Sjekkliste - Slik forbereder du deg på et nytt ERP-system

Å anskaffe et nytt ERP-system er en stor og viktig investering. For å være sikker på at du får den riktige løsningen som passer din virksomhet og oppfyller alle dine behov (både i dag og i fremtiden), er det viktig å gjøre hjemmeleksen din. Derfor har vi satt sammen en sjekkliste med de viktigste punktene som må krysses av før du bestemmer deg for hvilken løsning du skal investere i. Hvis du følger dem, bør du ha et godt grunnlag for å få et system som øker effektiviteten, reduserer kostnadene, øker produktiviteten og gjør arbeidet enklere og morsommere. Det lønner seg alltid å tenke seg om først.

Punkt 1 - Sett opp en liste over krav

Det er mange grunner til at det er en klok investering å anskaffe et nytt forretningssystem. Automatisering av prosesser sparer tid og ressurser som kan brukes til bedre ting, effektivisering på områder som lager, fakturering, transport og produksjon fører til kostnadsreduksjoner og kvalitetsforbedringer, analyseverktøy gir mer pålitelige prognoser som fører til bedre beslutninger, smarte løsninger gir mer fornøyde kunder osv. Det viktigste er at du har god innsikt i virksomheten din og dens unike behov. Dette er gode ting å ha i bakhodet når du setter sammen kravlisten.

• Gå gjennom hvilke forretningsprosesser dere har, og hvor flaskehalsene befinner seg. Hvor kan dere bli mest effektive?
• Finnes det et system som allerede er på plass? Hva er i så fall problemet med det? Hvilke behov kan det ikke lenger oppfylle?
• Hva er de viktigste behovene og forretningsutfordringene dine? Ikke bare i dag, men også i fremtiden? Dette er viktig å ha i bakhodet for å finne en løsning som vil gi verdi på lang sikt.
• Sett sammen dine behov og krav, og prioriter dem deretter.

Punkt 2 - Opprett en arbeidsgruppe

Når kravlisten er ferdigstilt, er neste trinn å danne en arbeidsgruppe som fungerer som et innkjøpsteam som kontakter og evaluerer ulike leverandører. Husk dette når du setter sammen gruppen:

• Inkluder representanter fra alle avdelinger, slik at alles behov og synspunkter blir tatt med i evalueringen. Det er viktig å inkludere brukerne i utvelgelsen, det er tross alt de som skal jobbe i systemet.
• Utnevn en prosjektleder (for eksempel deg selv), en kontaktperson som skal ha kontakt med leverandørene, og gjerne en representant fra ledergruppen, slik at de beslutningene gruppen tar, har støtte fra dem.
• Vurder om du trenger eksterne konsulenttjenester for å ta gode beslutninger, og i så fall i hvilket omfang.

Punkt 3 - Utarbeid en systemspesifikasjon

Arbeidsgruppens første oppgave er å samle inn informasjon om den nåværende situasjonen i organisasjonen din og hvordan løsningen du velger, skal integreres med de eksisterende systemene. Dette er viktig for at leverandøren skal kunne utvikle en løsning som virkelig passer til din organisasjon. Ting du bør ta med, er for eksempel

• Hvilken maskinvare og hvilke nettverk som er tilgjengelige i dag.
• Hvor mange brukere skal jobbe i systemet, og hva er de mulige behovene for å kunne skalere opp løsningen i fremtiden?
• Krav til integrasjon med dine eksisterende systemer.
• Mulige behov for mobile løsninger (tilgang til systemet via bærbare enheter) og kompatibilitet med andre enheter, for eksempel skannere.
• Hvilken type løsning du skal velge; en installert løsning der leverandøren implementerer og du deretter overtar driften, en hostet løsning der leverandøren også håndterer driften etter installasjonen, eller en nettbasert skyløsning der systemet og alle data ligger i skyen og leverandøren håndterer all drift og oppdatering.

