Hur digitalt är ditt företag? Kolla av mot digitaliseringsindex

Varje år sedan 2016 har Visma tittat på hur digitala svenska företag är. Nu är det dags för de senaste resultaten. Vismas digitaliseringsindex har tittat på flera centrala processer och frågat företagen hur långt de har digitaliserat dem. Resultatet? Digitaliseringen fortsätter att öka, men inte så fort och så långt som den kunde och borde.

Vi ska kika närmare på hur det går med digitaliseringen och varför inte alla nyttjar fördelarna med den. Du kan även själv testa hur du ligger till på digitaliseringsindex.

Vismas Digitaliseringsindex mäter graden av digitalisering och automatisering av ekonomiska och administrativa processer hos verksamheter med fler än 25 anställda. De beslutsfattare som har svarat har själva fått uppge hur långt deras verksamhet har kommit med digitaliseringen av sju processer. (Inkommande fakturor, attestflöde, automatisk betalning från betalningsförslag, utgående fakturor, reseräkning till lön, tidrapportering till lön samt automatiskt uppdaterade nyckeltal.) Digitaliseringsgraden anges efter en skala från noll till 100 procent hur långt digitaliseringen av respektive process har kommit. Medianen för årets index är 62,7 procent. Jämför vi med 2017 års index på 40,9 procent så ser vi att det går framåt. Men…

Medan Sverige är ett förhållandevis mycket digitalt land så blir vi omsprungna av våra nordiska grannar. Undersökningen visar att det är få som faktiskt digitaliserar sin verksamhet fullt ut. Det som prioriteras är processer som minskar risken för fel och förseningar, till exempel tidrapportering och attester. Men de digitala lösningar svenska företag använder kan göra så mycket mer. De har plattformarna och förutsättningarna för att digitalisera fullt ut, men använder bara en gnutta av de möjligheter som finns. Kort sagt, vi har verktygen, men inte insikterna att nyttja dem helt och hållet.

Du kan även själv se hur digital din verksamhet är genom att svara på sju enkla frågor i det här testet. Då kan du se hur du ligger till jämfört med andra svenska bolag.

Ett annat resultat från rapporten är att de verksamheter som har en hög digitaliseringsgrad också har högre lönsamhet per anställd. Det här är inte särskilt förvånande. Hela poängen med att digitalisera är ju att bli av med tidstjuvar och att öka effektiviteten. När tidsödande processer automatiseras kan företagets tid, resurser och kompetens istället läggas på att skapa värde. Ingen har någonsin blivit framgångsrik på att hålla på med administration.

Hur lönsamt är det då att ligga i framkant av digitaliseringen? Enligt rapporten så är skillnaden mellan ett företag som har ett digitaliseringsindex på 0-25 och företag med ett index på 50-75 hela 253 000 kronor i medianresultat per anställd. Inte småpotatis direkt. Och en god motivation att granska hur ni kan bli bättre på er digitalisering.

Läs gärna våra inlägg Har du råd att inte skaffa ett nytt affärssystem? och Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem om du vill veta mer om hur du kan öka din lönsamhet med digitala lösningar.

När Visma gör sitt digitaliseringsindex tittar de på sju centrala ekonomiska och administrativa processer. Vi ska titta närmare på de här processerna samt se hur det går att bli bättre på dem.

1. Inkommande fakturor. Den procentandel av verksamhetens fakturor tas emot helt digitalt direkt in i ekonomi- eller affärssystemet är i årets index 51 procent. 25 procent av de svarande i undersökningen säger att de inte har eller använder sig av den här processen. Just digitaliseringen av leverantörsfakturor är en process som har ökat stadigt i mätningarna. Inte så konstigt med tanke på att Nätverket för elektroniska affärer (NEA) uppskattar att det går att spara 77 kronor per faktura. Det finns alla anledning för företag att digitalisera fakturaprocessen.

• Utgående fakturor. Den procentandel av de fakturor som verksamheten skickar elektroniskt (det vill säga inte via mejl eller post) ligger i år på 57,1 procent. 11,9 procent av de svarande säger att de inte har eller använder sig av den här processen. Även digitaliseringen av utgående fakturor har ökat rejält. Här finns det också pengar att spara; 10 kr per faktura enligt NEA. De som inte har kommit igång med den här viktiga och lönsamma digitaliseringsprocessen säger att man inte har tid eller kompetens. Men det finns mycket tid att vinna och hjälp att få. Vill du veta mer om e-fakturor och alla dess vinster, läs då gärna vårt inlägg Därför ska du börja med e-faktura.
  
