Forbruksanalyse - hvorfor det er så viktig
hvordan gjør man en spendanalyse effektivt?
På en arbeidsplass gjøres det mange innkjøp. Alt fra reiser, leie av lokaler og konsulenttjenester til kaffe og penner. Det lønner seg å ha oversikt over innkjøpene. Bare spør kommunen som ved et uhell kom til å betale 65 000 kroner for fem pakker våtservietter. Selv om slike innkjøpskatastrofer heldigvis ikke er så vanlige, er det mange gode grunner til å analysere hva organisasjonen din bruker penger på.
La oss ta en titt på hvorfor det er så viktig å gjennomføre spendanalyser, hvordan de fungerer, hvilke utfordringer du kan støte på, og hvordan du kan forenkle prosessen.
Hvorfor du bør gjøre en forbruksanalyse
Selv om organisasjonen har en god økonomi, er det alltid rom for effektivisering og besparelser. Når du gjennomfører en spendanalyse, får du kunnskap om hele organisasjonens innkjøps- og leverandørmønster. Det vil si hvor store innkjøpsvolumene er, og hvordan de fordeler seg på ulike områder. Du får også innsikt i hvor mange leverandører dere har, og hvordan innkjøpene fordeler seg mellom dem. Med dette som grunnlag kan du se hvilke muligheter du har for forbedringer og besparelser. Spendanalysen gir deg også en nyttig referanse som du kan måle fremtidig suksess og resultater opp mot.
Gjennomgang av innkjøp kan fortelle deg mer enn bare utgiftene. Det gir også innsikt i leverandørkontrakter, antall fakturaer, faktureringsintervaller, kjøp uten kontrakt osv. Det er mulig å se om fakturaer betales tidlig eller sent (og dermed unngå forsinkelsesgebyrer og tapte renteinntekter). Eventuelle feilaktige data kan korrigeres, og dataene kan ryddes opp i slik at all informasjon er oppdatert og korrekt. Denne informasjonen kan for eksempel omfatte organisasjonsnummer og betalingsbetingelser. Det er også mulig å sørge for at leverandøren bare legges inn én gang og ikke dukker opp flere forskjellige steder i systemet.
Spendanalysen er også et svært nyttig verktøy for innkjøpsavdelingen når det gjelder å kommunisere med ledelsen (som ikke alltid ser alle innkjøp som innkjøp og lett går glipp av det innsparingspotensialet som finnes). Spendanalysen gjør det mye enklere for innkjøpsavdelingen og legger grunnlaget for kategoribaserte innkjøp.
Slik fungerer forbruksanalysen
Selve analysen gjøres ved å sortere hele organisasjonens innkjøpsvolum i ulike innkjøpsområder. Dataene du legger inn, kommer vanligvis fra leverandørkontrakter, men det finnes også andre datakilder, for eksempel kortleverandører. På denne måten får du et innkjøpskart over alle organisasjonens innkjøp og leverandører. Det viser det totale innkjøpsvolumet, hvordan det fordeler seg mellom ulike områder, hvilke leverandører dere kjøper fra, hva dere kjøper fra dem, på hvilken måte og i hvilke mengder. Basert på dette kan du deretter bryte ned dataene etter avdeling, forretningsområde, site, divisjon, filial, land osv.
Det spesielle med spendanalysen er at den ser på tvers av hele selskapet, uavhengig av områder og kostnadssteder, og viser alle innsparingsmuligheter. Selv de som ikke er så åpenbare.
