Så skapar du en förfrågan som ger dig helt rätt affärssystem

Ett bra underlag är väldigt viktigt för att kunna hitta rätt affärssystem. Så här skapar du en träffsäker förfrågan som ger dig den perfekta lösningen som leder till ökad framgång. Missa inte våra värdefulla tips!

Du har säkert insett hur värdefullt ett nytt affärssystem är för att effektivisera verksamheten, uppfylla era behov, nå era mål snabbare och för att möta framtida utmaningar. Har ni gjort ett bra förarbete har ni säkert också satt ihop en projektgrupp som har tagit fram en kravspecifikation över vad det är ni behöver. Då är det dags för nästa steg, att gå ut till leverantörerna med en RFP (Request for Proposal). Som man frågar får man svar heter det ju, och så här skriver du en grundlig och genomtänkt förfrågan som ger dig helt rätt affärssystem och hjälper dig att nå nya framgångar.

Därför behövs en RFP

Att prata med leverantörer innebär ofta att sitta och lyssna på föredrag om alla de fantastiska saker deras produkt kan göra. Men vill du få det bästa affärssystemet för din verksamhet så bör diskussionen istället fokusera på era behov. Med en noggrann RFP där era krav, behov och prioriteringar är tydligt sammanställda blir det lättare för leverantörerna att förstå hur det ser ut på ditt företag, vad ni har för mål och utmaningar och vad ni förväntar er att systemet ska göra. Er förfrågan gör det helt enkelt lättare för leverantören att få en förståelse för vad ni behöver så att de kan erbjuda er helt rätt lösning.

Beskriv er verksamhet

Första steget i en RFP är att berätta vem ni är och vad ni gör. Börja med relevant information som var ni finns, hur länge ni har varit verksamma, information om marknaden och branschen m.m. Gå sedan in på den typ av information som påverkar ert val av affärssystem, det hjälper leverantörerna att fokusera på era processer, behov och förväntningar. Ta till exempel med:

• Hur strukturen och kulturen inom ert företag ser ut. Vilka avdelningar ni har, hur de jobbar och vilka av dem som växer snabbast. Nyckelpersoner inom verksamheten, deras bakgrund och behov. Vad som skiljer er från konkurrenterna i samma bransch och gör er unika.

• Varför ni tänker skaffa ett nytt affärssystem. Olika verksamheter har olika skäl till varför det är dags att skaffa eller byta system. En del behöver möta nya behov från kunder och leverantörer. Andra växer och behöver en ny kostym som kan växa med dem. Många vill effektivisera genom att digitalisera och automatisera rutiner och processer. Om leverantören förstår skälen bakom investeringen blir det lättare att ta fram ett passande förslag.

• Om ni har ett system i dagsläget, ta i så fall med vad det inte längre klarar av och vilka delar av det systemet ni inte kan vara utan.

• Vilken typ av lösning ni är ute efter. Om ni tänker skaffa efter en installerad lösning är information om hårdvara och servrar viktig. Är ni istället ute efter en molnbaserad lösning är information om nätverket avgörande.

Lista era affärskrav

Sedan är det dags att berätta för leverantörerna vad du vill att det nya affärssystemet ska göra. Ta gärna med flöden och diagram som beskriver era processer, till exempel produktion, inköp, lagerhållning, transporter etc. Då får leverantören en bakgrund till systemkraven. Ta sedan med:

• Vad ni vill att systemet ska göra, till exempel kostnadseffektiviseringar, snabbare och säkrare processer, bättre analyser, automatiseringar, samla alla processer och alla data i ett gemensamt system etc. Har ni sammanställt en kravspecifikation (och det borde ni ha) är det här rätt ställe att bifoga den. Ju mer leverantören vet om vad det är ni behöver, desto lättare blir det att presentera en unik och passande lösning.
  
  
• Vilka typer av funktioner och krav olika delar av er verksamhet har.
  
  
• Vilka mätbara mål lösningen förväntas uppfylla.
  
  
• När lösningen behövs. Nu, inom ett halvår, om ett år o.s.v. Ta även med om alla krav måste mötas direkt från första början eller om det går att implementera en anpassad lösning över tid.
  
  
• Vilka befintliga och externa system som finns och hur ni vill att det nya systemet ska integreras mot dem. Inkludera gärna programvaruspecifikationer för era befintliga lösningar och verktyg.

Förväntningarna på leverantören

Nästa steg är att ta upp de behov som du vill att leverantören ska möta utöver kraven på systemet, till exempel:

• Leverantörens projekt- och tidsplan. Inte bara för själva implementeringen av systemet, utan även för svar på er RFP, tid för att ta fram offert, installation, utbildningar o.s.v. Inkludera en deadline för när ni vill ha svar så att ni vet när ni kan sätta er och gå igenom alla underlag. Fråga även om vilka som kommer att vara inblandade i projektet. Vilken bakgrund och erfarenhet de har, förståelse för er bransch, vem som är inblandad i vilket steg av projektet etc.
  
  
• Begär in kundcase och referenser, helst minst tre projekt. Be om att exemplen ska motsvara era utmaningar, förväntningar och behov så mycket som möjligt för att ge en jämförelsebar bild. Begär också in kontaktuppgifter till referenserna så att ni kan följa upp, ställa frågor, göra jämförelser o.s.v.
  
  
• Ta reda på vilka nivåer av support, service och stödtjänster leverantören erbjuder. Vad som ingår, vilka avtal som finns och vad de omfattar etc. Fråga också om de erbjuder något slags forum där användare kan dela med sig av tips och idéer samt kan ställa frågor sinsemellan.
  
  
• Ta även med förväntningarna på ekonomisk information från leverantören, till exempel om licensiering, betalningsvillkor, support och underhåll m.m. Det här brukar tas upp i en offertförfrågan men det kan vara bra att redan nu bedöma leverantörens ekonomiska förmåga och rutiner.

Utvärdera svaren

Efter att leverantörerna har fått er RFP så sammanställer de svaret på er förfrågan. Samla ihop alla de svaren och utvärdera dem för att komma fram till vilka leverantörer som är mest passande och kan gå vidare till en offertförfrågan. Börja med att titta på hur de bemöter de krav som ni har prioriterat högst. Kan någon leverantör inte uppfylla era viktigaste krav sorteras den bort. Gå sedan igenom de kvarvarande leverantörernas svar på de övriga punkterna. Vilka som framstår som mest intressanta beror på vad du värderar mest med lösningen. Kanske är ett brett stöd för funktioner och anpassning mest lockande eller så föredrar du färdiga lösningar med färre funktioner men som är snabbare och enklare att börja jobba i. Det är bara du som vet vad som kan göra din verksamhet mest effektiv och framgångsrik, och med hjälp av din noggrant framtagna förfrågan så kommer du att hitta den bästa lösningen för just ditt företag.