• Automatisk betalning från betalningsförslag. Den procentandel av mottagna leverantörsfakturor som betalas automatiskt direkt från ekonomisystemet, utan inloggning i internetbanken, ligger i år på 65,7 procent. 36,9 procent säger att de inte har eller använder sig av den här processen. Det här är en process som det inte har hänt så mycket med de senaste åren, vilket är väldigt synd. Det sker effektiviserings- och kvalitetsvinster samtidigt som säkerheten ökar när betalningsprocessen digitaliseras. Verktygen finns redan där om du väl har börjat digitalisera dina fakturaprocesser.
  
• Reseräkning till lön. Den procentandel av verksamhetens reseräkningar som görs digitalt i ett system avsett för detta är i årets index 57,1 procent. 44,7 procent säger att de inte har eller använder den här processen. Digitaliseringen av utlägg och reseräkningar har ökat rejält mellan 2017 och 2018. Det tackar ekonomiavdelningarna för eftersom de får avlastning och smidigare flöden. En annan bonus är mer kontroll och bättre styrning av vanliga kostnader och resekostnader. Vill du veta mer om hur det fungerar det med digital redovisning av reseräkningar, och allt du har att vinna på det? Läs då vårt inlägg Förenkla dina jobbresor – hantera reseräkningen i mobilen.
  
• Tidrapportering till lön. Den procentandel av medarbetarnas arbetstid som registreras digitalt i ett system avsett för detta ligger i år på 82,5 procent. Bara 22,5 procent säger att de inte har eller använder sig av den här processen. Automatiseringen av tidrapportering är en process som har ökat stadigt de senaste åren. Den brukar vara en ögonöppnare för hur mycket snabbare och effektivare det kan bli av att digitalisera en administrativ process. Dagens anpassningsbara och smarta lösningar kan också ge branschspecifik funktionalitet som gör processen ännu smidigare.
  
• Attestflöde. Den procentandel av företagets inkommande fakturor godkänns och attesteras helt digitalt är i årets index 87,2 procent. Bara 24,6 procent säger att de inte har eller använder sig av den här processen. Av de processer som granskas i digitaliseringsindex är ett digitaliserat attestflöde den process som svenska företag har kommit längst med. Att få ökad kontroll, färre flaskhalsar och möjligheten att kunna hantera allt på ett ställe är förmodligen motivationen bakom det. Vinster som självklart går att göra med de andra processerna också.
  
• Automatiskt uppdaterade nyckeltal. Den grad (%) som företagen säger sig ha digitaliserat processen med att ständigt ha tillgång till uppdaterade nyckeltal är i år på 53,9 procent. 37,6 procent säger att de inte har eller använder sig av den här processen. Automatiskt uppdaterade nyckeltal och digitalt beslutsstöd har ökat märkbart mellan 2017 och 2018, men det går att göra mycket mer. Här tror man att Business Intelligence kommer att bli en påskyndare av digitaliseringen. Vill du veta mer om hur en digitalisering av din verksamhet låter dig jobba smartare med nyckeltal, prognoser och trender kan du läsa vårt inlägg Därför är affärssystemet CFO:ns bästa vän.

Svenska företag har alltså kommit en bra bit på vägen när det gäller vissa processer, men missar de andra möjligheterna. Har du till exempel börjat med att attestera fakturor digitalt men inte digitaliserat den delen med hur fakturan kommer in, så missar du mycket. Om du granskar din verksamhet och ser på vilka andra ställen du kan göra digitaliseringsvinster kan du öka din lönsamhet. Automatiserar du bort onödig administration kan din kompetenta personal skapa mer värde, till exempel genom att analysera och ta klokare beslut, utveckla nya produkter och tjänster och ge bättre kundservice.

Vet du inte var du ska börja? Eller vilka vinster du kan göra med att digitalisera din verksamhet? Prata med oss på Traventus! Vi hjälper dig gärna att jobba smartare och roligare.