Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem del 1: beräkna kostnaderna

Att investera i ett nytt affärssystem är i princip alltid en lönsam affär. Samtidigt är det viktigt att få med alla siffror för att kunna välja rätt lösning och få bästa möjlig avkastning. Så här gör du en ROI kalkyl på vad du kan tjäna på ditt nya system. Vi börjar med kostnaderna.

Nya lösningar – nya möjligheter

Det är ett klokt drag att investera i ett nytt affärssystem. I en undersökning från 2018 var det mer än tre fjärdedelar av de tillfrågade företagen som använde system äldre än tio år. Det har hunnit hända mycket på den tiden. Om du jobbar i en föråldrad lösning kan kan du missa värdefulla möjligheter till effektiviseringar och besparingar. Till exempel smarta analysfunktioner som ger bättre strategiska beslut, verktyg som gör medarbetarna mer produktiva och nöjda, och många andra vinster.

Att investera i ett nytt affärssystem är dock en större investering än att beställa hem en ny kopiator. Det krävs ett noggrant förarbete för att kunna välja rätt lösning som gör största möjliga nytta och som betalar sig optimalt i längden. Här är därför en guide över hur du beräknar ROI på ditt nya affärssystem.

Börja er ROI med en kravspecifikation

Under inköpsprocessen kommer du förmodligen att möta en rad leverantörer som berättar allt om vad deras fantastiska produkt kan åstadkomma. Men det viktiga för att ta ett sunt köpbeslut och göra en korrekt kalkyl är vad ni har för krav på funktionalitet. Så för att fokus ska hamna på era behov istället för på leverantörens produkt behöver ni sammanställa en kravspecifikation över vad affärssystemet ska kunna. Sätt gärna ihop en projektgrupp där alla avdelningar inom verksamheten är representerade. Ofta är det huvudsakligen IT och ledningen som tar ansvaret för investeringen, men det är viktigt att alla de som kommer att jobba med systemet får vara med och forma beslutsunderlaget. Det är trots allt de som har de bästa insikterna i var det går att göra de främsta effektiviseringarna.

När du räknar ut ROI är det också viktigt att alla beräkningar är enhetliga. Ofta är det så att olika avdelningar inom verksamheten definierar kostnader och avkastning på sätt som är typiska för deras område. Att samla representanter för alla inom verksamheten underlättar att sätta ihop en korrekt kalkyl.

Lista era behov

Sätt sedan ihop en lista över era behov och önskemål som systemet ska klara av att möta. Var noggranna och detaljerade så blir det enklare att hitta en passande lösning baserad på relevanta siffror. Ta till exempel med faktorer som:

• Vilka är våra mest betydande och unika behov? Vad är det för system och processer som vi inte kan klara oss utan?
• Vad saknar vi i dag och hur begränsar vårt nuvarande system oss?
• Hur ser framtiden ut? Vilka är våra långsiktiga mål och hur ser strategin ut för att nå dem? Hur kommer vi att växa och utvecklas under de kommande åren och vilka nya behov innebär det?
• Vilka processer behöver vara skalbara och agila?
• Vilka krav på lagar och förordningar behöver systemet möta?
• Vad är den bästa lösningen för just vår verksamhet, en installerad lösning som vi själva ansvarar för, eller en molnlösning med SaaS-abonnemang?

Ytterligare en fördel med en väl utarbetad och detaljerad kravspecifikation är att den utgör ett tydligt underlag för avtalet med leverantören. Är ni väldigt specifika i vad det är ni behöver undviker ni tvetydigheter samt missförstånd. Det blir en snabbare och tydligare inköpsprocess.

Beräkna kostnaderna (ROI)

När ni vet vilken typ av lösning ni behöver är det dags att sätta sig ned och räkna ut kostnaderna för investeringen till er ROI. Även här lönar det sig att vara noggrann. Det är lätt att stirra sig blind på själva prislappen på systemet och tro att det är den enda utgiften. Men det är många kostnader som behöver tas med i kalkylen. En del av dem är tydliga och lätta att sätta siffror på, medan andra kan vara svårare att ta fram. Ju bredare perspektiv desto mer korrekt kalkyl. Här är de viktigaste områdena att ta med för att kunna göra en korrekt kostnadsberäkning.

Initiala kostnader

Det här innefattar mer än bara priset på systemet och installationen. Det kan vara lätt att missa nödvändiga tilläggsmoduler och kompletterande funktioner. Här kommer belöningen av att involvera alla avdelningar från första början så att de kan få med sina behov för att kunna effektivisera. Tänk utifrån hela företagets specifika behov för att få en så korrekt siffra som möjligt.

Abonnemangskostnader

Om du väljer en molnbaserad SaaS-lösning (som till exempel Visma.net) behöver du få med licensavgifterna på lång sikt i kalkylen för att få en korrekt ROI. För att få fram den här siffran slår ihop månadskostnaden för abonnemanget med det tidsperspektiv som du räknar att systemet kommer att användas.

Underhållskostnader

Väljer ni en lösning som installeras på plats behöver drift och underhåll tas med i ROI. Eftersom ett affärssystem hela tiden utvecklas efter nya behov inkluderar den här posten även framtida uppgraderingar, nya funktioner och moduler, utbyggnad av hårdvara och nätverk, supportavtal etc. Ett enkelt sätt att få fram den här beräkningen är att ta underhållskostnaderna och slå ihop dem med systemets förväntade livslängd. Alternativt minst sju år framåt.

Utbildningskostnader

Även om nya system är enkla att använda och kommer med massor av supportmöjligheter, självhjälp och användarforum så behöver ni en initial utbildning. När ni kan systemet så kan ni också använda det så effektivt som möjligt. Även om driftsättning och utbildning ingår i de flesta leverantörsavtal så kan utbildningsperioden innebära att du behöver betala övertidsersättning eller ta in tillfällig hjälp för att täcka upp. Räkna även med viss nedsatt effektivitet under introduktionstiden medan användarna sätter sig in i det nya systemet.

Konsultkostnader

Bästa sättet att få ut optimalt med nytta ur affärssystemet, och få det skräddarsytt efter just er verksamhet och era behov, är att samarbeta med verksamhetskonsulter. De hjälper er att skapa en så harmonisk och effektiv användning av systemet som möjligt. Beräkna vilka tjänster ni kan behöva, och hur länge. Ta reda på kostnader för konsulttimmar, serviceavtal etc.

Nu när kostnaderna är uppskattade och sammanställda är den tunga och tråkiga biten av ROI-kalkylen gjord. Nu är det dags för nästa del av uträkningen, vinsterna och avkastningen. Det går vi igenom i nästa inlägg.