør både dine medarbejdere og dine kunder glade og tilfredse. Du bliver også mere agil og kan lettere følge med i alle forandringerne. Arbejd digitalt og arbejd smartere. Som vi alle ved nu, er hurtige forandringer en realitet på dagens marked. Du skal kunne tilbyde nutidens talenter de betingelser og muligheder, de kræver af en arbejdsgiver, så de ikke begynder at arbejde for en konkurrent. Derudover skal du være i stand til at imødekomme dine kunders krav og ændrede købsadfærd. En umulig udfordring? Nej, slet ikke! Den udvikling, der har ført til disse udfordringer, har også ført til løsningen - digitaliseret arbejde.

Den første og nok mest effektive ting, du kan gøre for at arbejde smartere, er at lade et moderne forretningssystem som Visma. net samle og digitalisere din administration og dine manuelle processer. Vi gennemgår i detaljer, hvilke muligheder det giver senere i teksten, men overordnet set betyder det, at dine normalt svært håndterbare flows inden for udvikling, produktion, salg, lager, levering, økonomi osv. koordineres og automatiseres i ét system.

Det betyder selvfølgelig, at du frigør en masse tid, ressourcer og ekspertise. Tænk på alle de bedre, sjovere og mere profitskabende ting, du kan fokusere på i stedet! Samtidig eliminerer det risikoen for fejl og mangler, som normalt er forbundet med manuel dataindtastning. Alle i organisationen kan arbejde smartere og hurtigere, når alle bruger de samme opdaterede og nøjagtige data.

Lad os starte med selve planlægningen. Kan det tænkes, at der bruges mere tid på at planlægge et møde end på at holde selve mødet? Det er ikke helt umuligt. Der er mange travle kalendere, som skal synkroniseres, og det kræver mange e-mails og telefonopkald. I hvert fald hvis man ikke arbejder digitalt. At samle alle flows i ét system betyder også, at det er muligt at få alle medarbejderes tilgængelighed på ét sted.

Cloud-baserede forretningssystemer gør det muligt at lægge møder ind på én enhed, og så bliver de tilgængelige for alle. Hvis man deler kalendere med hinanden digitalt, kan man automatisk synkronisere, hvornår alle er tilgængelige. Forestil dig, at du kan få et møde i stand uden at ofre en halv uge på en masse tilbagevendende "Nej, så kan jeg ikke". Det er ikke kun tilgængelighed, der kan deles effektivt. Påmindelser, lokaler, mødeinformation, ændringer osv. kan også opdateres i realtid for alle.

Mens vi taler om digitale mødemuligheder, er nutidens arbejdsplads mere et koncept end et fysisk sted. Samarbejde inden for organisationer er spredt over hele landet og verden. Der er brug for sælgere, konsulenter og projektledere i marken. Projektbaserede organisationer arbejder meget med freelancere, som er geografisk spredt. Og sidst, men ikke mindst, har vi for nylig lært, at små virusser kan stille helt nye krav til muligheden for at arbejde på afstand.

På en smart og effektiv arbejdsplads skal alle kunne arbejde, hvor de er, og have deres arbejdsredskaber med sig. Også her gør det digitale og cloudbaserede system det hele muligt. Systemets funktioner og data kan tilgås fra enhver enhed (mobiltelefon, tablet, computer), og medarbejderne kan gøre, hvad de skal, uanset hvor de er.

En række forskellige værktøjer kan kobles til systemet for at udføre forskellige opgaver og procedurer på afstand. Her er nogle af mulighederne:

Med et webbaseret tidsregistreringssystem kan du rapportere tid, hvor du vil, både på din computer og direkte på din mobiltelefon eller tablet. Det kan også integreres med dit regnskabsprogram for at få et endnu bedre workflow.

Signeringsværktøjer gør det nemt at underskrive dine kontrakter og dokumenter - helt elektronisk. Med Visma Business kan du f.eks. underskrive kontrakter, aftaler osv. uden at mødes. Gør forretninger, ansættelser osv. i øjeblikket, selv om I befinder jer forskellige steder. Sikker signering via BankID, og aftalen gemmes digitalt i syv år.

