Flyt din økonomi til Visma-skyen

Hvorfor lade et menneske gøre noget, som teknologien kan ordne? Hvorfor have et nyttigt værktøj bundet til et enkelt sted, når man kan have det med i lommen? Det er de to vigtigste argumenter for at digitalisere dine forretningsprocesser og bruge en cloud-løsning til at gøre det. Ved at bruge et ERP-system i skyen til at konsolidere og strømline dine forretningsgange kan du spare tid, penge, ressourcer og endda miljøet. Det er en moderne og bæredygtig måde at arbejde på, som reducerer fejl og mangler, gør arbejdet hurtigere og sjovere, og ikke mindst frigør det kompetencer, som kan slippe kreativiteten og produktiviteten løs, når medarbejderne ikke skal bruge deres arbejdsdag på at håndtere tidskrævende rutiner.

Disse effektiviseringer kan opnås på alle områder af din virksomhed. Det er det smukke ved ERP-systemer, at de samler alle dine processer og flows i ét system. Uanset hvilken type virksomhed du driver, kan du få alle dine processer til at køre mere gnidningsløst og uden fejl, men der er én proces, som alle organisationer har, og hvor der er meget at vinde ved at digitalisere og flytte til skyen: økonomi. Ved at automatisere finansielle processer og arbejdsgange kan du lade tallene arbejde for dig, i stedet for at du skal arbejde for at producere og administrere dem. Med et moderne cloudbaseret forretningssystem kan du frigøre din fulde kraft og arbejde både smart og bæredygtigt.

Digitalisering af processer resulterer i hurtigere og mere effektive flows med færre fejl. Manuel indtastning og dobbeltarbejde øger risikoen for fejl og mangler, og når det drejer sig om store mængder, kan selv små fejl løbe op i store summer. Ved at flytte til en cloud-løsning og automatisere dine administrative flows kan du eliminere den slags fejl. Den anden bonus er, at det også frigiver tid til, at dine finansfolk kan være kreative, strategiske og produktive i stedet for at vende papirer.

Mens vi taler om at lade økonomimedarbejderne gøre det, de er bedst til, er der én ting, de ikke behøver at gøre, nemlig at grave tal frem til deres chefer og ledelse. I en digital cloud-løsning som Visma.net er der enkle værktøjer og dashboards, som gør det muligt for performance managers og andre, der har brug for tal, selv at finde det, de skal bruge. Ud over at aflaste økonomiafdelingen fører det også til bedre kontrol, mere frihed, sparet tid og mulighed for hurtigere beslutninger for dem, der selv kan producere de tal og værdier, de har brug for. Cloud-løsningen betyder også, at data er tilgængelige, uanset hvor du og dine kolleger befinder jer. Sælgere og projektmedarbejdere kan nemt få adgang til og indtaste værdier, mens de er på arbejde, og du kan nemt få adgang til de oplysninger, du har brug for, uanset om du arbejder hjemme, er på forretningsrejse eller sidder fast i morgentrafikken.

En cloudbaseret digital løsning gør det ikke kun hurtigere og nemmere (og uafhængigt af sted) at finde de tal, du har brug for; når alle værdier føres ind i ét system, arbejder alle ud fra de samme nøjagtige oplysninger i realtid. Når du slipper for den langsomme manuelle registrering, kan du lettere styre din virksomhed baseret på de økonomiske resultater i stedet for at beskæftige dig med administration og rutine. Automatisk genererede rapporter giver dig de rigtige tal at arbejde med i stedet for de gamle manuelle KPI'er, som sjældent er opdaterede. Opdaterede og relevante KPI'er gør det nemmere for dig at fokusere på det, der virkelig giver resultater og værdi. Det giver dig mulighed for at arbejde mere effektivt og resultatorienteret, gøre dine kunder gladere, og sælgerne behøver ikke at vente på provisionen, fordi debitorerne ikke er opdaterede.

Traditionelle (og derfor langsomme) finansielle processer binder kapital. Langsomme procedurer og forsinkede fakturaer fastlåser penge, der kunne være brugt på langt mere rentable ting, i et økonomisk limbo. Det er ikke ualmindeligt, at virksomheder oplever, at 20-25 % af deres fakturaer er forsinkede. Det kan løbe op i millioner af dollars, der bliver viklet ind i hinanden som fisk i et net. Digitalisering og automatisering af timerapportering, ordrer og ikke mindst faktureringsprocessen fremskynder disse procedurer og rydder op, så der igen frigøres kapital. ERP-systemets evne til at automatisere rutiner øger faktureringshastigheden, så tiden fra leveret produkt/service til afsendt faktura forkortes. Systemet eliminerer også fejlene fra de manuelle processer, og med mere præcise fakturaer reduceres indsigelser mod fakturaerne, hvilket igen reducerer betalingstiden. Det bliver også lettere hurtigt at se, hvornår fakturaer er forfaldne, så der hurtigere kan følges op på dem. Det vil også være muligt automatisk at køre en proces med forfaldne sager med automatisk forbindelse til inkasso, hvis det er nødvendigt. Systemets søgemuligheder gør det også muligt at gå ned på kunde- og transaktionsniveau for at se, hvilke individuelle poster der er forfaldne, hvilket gør administrationen hurtigere og mere overskuelig.

