Flytt økonomien din til Visma-skyen

Hvorfor la et menneske gjøre noe som teknologien kan fikse? Hvorfor ha et nyttig verktøy bundet til ett sted når du kan ha det med deg i lommen? Dette er de to viktigste argumentene for å digitalisere forretningsprosessene dine og bruke en skyløsning til å gjøre det. Ved å bruke et ERP-system i skyen til å konsolidere og effektivisere forretningsflyten kan du spare tid, penger, ressurser og til og med miljøet. Det er en moderne og bærekraftig måte å jobbe på som reduserer feil og misforståelser, gjør arbeidet raskere og morsommere, og ikke minst frigjør det kompetanse som kan slippe kreativiteten og produktiviteten løs når medarbeiderne slipper å bruke arbeidsdagen på tidkrevende rutiner.

Disse effektivitetsgevinstene kan oppnås på alle områder i virksomheten. Det er det fine med ERP-systemer: De samler alle prosessene og flyten i ett og samme system. Uansett hvilken type virksomhet du driver, kan du få alle prosessene til å gå smidigere og mer feilfritt, men det er én prosess som alle organisasjoner har, og hvor det er mye å hente på å digitalisere og flytte til skyen: økonomi. Ved å automatisere økonomiske prosesser og arbeidsflyter kan du la tallene jobbe for deg, i stedet for at du må jobbe for å produsere og administrere dem. Med et moderne skybasert forretningssystem kan du frigjøre din fulle kraft og jobbe både smart og bærekraftig.

Digitalisering av prosesser gir raskere og mer effektiv flyt med færre feil. Manuell inntasting og dobbeltarbeid øker risikoen for feil, og når det er snakk om store volumer, kan selv små feil føre til høye kostnader. Ved å gå over til en skyløsning og automatisere den administrative flyten kan du eliminere slike feil. Den andre bonusen er at det også frigjør tid for økonomimedarbeiderne dine til å være kreative, strategiske og produktive i stedet for å snu og vende på papirer.

Mens vi er inne på å la økonomimedarbeiderne gjøre det de er best til, er det én ting de ikke trenger å gjøre, nemlig å grave frem tall for sjefer og ledelse. I en digital skyløsning, som Visma.net, finnes det enkle verktøy og dashbord som gjør at resultatansvarlige og andre som trenger tall, selv kan finne det de trenger. I tillegg til å avlaste økonomiavdelingen fører dette også til bedre kontroll, mer frihet, tidsbesparelser og mulighet for raskere beslutninger for dem som selv kan ta frem de tallene og verdiene de trenger. Skyløsningen betyr også at dataene er tilgjengelige uansett hvor du og kollegene dine befinner dere. Selgere og prosjektmedarbeidere kan enkelt få tilgang til og legge inn verdier mens de er på jobb, og du kan enkelt få tilgang til den informasjonen du trenger enten du jobber hjemme, er på forretningsreise eller sitter fast i morgentrafikken.

En skybasert digital løsning gjør det ikke bare raskere og enklere (og stedsuavhengig) å finne tallene du trenger; når alle verdiene mates inn i ett system, jobber alle ut fra den samme nøyaktige informasjonen i sanntid. Når du blir kvitt den langsomme manuelle registreringen, kan du lettere styre virksomheten basert på de økonomiske resultatene i stedet for å forholde deg til administrasjon og rutiner. Automatisk genererte rapporter gir deg de riktige tallene å jobbe med, i stedet for de gamle manuelle KPI-ene som sjelden er oppdaterte. Oppdaterte og relevante KPI-er gjør det enklere for deg å fokusere på det som virkelig gir resultater og verdi. Det gjør at du kan jobbe mer effektivt og resultatorientert, kundene blir mer fornøyde, og selgerne slipper å vente på provisjonen fordi kundefordringene ikke er oppdatert.

Tradisjonelle (og dermed trege) økonomiprosesser binder opp kapital. Trege rutiner og sene fakturaer låser penger som kunne vært brukt på mye mer lønnsomme ting, i et økonomisk limbo. Det er ikke uvanlig at 20-25 % av fakturaene er forsinkede. Dette kan utgjøre millioner av kroner som vikler seg inn som fisk i et garn. Ved å digitalisere og automatisere timerapportering, bestillinger og ikke minst faktureringsprosessen går det raskere å rydde opp i flokene og frigjøre kapital igjen. ERP-systemets evne til å automatisere rutiner øker faktureringshastigheten, slik at tiden fra levert vare/tjeneste til sendt faktura forkortes. Systemet eliminerer også feilene fra de manuelle prosessene, og med mer nøyaktige fakturaer reduseres innsigelsene mot fakturaene, noe som i sin tur reduserer betalingstiden. Det blir også enklere å raskt gjenkjenne når fakturaer er forfalt, slik at de kan følges opp raskere. Det vil også være mulig å kjøre en automatisk prosess med forfalte saker, med automatisk kobling til inkasso om nødvendig. Systemets søkbarhet gjør det også mulig å gå ned på kunde- og transaksjonsnivå for å se hvilke enkeltposter som er forfalt, noe som gjør håndteringen raskere og mer oversiktlig.

