Tjekliste - Sådan forbereder du dig på et nyt ERP-system

At få et nyt ERP-system er en stor og vigtig investering. For at sikre, at du får den rigtige løsning, der passer til din virksomhed og opfylder alle dine behov (både i dag og i morgen), er det vigtigt at gøre dit hjemmearbejde. Derfor har vi lavet en tjekliste med de vigtigste punkter, der skal krydses af, før du beslutter dig for, hvilken løsning du skal investere i. Hvis du følger dem, bør du have et godt grundlag, som fører til et system, der øger effektiviteten, reducerer omkostningerne, øger produktiviteten og gør arbejdet lettere og sjovere. Det betaler sig altid at tænke først.

Punkt 1 - Udarbejd en liste over krav

Der er mange grunde til, at det er en klog investering at anskaffe et nyt forretningssystem. Automatisering af processer sparer tid og ressourcer, som kan bruges til bedre ting, effektivisering af områder som lager, fakturering, transport og produktion fører til omkostningsreduktioner og kvalitetsforbedringer, analyseværktøjer giver mere pålidelige prognoser, som fører til bedre beslutninger, smarte løsninger giver mere tilfredse kunder osv. Det vigtige er, at du har en god indsigt i din virksomhed og dens unikke behov. Det er gode ting at have i baghovedet, når man udarbejder sin kravliste.

• Gennemgå, hvilke forretningsprocesser du har, og hvor flaskehalsene er blandt dem. Hvor kan du være mest effektiv?
• Er der allerede et system på plads? Hvis ja, hvad er problemet med det? Hvilke af dine behov kan det ikke længere opfylde?
• Hvad er dine vigtigste behov og forretningsmæssige udfordringer? Ikke bare i dag, men også i fremtiden? Det er vigtigt at holde sig for øje for at finde en løsning, der giver værdi på lang sigt.
• Saml dine behov og krav, og prioritér dem derefter.

Punkt 2 - nedsæt en arbejdsgruppe

Når listen over krav er færdig, er næste skridt at danne en arbejdsgruppe, der fungerer som et indkøbsteam, der kontakter og evaluerer forskellige leverandører. Husk dette, når du danner teamet:

• Inddrag repræsentanter fra alle afdelinger, så alles behov og synspunkter kommer med i evalueringen. Det er vigtigt at inddrage brugerne i udvælgelsen, for det er trods alt dem, der skal arbejde i systemet.
• Udpeg en projektleder (f.eks. dig selv), en kontaktperson til at holde kontakt med leverandører og ideelt set en repræsentant for ledelsesteamet, så de beslutninger, din gruppe træffer, har deres støtte.
• Vurder, om du har brug for ekstern rådgivning for at træffe gode beslutninger, og i så fald i hvilket omfang.

Punkt 3 - Udarbejd en systemspecifikation

Arbejdsgruppens første opgave er at indsamle oplysninger om den nuværende situation i din organisation, og hvordan den løsning, du vælger, skal integreres med dine eksisterende systemer. Det er vigtigt for, at leverandøren kan udvikle en løsning, der virkelig passer til din organisation. Ting, du bør medtage, er f.eks:

• Hvilken hardware og hvilke netværk er tilgængelige i dag.
• Hvor mange brugere kommer til at arbejde i systemet, og hvad er de mulige behov for at kunne opskalere løsningen i fremtiden.
• Krav til integration med dine eksisterende systemer.
• Mulige behov for mobile løsninger (adgang til systemet via bærbare enheder) og kompatibilitet med andre enheder som f.eks. scannere.
• Hvilken type løsning du skal vælge; en installeret løsning, hvor leverandøren implementerer, og du derefter overtager administrationen, en hostet løsning, hvor leverandøren også administrerer driften efter installationen, eller en webbaseret cloud-løsning, hvor systemet og alle data ligger i skyen, og leverandøren administrerer al drift og alle opdateringer.

