Vad är ett affärssystem? och 11 fantastiska fördelar som medföljer

Affärssystem kan också gå under namnet ERP-system. ERP står för Enterprise Resource Planning. Du har säker fått höra förr att du genom att implementera ett ERP-system kan vinna många fördelar. Du har kanske hört att det kan öka effektiviteten? Förbättra produktiviteten, minska kostnaderna, automatisera processer, minska misstag och dubbelarbete och göra livet lättare i största allmänhet? Vem har råd att inte åka med på digitaliseringståget i dessa dagar? Pratar inte alla säljare om hur du kan spara tid och pengar, oavsett om det rör sig om kaffeautomater eller mjukvara?

Låt oss bryta ned vad ett affärssystem är, och allt som det kan göra för dig och din verksamhet. Sen kan du själv avgöra om ERP-system är något för dig eller bara struntprat. Här är 11 fördelar med ett modernt affärssystem.

1. Allting blir mer effektivt

Ett ERP-system är en lösning som integrerar alla avdelningar och funktioner i ditt företag. Ett enda system kan serva alla de olika avdelningarnas särskilda behov. Det hjälper användarna att navigera komplexa processer. Det förbättrar för funktioner som produktion, beställning, lager och leverans. Det effektiviserar ekonomiska processer och gör projektarbete mycket smidigare. Det är ett flexibelt samordningsverktyg som gör att du kan växa och förbli agil när du tar allt större kliv in i framtiden. Systemet eliminerar repetitiva administrativa processer, förhindrar dubbelarbete och minskar behovet av att mata in information manuellt rejält.

Ett ERP-system effektiviserar dina affärsprocesser och gör det enklare för ditt företag att samla in och analysera data som leder till bättre beslut. Oavsett vilken avdelning det rör sig om. Kan det koka kaffe snabbare? Nej (inte än i varje fall), men det kommer att snabba upp allting annat så att du kan ta längre fikapauser.

2. Du får en bättre blick in i framtiden

Affärssystemets funktioner för företagsresursplanering ger användarna, och särskilt ledningen, verktyg för att skapa mer exakta prognoser. Eftersom informationen inom systemet är så noggrann och uppdaterad kan ditt företag göra mer realistiska uppskattningar och mer effektiva prognoser snabbare. Det blir också lättare för alla att själva hämta ut rapporter via systemets dashboard, så att det går snabbare att agera på dem.

Ett kraftfullt ERP-verktyg för beslutsstöd är Business Intelligence (BI). BI hjälper dig att få ut mesta möjliga nytta av din data, på ett smart sätt. BI kan omvandla spridda och fragmenterade data till information och kunskap som låter dig ta bättre beslut.

(Du kan läsa mer om BI och hur du använder den så smart som möjligt här)

3. Det är ett suveränt botemedel mot växtvärk

Tiden går så fort. Det känns som det bara var igår ni gick ihop några kompisar för att satsa på er grymma idé, inklämda i ett simpelt kontor bara marginellt större än en garderob. Nu är ni ett företag med massor av anställda, avdelningar, projektgrupper, system och processer. Fantastiskt kul! Tills ni inser att någonstans under den här snabba utvecklingen så började alla i verksamheten att jobba på olika sätt i spridda system. Ekonomiavdelningen har ingen insikt i vad säljarna håller på med, ledningen utgår från annan data än projektgruppen och till slut undrar någon av era kunder irriterat om högerhanden vet vad den vänstra gör. Med ett affärssystem strömlinjeformas alla processer, rutiner, flöden etc. Alla i verksamheten jobbar med samma data, på samma sätt, har tillgång till samma insikter och kan dela med sig av allting i realtid.

Affärssystemet ger er en gemensam sanning som gör att ni kan växa smärtfritt och få alla delar att jobba i harmoni med varandra. Jobbar ni dessutom i en molnlösning som Visma.net, så har ni ett flexibelt och skalbart ERP-system som snabbt går att anpassa efter era behov. Det går att lägga till funktioner, data och användare i samma ögonblick som det behövs. Systemet växer med er.

Vill du veta mer om affärssystem i molnet kan du läsa vårt inlägg ”Därför är molnbaserade affärssystem perfekta för växande företag”.