Det praktiske rundt datainnsamlingen avhenger litt av hvilken type virksomhet du har. Hvor stor er for eksempel virksomheten din? Og hvilke verktøy har du til rådighet? En klassisk tilnærming har lenge vært å legge inn verdiene i Excel. Med dagens digitale løsninger og systemer kan du i stedet levere ferdige rapporter og smidige dataeksportalternativer. Det gjør det mye mer effektivt å samle inn, sortere og presentere dataene. For større organisasjoner som kan være spredt med ulike økonomisystemer og flere kontoplaner, kan denne typen analyser være en uoverkommelig oppgave (og nok et argument for hvorfor hele virksomheten bør jobbe i samme system). Samtidig er det nettopp denne typen store og komplekse organisasjoner som har mest å tjene på å gjennomføre en spendanalyse, ettersom de som regel har liten kontroll over innkjøpene sine og har større potensial for besparelser.
Utfordringene ved å gjennomføre en spendanalyse og hvordan du kan løse dem
En spendanalyse er enkel å begrunne, men den kan by på en rekke utfordringer når den først er implementert. De viktigste har vanligvis å gjøre med teknologi, ressurser og hvordan du skal implementere endringen når du har fått resultatene. Det kan være en utfordring i seg selv å sortere innkjøpsvolumene i innkjøpskategorier. Og hvis du er en stor organisasjon med flere lokasjoner, og hvert kontor har sitt eget system, blir det enda vanskeligere. Det krever tid og ressurser å samle inn data som varenumre, leverandørdetaljer og kontoplaner. Noe innkjøpsavdelingene sjelden er bortskjemt med. Når analysen er ferdig og det er på tide å handle på bakgrunn av konklusjonene, venter neste utfordring. Det er å få de ansatte til å endre rutinene sine slik at besparelsene kan realiseres. Folk er ofte ikke så begeistret for endringer, selv om de er til det bedre.
Det er lettere å selge inn nye måter å gjøre ting på hvis du tydelig kan demonstrere fordelene. Spesielt hvis du kommuniserer det på en tydelig og engasjerende måte. De andre utfordringene kan løses med riktig teknologi. Et ERP-system øker gjennomsiktigheten i virksomheten og gjør det mye enklere å gjennomgå, samle inn og analysere data. Dermed kan du frigjøre ressurser til å bruke dataene. Du får også effektiviteten tilbake i den andre enden når det er på tide å implementere endringene. ERP-systemet gjør det så mye enklere takket være alle automatiseringsmulighetene og det faktum at alt er samlet under ett tak. Det er også gledelig for brukere som er spesielt allergiske mot endringer.
For flere tips om hvordan du lykkes med endringsledelse, kan du lese innlegget "Hvordan få alle med på endringstoget".
Visma Analyse for en enklere forbruksanalyse
Hvis du ønsker å få en enklere utgiftsanalyse, finnes det smarte verktøy du kan bruke. Visma Analyse hjelper deg for eksempel med å forstå virksomhetens økonomiske resultater. Det er en løsning som inneholder et stort antall funksjoner for å analysere og presentere virksomheten din i tall. Du kan for eksempel opprette og overvåke budsjettet ditt og kontrollere at regnskapet ditt er korrekt. Du kan også analysere nøkkeltall, lage dine egne rapporter og presentere bedriftens økonomi grafisk og oversiktlig.
Hvis du ønsker å få mer kontroll over innkjøpene, finnes det også Visma Source-to-Pay. Det er en komplett plattform som dekker hele innkjøpsprosessen fra anskaffelse til betaling; et takknemlig verktøy når det er tid for å produsere data til spendanalysen.
Tidligere kunne det virke skremmende å starte en spendanalyse fordi det innebar så mye arbeid. Takket være dagens verktøy finnes det ikke lenger noen unnskyldning for ikke å gå gjennom innkjøpene. Hvem vet, kanskje det gjemmer seg en unødvendig stor post med våtservietter der inne som kan konverteres til en kaffepausekonto i stedet.
I Traventus jobber vi med alle typer organisasjoner, og vi har lang erfaring med å gjøre hverdagen til kundene våre enklere, mer effektiv og morsommere med de løsningene vi kan tilby. Vil du vite hvordan du kan spare mer tid? Ta kontakt med oss, så forteller vi deg mer!