Viktige ting å tenke på før du skaffer deg et nytt ERP-system

Enten du skal anskaffe ditt første ERP-system eller om du har vokst ut av det gamle, er det en stor og viktig investering som du må tenke nøye gjennom. Et nytt ERP-system kan gjøre mye for å forenkle og forbedre prosessene i virksomheten din. Jo bedre og mer gjennomtenkte spørsmål du stiller deg selv under innkjøpsprosessen, desto bedre løsning får du.

Her er de viktigste tingene du bør tenke på når du skal anskaffe et nytt ERP-system.

Hvis vi begynner med det kanskje viktigste spørsmålet - hvorfor? - har det flere svar. Det har skjedd mye med teknologien, og hva den kan gjøre for deg. Her er noen av fordelene du kan få med et nytt ERP-system:

• Automatiserte prosesser som eliminerer manuell håndtering. Det sparer deg for mye tid og ressurser. Du kan redusere bemanningsbehovet, eller la de ansatte jobbe med mer verdiskapende oppgaver når de slipper å slite med administrasjon.
• Mer effektiv ordrehåndtering, lagerhold og transport vil gjøre prosessene raskere, gi deg bedre kontroll og redusere kostnadene.
• Analyseverktøy og business intelligence hjelper deg med å styre virksomheten din på en mer effektiv og intelligent måte. Nøyaktige data og smarte analyser gjør at du kan ta bedre beslutninger.
• Bedre produktutbytte når du kan jobbe mer effektivt.
• Du kan møte behovene og forventningene til dagens kunder.

• Et nytt ERP-system oppfyller nye lover og forskrifter.
• Med mobile løsninger kan du jobbe mer fleksibelt og der det passer deg best.

Det neste spørsmålet du bør stille deg, er hva ERP-løsningen skal kunne gjøre. Dagens ERP-systemer er dynamiske og fleksible. De kan tilpasses slik at de passer til virksomhetens behov. Sett derfor opp en detaljert liste over hva systemet skal kunne gjøre. Jo grundigere og mer spesifikk du er i denne prosessen, desto mer kan systemet gjøre for deg. Ved å være detaljert i kravspesifikasjonen sikrer du at du får de riktige funksjonene fra starten av.

Kanskje har du et krav om at systemet ditt skal kunne håndtere e-fakturaer. Det kan de fleste løsninger i dag (du kan lese mer om fordelene med e-faktura her). Så kan det være at du har behov for å kunne ta imot bestillinger i ulike valutaer og vekt-/måleenheter. Eller at systemet skal være klart for e-handel. Da har du en veldig tydelig kravspesifikasjon som leverandøren kan forholde seg til. Kravlisten blir også et grunnlag for hvordan du utformer avtalen med leverandøren. Uklare og altfor generelle krav kan føre til uklarhet om hva som faktisk gjelder. En detaljert liste gjør det klart for alle parter hva systemet skal kunne gjøre.

Hvis du er en mindre bedrift og ikke har så mye erfaring med hva du faktisk trenger, kan det være vanskelig å sette sammen en detaljert kravliste. Da kan du la de potensielle leverandørene jobbe for deg. Be om referanser fra bedrifter som ligner på din, og som de har hjulpet med løsninger. Be om tall på hvordan ERP-systemet faktisk har hjulpet dem i deres virksomhet. Alle kan holde en god salgspitch, men de faktiske resultatene taler mye høyere.

Glem heller ikke at det ikke bare er dine egne krav og behov som må oppfylles. Systemet må også oppfylle kravene i lover og forskrifter. Som GDPR, for eksempel. Og hvis du er leverandør til offentlig sektor, er det nå blitt mer lovlig å bruke e-faktura.

Dagens ERP-systemer kan gjøre mye. De tilbyr et bredt spekter av funksjoner, men de fleste organisasjoner har ikke behov for alt. Som med all annen teknologi er det lett å bli forført av alle mulighetene og funksjonene, og glemme hvilke behov som er viktige. Det hjelper å ha en detaljert liste over behovene, men det kan være som å gå på supermarkedet - handlelisten sikrer bare at du husker hva du virkelig trenger, og så blir du fristet til å plukke med deg en haug med andre godbiter fordi det ser så innbydende ut.

