Så får du den agila projekthanteringen att fungera

• Fokuserar på individer och samspel istället för på metoder, processer och verktyg
• Anpassar er till förändringar framför att jobba efter en statisk plan
• Tar fram användbara resultat istället för omfattande dokumentation
• Satsar på att samarbeta nära kunden istället för att förhandla om kontrakt och avtal

Det här är som sagt ett lösare och friare sätt att arbeta jämfört med traditionell projekthantering. Du kanske undrar hur det går att hålla ihop ett projekt, som i regel är så beroende av struktur, tidplaner och tydliga mål och delmål, när ni jobbar agilt på det här sättet. Svaret på den frågan är att det handlar om agilt ledarskap, om att ge kundvärde och om att följa upp. Eftersom agilt arbete och digitalisering går hand i hand är det även viktigt att ha ett smart project management-verktyg också.

Traditionellt ledarskap handlar mycket om att sätta upp mål som är tydliga att mäta och leda medarbetarna mot dem. Agilt ledarskap handlar istället om att göra medarbetarna delaktiga i processen, hjälpa dem att förstå verksamheten eller projektet för att kunna vara med och jobba mot ett högre mål. För att projektteamet lättare ska kunna medverka och bidra behöver de planer som inte är för genomarbetade eller rigida. Projektet ska kunna vara snabbrörligt och lätt att anpassa till nya förutsättningar. Mer jazzdans än militärmarsch så att säga. Med rätt verktyg, som Visma.net Project Management, kan både du som ledare och dina medarbetare effektivisera projektet, ha all information som ni behöver snabbt och nära till hands, enkelt mäta rätt saker och inte minst kan ni enkelt lägga upp både den långsiktiga planen som behövs för projektstrukturen samt bryta ned aktiviteter i en detaljplan med ett kortare tidsperspektiv.

I Visma.net Project Management får alla i projektet en snabb och tydlig överblick med detaljerad information. Eftersom lösningen är molnbaserad finns all information tillgänglig oavsett var ni än är. Det blir fullt möjligt för alla i teamet att hantera projektet, resurserna, tidrapporteringen m.m. direkt i mobilen. Det här gör alla i teamet mer delaktiga och engagerade i projektet. Ni kan gå in och ändra på detaljnivå utan att förlora the big picture.

Det visuella verktyget i Visma.net Project Management visar vad som ska göras och i vilken ordning. Du som projektledare kan allokera tid och resurser på projektnivå och se vilka resurser som är tillgängliga, till och med söka på nyckelord för att hitta rätt kompetens. När dina medarbetare har möjlighet att gå in i verktyget för att skapa underfaser, aktiviteter och se de andra projektmedlemmarna, får de förutsättningarna som de behöver för att kunna arbeta agilt.

I den agila projekthanteringen är det inte bara medarbetarna som ska involveras djupare och bli delägare i projektet, även kunden ska bli en del av hur projektet drivs och utvecklas. När du engagerar kunden får ni en närmare kontakt och en bättre relation. Det ger er en möjlighet att bättre möta kundens önskningar och preferenser. Ni kan anpassa projektet under resans gång istället för att behöva lösa och ändra saker efteråt. Inte minst ger det kunden en bättre upplevelse och nöjda kunder är mycket värdefulla. De köper i regel mer av er, bryr sig mindre om kostnader och mer om vad de får, kommer med idéer och önskemål som gör det lättare för er att leverera precis vad kunden önskar, och inte minst så rekommenderar de er till andra.

För att kunna engagera kunden i det agila projektet behövs en bra kundhantering som ger er allt det underlag som ni behöver. Visma.net Project Management har kundhantering och säljstöd integrerat i systemet. Du får all kundinformation samlad på ett ställe; kontaktdata, historik, aktiviteter, säljprocesser och lönsamhet. Du har även möjlighet att synkronisera kalendern mot Outlook eller Google Kalender så att du kan skapa kalenderaktiviteter direkt på kundkortet. På kundkortet kan ni se avslutade och planerade aktiviteter, få en verksamhetsanpassad översikt, se hur projektet går och bli uppmärksammade på om det finns data som behöver uppmärksammas. Ni kan även se hur lönsam kunden är. I verktyget får ni alla förutsättningar för att skapa det perfekta kundsamarbetet som leder till ett bättre projekt och fler framtida samarbeten.

