Håndtering av regnskapsfeil er en del av arbeidet til et forretningssystem. Hvis en feil batch eller bilag er registrert i Visma Business, kan dette korrigeres ved å reversere batchen. Dette betyr at du oppretter et nytt bilag som nøytraliserer den opprinnelige bestillingen og om nødvendig legger til en korrekt bestilling. Her er en veiledning som hjelper deg med å gjøre dette riktig.
1. Naviger til oppdaterte pakker
- Gå til Regnskap – Bilagsregistrering – Oppdaterte bunker. Finn bilaget/bilagene du vil korrigere/reversere, og velg disse linjene.
2. Velg stabelen som skal reverseres og opprett en ny stabel med reverserte poster
- Høyreklikk på raden og velg Behandling – Opprett ny pakke
- Etter at du har valgt å opprette en ny batch, vil det dukke opp en dialogboks med to alternativer for opprettelse av batchen. Kryss av for Bytt debet/kreditt og klikk OK.
- Gå nå til fanen Ikke-oppdaterte batcher. En ny batch er nå opprettet som inneholder samme bilagsnummer som den opprinnelige, men der debet- og kreditkontoene er reversert.
3. Se gjennom og oppdater den nye pakken
- Gjennomgå batchen og sørg for at den har riktige datoer, kontoer, beløp osv.
- Send nå pakken/kvitteringen i posten («kaffekopp»).
- Du har nå nøytralisert den opprinnelige kupongen.
4. Opprett en korrigert pakke
Neste steg er å korrigere det. Dette gjøres ved å gå til Oppdaterte partier, velge den partien eller bilaget på nytt, høyreklikke og deretter velge Behandling – Opprett ny parti/Opprett ny bilag. Denne gangen må du ikke merke av i boksen Endre debet/kredit, bare klikk OK.
- Gå tilbake til Oppdaterte pakker og velg den opprinnelige pakken på nytt.
- Høyreklikk og velg Behandling → Opprett ny batch . Denne gangen må du ikke merke av i boksen Bytt debet/kreditt, bare klikk OK.
5. Legg inn korreksjonen
- Endelig kan du nå gå tilbake til Ikke oppdaterte pakker
- En ny batch opprettes, og du kan nå gjøre endringer, som å endre beløpet eller endre fakturanummeret.
- Bokfør pakken/kvitteringen
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Spørsmål: Hva skjer etter at jeg snur en stabel?
Svar: Det opprettes automatisk en ny kupong som speiler den opprinnelige kupongen for å nøytralisere effekten av den første registreringen.
Spørsmål: Er det noen restriksjoner på å snu en stabel?
Svar: Ja, du kan ikke reversere en batch hvis den er låst, for eksempel hvis perioden allerede er lukket eller hvis noen poster er koblet til andre moduler.
Spørsmål: Hvordan vet jeg at svingen er registrert riktig?
Svar: Etter at du har snudd bunken, skal den nye speilede bilagslisten vises i listen over bilag. Sjekk at beløpene og kontoene samsvarer.