Før du i det hele tatt begynner å se på leverandører og løsninger, bør du spørre deg selv: Hva er de viktigste prosessene våre? Hvor i organisasjonen trenger vi bedre systemstøtte? Hvis du har dette i bakhodet gjennom hele anskaffelsesprosessen, vil du kunne ta raske og informerte beslutninger. Du vil kunne se hvilken løsning som passer til de faktiske behovene, og du vil ikke bli drevet av den kjøpegalskapen som utløses av noe prangende og imponerende. Selv det dyreste systemet på markedet har ingen verdi hvis det ikke matcher behovene dine.

For å gjøre denne prosessen enklere for deg, har vi listet opp noen av de viktigste funksjonene i ERP-systemer. Hva som er viktig for deg, avhenger selvsagt av virksomheten din og hvor det er mest behov for effektivisering.

• Økonomi og regnskap. Dvs. administrasjon av kundefordringer, leverandørgjeld, anleggsmidler, hovedbok og finansiell rapportering.
• Kundebestillinger, inkludert tilbudsverktøy.
• Planlegging av innkjøp.
• Lagerstyring.
• Automatiserte funksjoner som skanning, fakturering og betalingsmatching.
• Business Intelligence. Verktøy for analyse av sanntidsdata.
• Kompatibilitet og integrasjon. Felles flyt for ulike deler av virksomheten, funksjonalitet og tilpasning for mobile enheter og tredjepartsintegrasjoner.

Analyser og rapporter

• Resultatrapporter som viser hva hvert produkt/tjeneste genererer.
• Datamodellering for testing i simulerte miljøer.
• Finansiell planlegging og prognoser.
• Identifisering og analyse av viktige resultatindikatorer.
• Varsler og varslinger om hendelser (f.eks. forsinkelser eller oppnådde mål) i arbeidsflyten.
• Datautvinning, analyse og visualisering av data for å se etter mønstre og trender.
• Tilgangskontroll som styrer hvem som har tilgang til hvilke data.

Lagerhold og distribusjon

• Warehouse Management System (WMS) for rask plukking og levering.
• Transport Management System (TMS) for å finne de optimale rutene.
• Automatiserte direkteleveranser.
• Ordrematching som kobler leverandørfakturaer til innkjøpsordrer.
• Sporingsfunksjoner for bestillinger, leveranser og din egen forsyningskjede.
• Lageroptimalisering, funksjonalitet for batchplukking og partinummer.
• Strekkoder/RFID-skanning.

Personell

• Lønnsadministrasjon.
• Utgiftsstyring.
• Håndter reise- og utgiftskrav mens du er på farten.
• Registrering av tid og oppmøte/fravær.
• Administrasjon av permisjon.

Det er faktisk mer å ta hensyn til. ERP-systemer kan leveres på ulike måter for ulike behov. Dette er de tre vanligste løsningene:

• Installert løsning. Leverandøren installerer systemet lokalt, setter det i drift og gir opplæring. Deretter overtar din egen bedrift ansvaret og tar seg av drift, oppdateringer og backup.

• Hosted løsning. Ligner på den installerte løsningen, men IT-infrastruktur, drift og service er outsourcet til en serverleverandør som er ansvarlig for dataene.
• Skybasert løsning. Dataene og funksjonene ligger i skyen (dvs. på en server på et annet sted). Systemet nås via et webgrensesnitt, og kan brukes fra hvilken som helst enhet (datamaskin, mobil, nettbrett). ERP-systemet vedlikeholdes og oppdateres automatisk av leverandøren. Du kan lese mer om ERP i skyen her.

Som du sikkert har lagt merke til, går utviklingen raskt. Nye teknologier og løsninger dukker opp hele tiden. Du må tenke på hvilke behov du har i dag, og hvilke behov du kan få i morgen.

Løsningen er å skaffe seg et moderne og fleksibelt system som du kan vokse med. Heldigvis er dagens ERP-systemer utviklet med dette i tankene. De er skalerbare, og det er enkelt å bygge videre på dem med flere funksjoner, verktøy og brukere. Dette gjelder spesielt for skyløsninger, som Visma.net. De er enkle å oppgradere og utvide, uten behov for kompliserte installasjoner.

Fremtiden handler heller ikke bare om teknologisk utvikling. Det handler minst like mye om organisasjonens fremtidige utvikling. Det er verdt å se fremover med utgangspunkt i mål og ambisjoner. Hvordan vil dere vokse? Hvilke nye områder og markeder venter bortenfor horisonten? Hva trenger dere for å komme i gang med e-handel? Hvilke krav stilles hvis dere skal begynne å jobbe internasjonalt? Tenk fremover, tenk stort, tenk utenfor boksen, og velg et system som kan oppfylle drømmene og ambisjonene dine.