4. Hejdå dubbelarbete!

Om du visste hur stort tidssvinnet är, när data dupliceras om och om igen i flödet från idé till kund, skulle du nog vilja stoppa klockorna. För att inte tala om att ständigt mata in samma information manuellt riskerar att bli som viskningsleken där datan börjar förvrängas och kommuniceras fel efter ett tag. Med automatiserade processer och rutiner går det undan. Tid och resurser kan läggas på bättre saker och informationen förblir korrekt genom hela flödet.

5. Kostnadsbesparingar

Hur bra är du på matte? Här är en ekvation värd att titta närmare på: automatiserade processer + gemensam och korrekt data i realtid + snabbare och mer exakta prognoser och beslut + smidigare samarbeten – störningar – förseningar – otydlig kommunikation = stora besparingar.

Bara att gå över till e-faktura kan spara upp till 10 kronor per faktura. Joakim von Anka skulle garanterat investera i ett affärssystem.

6. Högre säkerhet

Med ett gemensamt, integrerat ERP-system har du alla verktyg som du behöver för en hög datasäkerhet. Med en molnlösning (som Visma.net) ligger dessutom din data säkert på en centralserver med rejäla backup-funktioner. Systemet går dessutom lätt att anpassa efter vem som ska ha tillgång till vilken data. Med en bra leverantör slipper du dessutom hålla koll på alla lagar och förordningar; systemet och din leverantör ser till att allting är uppdaterat, tryggt och i linje med gällande förordningar.

7. Justerbar kostym

Affärssystem är skalbara och konfigurerbara. Det är enkelt att lägga till nya användare, funktioner, kapacitet och tredjepartslösningar allt eftersom din verksamhet växer och får nya behov. Du behöver inte skaffa en helt ny lösning bara för att det råkar gå bra för dig och att du hittar nya marknader. Affärssystem-kostymen är som gjord av spandex – väldigt flexibel och följer smidigt med i alla dina rörelser.

8. Rappa rapporter

Affärssystemet gör rapporteringen enklare, snabbare och mer anpassningsbar. Med förbättrade rapporteringsmöjligheter kan ditt företag lättare reagera på komplexa dataförfrågningar. Användarna kan dessutom köra sina egna rapporter utan att jaga hjälp från IT-folket, vilket gör att de sparar tid som kan användas till nyttigare saker.

9. Kundnytta

Dina kunder har höga förväntningar på hur de blir bemötta genom hela köpresan. De förväntar sig en strömlinjeformad upplevelse som är konsekvent oavsett om de pratar med någon i en butik eller på ett kontor, beställer online, kollar upp sin leveransstatus, kontaktar support, eller får rekommendationer. Det betyder att alla delar av din verksamhet behöver ett centralt data- och kommunikationsverktyg så att alla oavsett avdelning kan se kundens relevanta och aktuella kommunikation, transaktionshistorik, preferenser, servicehistorik etc. Inget gör en kund så glad som att bli uppmärksammad och proffsigt bemött.

10. Mobilitet

Det är många gamla fraser som hamnar på historiens soptipp. Som till exempel: ”Ska vi åka och hyra en video” eller ”Jag ska bara faxa det här”. Nu är klassikern ”Jag måste åka in till kontoret och fixa en grej” på väg dit också. Att ha lösningar och verktyg låsta till en plats fungerar helt enkelt inte längre i vår mobila era. Distans- och projektarbete blir allt vanligare. Ska du kunna jobba smart och effektivt behöver du kunna ha med dig dina verktyg i din telefon, surfplatta eller laptop. Ett molnbaserat affärssystem som Visma.net är webbaserat och åtkomligt var än du befinner sig. Det här underlättar distansarbete, resor, kundmöten, samarbeten och mycket mer. Du och dina kollegor kan ta reda på priser och lagerstatus, skicka beställningar, ladda ned kvitton och reseräkningar, hämta rapporter och granska data, och mycket mer, var ni än befinner er.

11. Ligga steget före

Att investera i ett affärssystem kanske kostar men vet du vad kostar ännu mer? Att inte hänga med. De i din bransch som tänker: ”Vi gör som vi alltid har gjort, det har ju fungerat hittills” kommer oundvikligen att missa de effektiviseringsfördelar, tidsvinster, insikter, synergieffekter och framför allt den kundnytta systemet innebär. Dagens kunder går till någon annan om deras behov inte tillgodoses. Var inte dinosaurien inom ditt område – var pionjären. Låt affärssystemet hjälpa dig att ligga steget före.