• Gantt-schema. Det är en illustration över hur projektet och faserna i det fortlöper, till exempel den arbetstid som är planerad för varje del, hur stor del av arbetet som är gjort respektive är kvar. Du kan bryta ned projektet på underfaser, avdelningsnivå och på projektledarnivå. Du kan även se hur beläggningen ser ut och filtrera fram personal med en viss kompetensnivå med hjälp av nyckelord. Det här verktyget gör det lättare för dig att allokera resurser under projektets gång, även om förändringar inträffar.
• Statusrapporter. Hur ser nuläget ut? Ta fram en statusrapport för att få en tydlig överblick över till exempel förlopp, deadlines, arbetstimmar, vad som är fakturerat m.m. Det här underlaget gör det lättare för dig att informera projektmedlemmarna, kunden, investerare, ledningen m.fl. om projektet och dess status. Du kan enkelt välja vilka värden och parametrar som ska visas beroende på vem som ska ta del av statusrapporten.
• KPI. Nyckeltal visar hur individer, företag eller projekt utvecklas i förhållande till sina uppsatta mål. I Visma.net Project Management kan du ta fram en mängd olika nyckeltal, till exempel pågående arbete, projekt som behöver följas upp, aktiva och potentiella kunder, prognos och försäljning denna månad, timmar och återstående fakturering. Projekthanteringsverktyget ger dig precis de nyckeltal som du och övriga i projektet behöver för att få full koll på läget.

För att ni enkelt ska kunna få fram just de värden som är viktiga för var och en inom projektet har verktyget en funktion för att kunna skapa en personlig användarpanel där du hittar den information som är relevant för just dig och ditt ansvarsområde, till exempel staplar, värden, och rapporter. Med full och skräddarsydd kontroll blir det lättare att kunna jobba agilt i projektet.

En av de stora bromsklossarna i ett projekt, och särskilt om ni ska jobba agilt, är tidrapporteringen och faktureringen. Ska ni kunna arbeta innovativt och flexibelt måste de här processerna vara enkla och smärtfria, och inte minst måste det vara fritt från fel för att kunna bli lönsamt (försvunna eller felrapporterade timmar är ett klassiskt slukhål i projekt). Lösningen heter systematiska processer för att registrera tid och andra värden. I Visma.net Project Management kan du skapa färdiga prislistor, återkommande fakturering, delfakturering, sammanställning av jobb på en faktura, registrera leverantörsfakturor och mycket mer. Översikten av fakturorna gör att ni snabbt kan agera vid avvikelser och ger ett effektivt flöde och bra samspel mellan projektledare, ekonomiavdelning, redovisningsbyrå m.fl.

Ytterligare en möjlighet som gör hela processen enklare, och därmed ökar projektets flexibilitet, är e-fakturor. Med projekthanteringsverktyget integrerat till affärssystemet får ni ett automatiserat flöde från inrapporterad tid till fakturering i projekthanteringsverktyget som synkas med affärssystemet. Det bara flyter på från arbetad projekttimme till levererad kundfaktura. Ni sparar tid, pengar och miljö när ni effektiviserar bort papper och transporter. Dessutom kan ni fakturera snabbare. Era kunder blir också gladare när fakturorna är korrekta och enkelt kan hanteras i deras system.

På det stora hela är det digitala sättet att arbeta, i det här fallet med ett projekthanteringsverktyg och affärssystemet, just det arbetssätt som låter er driva agila projekt. Möjligheterna det här ger er låter er:

• Vara snabbrörliga och anpassningsbara
• Få aktuell information om resurser, status och kapacitet
• Fatta beslut på aktuella och korrekta underlag
• Ha kontroll över projekt, kunder och försäljningsuppdrag
• Involvera medarbetarna så att de blir mer engagerade och motiverade
• Ha ett bättre samarbete med era kunder