Scan kvitteringer og andre papirer, og lav dem om til digitale vedhæftede filer i stedet. Undgå bunker af kvitteringer og forvirrende noter. Rejseregninger og -udgifter kan håndteres på stedet med Visma.net-tilføjelserne Expense, Attach og andre nyttige værktøjer via mobilen.

Du kan også få fuldt overblik over projektet og styre ressourceallokeringen med net Project Management. Uanset hvor du er.

Læs mere om, hvordan du får succes med dine projekter her.

At udskrive papirfakturaer, putte dem i en konvolut, stemple og sende dem må være definitionen på en ineffektiv proces i dag. I stedet sparer elektroniske e-fakturaer dig for en enorm mængde arbejde, tid, ressourcer og penge. Det er ikke mindst en mere miljøvenlig løsning. Samtidig bliver hele faktureringsprocessen meget mere behagelig og smidig for alle involverede. Her lister vi nogle af fordelene ved at digitalisere din faktureringsproces og skifte til e-fakturaer:

Du ved selv, hvor meget det koster at skrive, printe, frankere og sende en faktura. Network for Electronic Business (NEA) har beregnet, at du sparer mindst 10 kr. pr. kundefaktura, der sendes elektronisk. E-fakturaer er også mere sikre og nøjagtige, så du reducerer også besværet med forsinkelser, når forkerte fakturaer bestrides, og med forsinkelses- og rykkergebyrer og inkassoomkostninger, der kan opstå.

Med et e-faktureringssystem kan du og alle andre i din organisation se, hvor fakturaerne er, og hvad deres status er. Du kan også nemt få adgang til og foretage ændringer i fakturaer, som når direkte frem til modtageren.

Det er nemmere for den, der modtager fakturaen. Med en smart faktureringsløsning (som Visma AutoInvoice) bliver hele processen lettere for både afsenderen og modtageren af fakturaen. For modtageren kommer oplysningerne automatisk ind i systemet og skal ikke indtastes manuelt. Det er også muligt at vælge, om modtageren skal have fakturaen som PDF eller digitalt, alt efter forholdene. Det fungerer for alle.

E-fakturaer kan spores og følges, og hvis der sker noget undervejs, sendes der en fejlmeddelelse. Den automatiserede proces sikrer også, at alle data er korrekte.

Digitalisering og e-fakturaer er meget ressourceeffektive og klimasmarte. Intet papir, ingen udskrivning og ingen transport betyder store miljøbesparelser. Hvor store? Ifølge beregninger fra Electronic Business Network kan en virksomhed, der modtager 1.000 fakturaer om året, reducere sit CO2-aftryk med, hvad der svarer til en flyvetur til Thailand eller plantning af 250 træer, hvis den skifter til e-fakturaer.

Ved at digitalisere salget kan du strømline hele købsrejsen, både for dig som sælger og for dine kunder. Flere og flere vælger at handle digitalt, også når det drejer sig om tjenesteydelser og andre ikke-fysiske produkter. For dig betyder det, at du ikke længere behøver at yde personlig salgsstøtte, når dine kunder nemt kan surfe ind og se dine produkter, få oplysninger om dem, vælge leveringsmetode og betalingsmåde og afgive en ordre, præcis når de har lyst til det. Du vil også lettere kunne administrere kampagner, rabatter og målrettet markedsføring.

For dine kunder handler det om at kunne gøre forretninger med dig på deres præmisser. De får ganske enkelt en bedre oplevelse. Med Visma Webshop giver du dine kunder en digital indkøbsoplevelse, der sparer dig tid og ressourcer.

Dette er blot nogle få af de digitaliseringsmuligheder, der kan hjælpe dig med at spare tid, penge og miljø. Der kommer hele tiden nye tjenester og funktioner, som giver dig endnu flere muligheder for at arbejde smartere. Med nutidens moderne ERP-systemer er det desuden meget nemt at udvide eller bygge videre på løsningen med flere funktioner og muligheder uden at skulle foretage komplicerede opgraderinger eller skifte løsning. Den digitale vej skaber bæredygtighed på alle niveauer, så du og dine kolleger kan gøre det, I er bedst til. Ligesom det bør være på arbejdspladsen.

Book et møde med os i dag, så kan vi fortælle dig mere om de digitaliseringsmuligheder, der findes for din virksomhed. Vi hjælper dig med at arbejde smartere!