Ved å legge fakturahåndteringen til et moderne skybasert forretningssystem kan man frigjøre millioner av kroner som kan brukes på mer nyttige ting, spare tid og forbedre kunderelasjonene.

Digitalisering av faktureringsprosessen frigjør ikke bare kapital, men rydder også opp i gamle, langsomme, kostbare og ressurssløsende rutiner og gjør dem til historie. Å fylle ut, skrive ut, brette, legge i konvolutt, stemple og sende en faktura manuelt tar tid, koster penger og er ikke særlig klimavennlig. Ved å gå over til en elektronisk faktureringsprosess, der verdiene automatisk overføres fra dataene som er lagt inn i ERP-systemet, til fakturaen, og deretter sende fakturaen elektronisk til mottakeren (eventuelt som PDF eller digitalt via InExchange Network), sparer man både tid, penger og miljø. Hvor mye tid? Tidsbruken varierer selvsagt fra arbeidsplass til arbeidsplass, men fra mye tid i beste fall til mye tid hvis noe går galt (én defekt skriver, og du kan si farvel til ettermiddagen). Når det gjelder kostnader, har e-business-nettverket beregnet at det er en besparelse på minst 10 kroner per kundefaktura som sendes elektronisk. De har også gjort en miljøberegning som viser at en bedrift som mottar 1000 fakturaer årlig, kan redusere sitt karbonavtrykk tilsvarende en flyreise til Thailand eller planting av 250 trær hvis den går over til e-fakturaer.

Som vi nevnte tidligere, reduseres også feil og forsinkelser. Kundene får enklere håndtering. Du får bedre kontroll og søkbarhet, og du blir også fremtidssikret i fakturahåndteringen. Det er allerede lovfestet at e-faktura er påkrevd for fakturering i offentlig sektor. Hvor lang tid vil det ta før andre sektorer følger etter og gjør det til standard? Det er ingen grunn til å vente, men det er mange fordeler å hente med e-faktura.

• Du slipper bryet med å ha systemet på plass, og alt det innebærer av IT-struktur, servere som tar opp plass og må vedlikeholdes, drift, vedlikehold, feilsøking osv. Ved å ha løsningen i skyen slipper du alt dette ekstraarbeidet fordi leverandøren tar seg av drift, vedlikehold, sikkerhet, oppdateringer osv.
• Du har alltid den nyeste versjonen og den beste beskyttelsen. Mye av IT-trøbbelet i en bedrift skyldes at brukerne glemmer eller ikke har tid til å oppdatere programvare og sikkerhetsprogrammer. I en skyløsning skjer dette automatisk i løpet av sekunder, og en nyere versjon er tilgjengelig. Ingen flere problemer og bekymringer.
• Det er enkelt å skalere opp/ned og legge til nye funksjoner ved behov. Skyløsninger er smidige, og du kan raskt legge til nye brukere og funksjoner. Eller nedskalere løsningen ved behov, for du betaler bare for det du bruker.
• Ved å abonnere på en skytjeneste får du bedre kontroll over kostnadene. Det er enklere å planlegge og føre oversikt, og du slipper uforutsette kalddusjer.
• Skyløsningen er mobil, noe som gjør det enkelt å få tilgang til informasjon og funksjoner fra alle tilkoblede enheter (mobil, nettbrett, datamaskin). Dette gjør det enklere å jobbe på avstand, i prosjekter, med frilansere og andre midlertidige ferdigheter, og det gjør livet mye enklere for dem som reiser mye i jobben sin.
• Med nettskyen kan små bedrifter dra nytte av de samme teknologiene som større organisasjoner. Størrelsen er ikke lenger et hinder for å få tilgang til avanserte funksjoner. Samtidig gjør nettskyen det også mulig for større og mer komplekse organisasjoner å modernisere seg i et raskere tempo. Et separat skymiljø tilbyr samme høye grad av tilpasning og konfigurasjon som tidligere lokale løsninger.

Visma.net er et skybasert forretningssystem som kan forbedre og effektivisere forretningsprosessene dine, slik at du kan jobbe med morsommere og mer lønnsomme ting. Vi kan hjelpe deg med å spare tid, spare penger, skåne miljøet, jobbe bærekraftig og ikke minst ha mer arbeidsglede. Ta kontakt, så forteller vi deg mer!