Punkt 4 - Gennemgå de andre leverandørers tjenester

Det er ikke kun selve systemet, du skal tale med leverandørerne om. For at finde den bedst egnede leverandør skal du også tage stilling til ting som:

• Hvilken træning er der brug for efter implementeringen? Hvor omfattende er den, og hvad omfatter den?
• Hvad er support- og vedligeholdelsesløsningerne? Er der supportkontrakter, og hvad går de ud på?
• Kan leverandøren tilbyde proaktiv support i form af vidensbanker, brugerfora osv.

Punkt 5 - Beregn ROI

Nu er det tid til at beregne omkostninger og fordele ved dit nye ERP-system. Læs vores indlæg om, hvordan du beregner ROI, hvor vi i detaljer gennemgår, hvordan du får alle de vigtige tal for at kunne vælge den rigtige løsning og få det bedst mulige afkast.

Så hor at beregne ROI for dit nye ERP-system del 1: beregn omkostningerne

Sådan beregner du ROI for dit nye forretningssystem del 2: beregning af afkastet

Men kort sagt er det vigtigt at tænke på ting som:

• Lav en omhyggelig liste over alle omkostninger og fordele, også dem, der ikke er indlysende. Tag også højde for ændringer i løbet af processen og uventede omkostninger.
• Beregn en tidsramme for afkastet, og forudsig derefter værdien af hvert systemkrav inden for denne tidsramme.
• Beregn og vurder balancen mellem omkostninger og afkast. Spørg gerne økonomiafdelingen om hjælp til at få en præcis og klar prognose.

Når ROI-beregningen er færdig, skal du tage den med til ledelsen, så de kan godkende budgettet for projektet, og du kan gå videre med at vælge leverandør.

Punkt 6 - Liste og udvælgelse af leverandører

Nu er det tid til at finde de potentielle leverandører af dit nye system. Gør så meget forarbejde som muligt, og læs op på dem. Gå igennem leverandørernes hjemmesider, læs deres referencer og kundecases, download vejledninger, white papers og lignende. Besøg også communities og fora, hvor brugerne diskuterer forskellige løsninger og lærer af deres erfaringer. Kig specifikt efter de løsninger, der bruges i netop din branche.

Andre trin i denne proces er:

• Lav en liste over potentielle leverandører ud fra, hvordan deres løsninger matcher dine krav og behov.
• Opret derefter en RFP (Request For Proposal), så de resterende leverandører kan udvikle en passende løsning og et tilbud. Læs vores indlæg "Sådan laver du en forespørgsel, der giver dig et helt rødt forretningssystem", hvor du får alt at vide om, hvordan du skriver et godt dokument, der hjælper alle parter med at nå frem til den bedst mulige løsning.
• Lav en endelig liste baseret på de svar, du modtager på RFP'en.

Punkt 7 - Vælg din leverandør

Så er vi endelig kommet til det sidste punkt, nemlig at vælge, hvilken løsning og leverandør der er den bedste for dig. Den beslutning, du træffer, bør tage højde for tre vigtige ting: ERP-systemets effektivitet, økonomien i investeringen og forholdet til leverandøren. Her kan du se, hvordan du finder den løsning, der virkelig passer til dine behov.

• Ring til alle de endelige leverandører, så de kan demonstrere deres produkter. Sørg for, at alle involverede i din organisation er til stede ved hver demonstration. Bed også om referencer fra leverandørerne.
• Gennemgå al den dokumentation og alle de tilbud, du har modtaget. Tag højde for de prioriteringer, du har foretaget på listen over krav, og match dem med de tilbud og svar, du har modtaget.
• Vælg den løsning, der passer til dine behov nu og i fremtiden, giver mest værdi og kommer fra en leverandør, der føles rigtig.

Tillykke med det! Nu skal I bare blive enige om vilkårene for køb og implementering af løsningen, og så kan I tage jeres virksomhed til nye højder ved hjælp af jeres nye ERP-system.