Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem del 2: beräkna avkastningen

Alla stora inköp behöver en bra kalkyl som underlag för att avgöra om det är en bra eller dålig investering. Inte minst när det gäller något så avgörande som ett nytt affärssystem. I det första inlägget gick vi igenom vilka kostnader som behöver tas med i kalkylen för att få fram en korrekt ROI. I det här inlägget ska vi kika på den lite roligare biten, avkastningen och vinsterna.

Så gör du en prognos för avkastningen i er ROI

Du behöver vara minst lika grundlig på den här sidan av ROI-kalkylen som när du räknade på kostnaderna. Du kommer att stöta på många frågor och variabler. Till exempel om systemet ökar intäkterna, minskar utgifterna eller en kombination av båda? Vilka verktyg och funktioner tillför vilken typ av värde, och för vem?

Varje verksamhet är unik. Ett företag som baseras på lager och transporter har inte samma behov som ett som jobbar med mjukvara och utveckling. Så det är bara du som kan se var vinsterna ligger. En bra utgångpunkt är funktionerna som ni listade i kravspecifikationen. Ge dem mätvärden och du kan börja räkna på avkastningen för det nya affärssystemet. Du kommer troligtvis också att hitta vinster som du inte förväntade dig. Det är det som är så roligt med nya lösningar, de kan mycket mer än man kan föreställa sig. Inte minst när ni väl börjar använda det nya systemet.

Här är några av alla de fördelar ett nytt affärssystem för med sig.

Effektivisering för bättre ROI

En av affärssystemets främsta fördelar är förmodligen effektiviseringsmöjligheterna det för med sig. Administration och manuella processer tar väldigt mycket tid och binder upp resurser och kompetens som hade kunnat användas till mer värdeskapande saker. När du förenklar krävande flöden kan du kapa kostnader för övertid och extrahjälp. Du eliminerar även riskerna för misstag och förvanskade uppgifter som följer med en manuell datainmatning. När du automatiserar processerna frigörs massor med tid och resurser som kan användas till bättre och mer vinstsskapande saker. Även produktion, försäljning, lager, leverans, ekonomi m.m. blir snabbare och effektivare när allting samordnas och automatiseras i ett system. När alla kan ta del av samma relevanta och exakta data kan de göra sitt jobb bättre och snabbare.

Oavsett om ditt företag skapar fågelholkar, appar eller redovisningstjänster så kapar affärssystemet omvägar och uppförsbackar. Det eliminerar kostsamma onödigheter och gör verksamheten så smart, slimmad och lättarbetad som möjligt.

Bättre data och analys

När all data i verksamheten samordnas i systemet blir den gemensam, relevant och lättåtkomlig. Det hjälper er att skapa mer exakta prognoser. Systemets verktyg för dataanalys och företagsresursplanering hjälper er att ta fram realistiska uppskattningar, relevanta nyckeltal och träffsäkra prognoser som gör att ni kan ta snabbare och klokare steg in i framtiden.

Möjlighet till fler och bättre kunder

Kunderna har alltid höga förväntningar på det senaste. De jämför leverantörer och söker sig till de som kan möta deras behov. Till exempel möjligheten till online-handel, automatiska e-fakturor, orderläggning via EDI m.m. Får kunderna en bra service som möter deras förväntningar trivs de, förblir lojala och rekommenderar er till andra. Potentiella kunder kan bli nya kunder tack vare det nya systemet. Dataanalysverktygen ger dessutom nya möjligheter att ta fram relevanta och skräddarsydda erbjudanden som driver till fler och större köp.

Effektiv lagerhållning

Det är svårt att hålla ordning på ett lager, och det kan sluka resurser och kapital. Antingen finns inte det som behövs hemma, med irriterade kunder som följd. Eller så ligger det så mycket på hyllorna att produkterna binder upp kapital som hade kunnat investeras i mer lönsamma saker. Att lägga in lagerhanteringen och alla dess processer i affärssystemet (Visma.nets modul Logistics är framtagen just för effektiv lagerhantering) strömlinjeformar leveransprocesserna. Det leder till att all information är exakt och i realtid. Samtidigt automatiseras mycket av jobbet så att resurser frigörs. Något som leder till mer nöjda kunder som bonus.

Du läsa mer om vinsterna med ett smartare lager i vårt inlägg Därför ska du flytta lagerhanteringen till molnet.

Bättre fakturahantering

Långsamma processer mellan order, fakturering och betalning kan kosta miljontals kronor i bundet kapital. En manuell hantering leder också till att fel smyger sig in och orsakar invändningar och förseningar. Att automatisera faktureringsprocessen med hjälp av affärssystemet gör att fakturorna går iväg snabbare (helst om ni använder funktionen för e-faktura, som sparar massor i tid och porto). När uppgifterna blir korrekta från början minskar de försenade betalningarna. Sökbarheten och exaktheten i systemet leder till en mycket snabbare och tydligare hantering, med resultatet att stora summor bundet kapital frigörs och kan användas för att öka tillväxten i verksamheten. Även ekonomipersonalen får mer utrymme när de slipper att drygt pappersarbete och att hantera invändningar. Då kan de istället använda sin kompetens till strategiskt värdeskapande arbete.

Andra värden och vinster med ett nytt affärssystem att ta med i er ROI

• Det blir lättare att nå och attrahera viktiga talanger med värdefull kompetens.
• Ni kan driva verksamheten mer effektivt utifrån korrekta och relevanta resultat. När alla kan använda sig av korrekta nyckeltal blir det ett tydligare fokus på det som skapar värde.
• Mer effektiva och lönsamma transporter.
• CFO:n får stöd och verktyg att analysera data som kan användas till att förutse företagets finansiella framtid.
• En webbaserad molnlösning (till exempel Visma.net) gör att systemet går att komma åt var än man befinner sig. Något som förenklar och effektiviserar distansarbete, jobbresor, kundmöten, samarbeten och mycket mer.

Dags att beräkna ROI

Nu har du noggrant utarbetade siffror för både kostnaderna och avkastningen på affärssystemet och kan beräkna avkastningen efter formeln ROI = (avkastning minus kostnader). Det är en bra idé att låta ekonomiavdelningen samordna alla uppskattade värden för att få ett gemensamt perspektiv. Nu går det att se hur mycket ni tjänar på investeringen i jämförelse vad ni initialt lägger ned. Offerter ser alltid mer godtagbara ut när ni ser de högre vinsterna i längden.

Systemet för även med sig vinster som är svåra att räkna om till kronor och ören. Till exempel mer arbetsglädje och motivation när det går att automatisera tråkiga arbetsuppgifter och fokusera mer på stimulerade arbete. Nya affärssystem handlar inte bara om vinster och besparingar, utan även om att jobbet blir lättare och roligare.

Vill du veta mer om vad ett nytt affärssystem kan göra för din verksamhet? Kontakta oss på Traventus, så berättar vi mer!