Punkt 4 - Gjennomgå de andre leverandørtjenestene

Det er ikke bare selve systemet du bør snakke med leverandørene om. For å finne den leverandøren som passer best, må du også ta opp ting som

• Hvilken opplæring er nødvendig etter implementeringen? Hvor omfattende er den, og hva omfatter den?
• Hva er support- og vedlikeholdsløsningene? Finnes det supportavtaler, og hva er de i så fall?
• Kan leverandøren tilby proaktiv støtte i form av kunnskapsbanker, brukerfora osv.

Punkt 5 - Beregn avkastning på investert kapital

Nå er det på tide å beregne kostnadene og fordelene ved ditt nye ERP-system. Les innleggene våre om hvordan du beregner ROI, der vi går gjennom i detalj hvordan du får tak i alle de viktigste tallene for å kunne velge riktig løsning og få best mulig avkastning.

Så hor beregner du avkastningen på det nye ERP-systemet ditt - del 1: beregn kostnadene

Slik beregner du avkastningen på det nye forretningssystemet ditt - del 2: Beregning av avkastningen

Men kort sagt er det viktig å tenke på ting som:

• List nøye opp alle kostnader og fordeler, også de som ikke er åpenbare. Ta også høyde for endringer underveis og uventede kostnader.
• Beregn en tidsramme for avkastningen, og beregn deretter verdien av hvert systemkrav innenfor denne tidsrammen.
• Beregn og vurder balansen mellom kostnad og avkastning. Be gjerne økonomiavdelingen om hjelp til å få en nøyaktig og oversiktlig prognose.

Når avkastningsberegningen er ferdig, tar du den med til ledelsen slik at de kan godkjenne budsjettet for prosjektet, og du kan gå videre med å velge leverandør.

Punkt 6 - Liste og valg av leverandører

Nå er det på tide å finne potensielle leverandører av det nye systemet. Gjør så mye forarbeid som mulig, og les deg opp på dem. Gå gjennom leverandørenes nettsider, les deres referanser og kundecase, last ned guider, white papers og lignende. Besøk også nettsamfunn og fora der brukerne diskuterer ulike løsninger og lærer av sine erfaringer. Se spesifikt etter løsninger som brukes i akkurat din bransje.

Andre trinn i denne prosessen er:

• List opp potensielle leverandører basert på hvordan løsningene deres samsvarer med dine krav og behov.
• Deretter lager du en RFP (Request For Proposal) slik at de gjenværende leverandørene kan utvikle en passende løsning og tilbud. Les innlegget vårt "Slik lager du en forespørsel som gir deg et helt rødt forretningssystem" der du lærer alt om hvordan du skriver et godt dokument som hjelper alle parter med å komme frem til en best mulig løsning.
• Lag en endelig liste basert på svarene du mottar på RFP-en.

Punkt 7 - Velg leverandør

Nå er vi endelig kommet til det siste punktet, nemlig å velge hvilken løsning og leverandør som passer best for deg. Avgjørelsen du tar, bør ta hensyn til tre hovedfaktorer: ERP-systemets effektivitet, økonomien i investeringen og forholdet til leverandøren. Slik går du frem for å finne den løsningen som virkelig passer til dine behov.

• Ring alle de endelige leverandørene slik at de kan demonstrere produktene sine. Sørg for at alle involverte i organisasjonen er til stede ved hver demonstrasjon. Be også om referanser fra leverandørene.
• Gå gjennom all dokumentasjon og alle tilbudene du har mottatt. Ta hensyn til prioriteringene du har gjort i kravlisten, og sammenhold dem med tilbudene og svarene du har fått.
• Velg den løsningen som passer dine behov nå og i fremtiden, som gir mest mulig verdi og som kommer fra en leverandør som føles riktig.

Vi gratulerer! Nå er det bare å bli enige om vilkårene for kjøp og implementering av løsningen, så kan du ta virksomheten din til nye høyder ved hjelp av ditt nye ERP-system.