Ved at lægge fakturahåndtering ind i et moderne cloudbaseret forretningssystem kan man frigøre millioner af dollars, som kan bruges på mere nyttige ting, spare tid og forbedre kunderelationerne.

Digitalisering af faktureringsprocessen frigør ikke kun kapital, den rydder også op i gamle langsomme, dyre og ressourcekrævende procedurer og sender dem til historien. At udfylde, printe, folde, kuvertere, stemple og sende en faktura manuelt tager tid, koster penge og er ikke særlig klimavenligt. Ved at gå over til en elektronisk faktureringsproces, hvor værdierne automatisk overføres fra de indtastede data i ERP-systemet til fakturaen, og derefter sende fakturaen elektronisk til modtageren (eventuelt som PDF eller digitalt via InExchange Network), sparer man både tid, penge og miljø. Hvor meget tid? Tiden varierer selvfølgelig afhængigt af din arbejdsplads, men fra meget tid i bedste fald til meget tid, hvis noget går galt (en defekt printer, og du kan kysse den eftermiddag farvel). Med hensyn til omkostninger har e-business-netværket beregnet, at der er en besparelse på mindst 10 SEK pr. kundefaktura, der sendes elektronisk. De har også lavet en miljøberegning, der viser, at en virksomhed, der modtager 1000 fakturaer om året, kan reducere sit CO2-aftryk med, hvad der svarer til en flyvetur til Thailand eller plantning af 250 træer, hvis den skifter til e-fakturaer.

Som vi nævnte tidligere, reduceres fejl og forsinkelser også. Kunderne får en nemmere håndtering. Du får bedre kontrol og søgbarhed, og du bliver også fremtidssikret i din fakturahåndtering. Det er allerede lovpligtigt at bruge e-fakturaer til fakturering af den offentlige sektor. Hvor lang tid vil der gå, før andre sektorer følger trop og gør det til standard? Der er ingen grund til at vente, men der er masser af fordele at hente ved e-fakturering.

• Du slipper for besværet med at have systemet på plads, og alt hvad det indebærer af IT-struktur, servere, der optager plads og skal vedligeholdes, drift, vedligeholdelse, fejlfinding m.m. Når du har din løsning i skyen, slipper du for alt det ekstra arbejde, fordi leverandøren tager sig af drift, vedligeholdelse, sikkerhed, opdateringer m.m.
• Du har altid den nyeste version og den bedste beskyttelse. En stor del af it-bøvlet i en virksomhed skyldes, at brugerne glemmer eller ikke har tid til at opdatere software og sikkerhedsprogrammer. I en cloud-løsning sker det automatisk på få sekunder, og en nyere version er tilgængelig. Ikke mere besvær og bekymring.
• Det er nemt at skalere op og ned og at tilføje nye funktioner, når der er behov for det. Cloud-løsninger er smidige, og du kan hurtigt tilføje nye brugere og funktioner. Eller nedskalere løsningen, hvis det er nødvendigt, du betaler kun for det, du bruger.
• Et abonnement på en cloud-tjeneste giver dig bedre kontrol over omkostningerne. Det er nemmere at planlægge og føre regnskab, og der kommer ingen uforudsete kolde gysere.
• Cloud-løsningen er mobil, hvilket gør det nemt at få adgang til oplysninger og funktioner fra enhver tilsluttet enhed (mobil, tablet, computer). Det letter fjernarbejde, projekter, arbejde med freelancere og andre midlertidige kompetencer, og det gør livet meget lettere for dem, der rejser meget i deres job.
• Skyen giver små virksomheder mulighed for at drage fordel af de samme teknologier som større organisationer. Størrelsen er ikke længere en barriere for at få adgang til avancerede funktioner. Samtidig giver skyen også større og mere komplekse organisationer mulighed for at modernisere i et hurtigere tempo. Et separat cloud-miljø tilbyder det samme høje niveau af tilpasning og konfiguration som tidligere lokale løsninger.

Visma.net er et cloudbaseret forretningssystem, der kan forbedre og effektivisere dine forretningsprocesser, så du kan arbejde med sjovere og mere rentable ting. Vi kan hjælpe dig med at spare tid, spare penge, beskytte miljøet, arbejde bæredygtigt og ikke mindst nyde dit arbejde mere. Kontakt os, så fortæller vi mere!