Så skapar man ett bra förvaltningsteam för sitt nya affärssystem

Går ni i tankar om att skaffa ett nytt affärssystem? Då är det någonting som ni bör känna till. Ju bättre och mer genomtänkt förvaltning, desto mer nytta och möjligheter kommer systemet erbjuda. Därför är det viktigt att vara noggrann och förutseende när man sätter ihop sitt förvaltningsteam. Rätt personer med rätt kompetens och rätt insikter kan göra mer än att bara ta väl hand om lösningen. 

Att driftsätta och överlämna lösningen efter en lång implementeringsprocess är inte att gå i mål. Det är en mycket bra början men arbetet fortsätter efter att leverantören lämnar över nycklarna. Som med alla andra stora investeringar är det långsiktiga värdet i dem starkt kopplat till hur väl man förvaltar dem. Det är här förvaltningsteamet spelar en avgörande roll. Deras jobb är att få ut mer nytta ur systemet än vad man trodde var möjligt.

Det här är förvaltningsteamets jobb

Det finns en mytbild om att förvaltningen av affärssystemet är något av ett vaktmästarjobb. Det vill säga mestadels sköta support och drift samt se till att allting fungerar som det ska. Systemförvaltning är betydligt mer omfattande och aktivt än så. Vet man vad som väntar blir det också lättare att sätta ihop ett effektivt förvaltningsteam som kan ta väl hand om lösningen och utveckla den till sin fulla potential. Här är några av de uppgifter och ansvarsområden som vanligtvis ingår i förvaltningen.

Upprätthålla kvaliteten

Att förvalta något handlar om att ta hand om sin investering genom att kontinuerligt förbättra den. Ett bra förvaltningsteam strävar ständigt efter att få ut mer värde ur systemet. Deras huvuduppgift är att dels se till att kvaliteten i lösningen upprätthålls, och dels att vidareutveckla den i takt med förändrade behov och nya möjligheter. Insikter under resans gång kan leda till att man önskar fler funktioner. Förändringar i organisationen kan kräva förändringar i lösningen och inte minst dyker det hela tiden upp nya funktioner som förbättrar systemet och erbjuder nya möjligheter. Det är förvaltningsteamets jobb att hela tiden hänga med  och utveckla lösningen. Så ser ni till att den ger största möjliga nytta både i dag och i framtiden.

Ständig utveckling och förbättring

Teamet har även som uppgift att finslipa lösningen i takt med att man får in feedback och förslag, upptäcker förbättringsmöjligheter och justeringsbehov och så vidare. Man ska alltid se över rutiner och processer för att se om det går att utveckla eller förfina dem ytterligare. De kan också utföra enklare förändringar och tillägg av funktioner utan att behöva ta hjälp av konsulter

Nya användare och behörigheter

Nya användare behöver utbildas och tränas i lösningen samt i hur verksamhetens affärsprocesser och datahantering fungerar. Användarbehörigheter behöver också läggas till eller ändras löpande i takt med att arbetsstyrkan förändras.

Löpande bevakning och uppdatering

Ett förvaltningsteam ansvarar även för hur data hanteras och att alla ändringar utförs, testas och dokumenteras. Inte minst behöver de prova alla processer efter ändringar för att säkerställa att allting fungerar som det ska. Kort sagt ser de till att det går att lita på systemet och att allt sker enligt ordnade former och följer relevanta regler. Den dokumentation som togs fram under implementeringsprocessen ska också förvaltas, uppdateras, kompletteras och finnas tillgänglig. Ett bra och aktuellt underlag är alltid värdefullt varje gång man ska ändra i eller komplettera systemet.

Upprätthålla relationer

Förvaltningsteamet bör också ha en nära och långsiktig relation med leverantören för att hålla sig insatt och uppdaterad. Det kan gälla nyheter, möjligheter, insikter från andra användare eller om att få tips och råd.

Vem bör ingå i ett bra förvaltningsteam?

När man ser hur mycket som faktiskt ingår i förvaltningsteamets arbete förstår man också hur viktigt det är att rätt personer är inblandade. Ett tips är att utgå från de som var inblandade i projektgruppen under implementeringen. De har varit med från början och vet vad behovet i det nya systemet var. De har även god förståelse för valet av det nya systemet. Vidare har dessa personer varit en viktig del under hela resan från behovsanalys till driftsättning. Då har de garanterat byggt upp såväl kompetens som nya insikter och förståelse. Inte minst har de byggt en relation med leverantörens konsulter och lärt sig av dem. De har vad som behövs för att förvalta lösningen på ett bra och aktivt sätt.

I övrigt är det bra om ett förvaltningsteam har följande medlemmar:

En systemägare

Med en utvald systemägare eller systemansvarig får man någon som håller samman teamet. Denna person ser till att kommunikation och samarbete flyter på som det ska.

Flera representanter

Välj ut representanter från de olika avdelningarna i verksamheten. Till exempel från ekonomi, lager, försäljning, tillverkning m.m. Gärna personer som är extra insatta i lösningen och kan fungera som processägare. De har förstahandsinsikt i vad som behöver slipas och justeras och vilka behov och idéer som finns. Dessa kan agera som en förlängd arm när det kommer till administrering och utbildning.

IT-kunniga

Förutom de dagliga funktionerna inom organisationens olika verksamheter och avdelningar handlar systemförvaltning också om den tekniska driften. Har man egen IT-personal bör dessa ingå i ett förvaltningsteam. I dag blir det dock allt vanligare att affärssystem och andra digitala lösningar levereras som molnlösningar. Då står leverantören för den tekniska miljön och underhållet av den, inklusive uppdateringar, säkerhet, backup med mera. Med molnbaserade system minskar det tekniska förvaltningsbehovet och man kan fokusera mer på att förbättra processer och funktioner hos användarna.

Det kanske viktigaste med förvaltningsteamet är att det tas på allvar. Dels  organisatoriskt: till exempel genom att ha en egen budget, en struktur och tydliga kanaler. Dels genom att deltagarna ser förvaltningen som ett aktivt arbete som tillför värde över lång tid. Som nämnt ökar värdet i en investering ju bättre man förvaltar den. Ett nytt affärssystem är tänkt att göra arbetet smartare, mer effektivt, roligare och mer lönsamt. Förvaltningsteamet är en mycket viktig del av den lösningen.

Vill du veta mer om vad ett nytt affärssystem kan göra för din verksamhet? Kontakta oss på Traventus, så berättar vi mer!