Kuinka digitaalinen yrityksesi on? Tarkista digitalisaatioindeksin avulla

Visma on vuodesta 2016 lähtien joka vuosi tutkinut, kuinka digitaalisia ruotsalaiset yritykset ovat. Nyt on uusimpien tulosten aika. Visman digitalisaatioindeksissä on tarkasteltu useita keskeisiä prosesseja ja kysytty yrityksiltä, kuinka pitkälle ne ovat digitalisoineet niitä. Tulos? Digitalisointi lisääntyy edelleen, mutta ei niin nopeasti ja niin pitkälle kuin se voisi ja pitäisi.

Tarkastelemme tarkemmin, miten digitalisaatio etenee ja miksi kaikki eivät hyödy siitä. Voit myös testata oman asemasi digitalisaatioindeksissä.

Visman digitalisaatioindeksi mittaa taloudellisten ja hallinnollisten prosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin astetta yli 25 työntekijän yrityksissä. Vastanneita päättäjiä on pyydetty ilmoittamaan, kuinka pitkälle heidän yrityksensä on edennyt seitsemän prosessin digitalisoinnissa (saapuvat laskut, lupavirta, automaattinen maksatus maksatusehdotuksista, lähtevät laskut, matkakulut palkanlaskentaan, työaikaraportointi palkanlaskentaan ja automaattisesti päivittyvät tunnusluvut). Digitalisointiaste ilmoitetaan asteikolla nollasta sataan prosenttiin siitä, kuinka pitkälle kunkin prosessin digitalisoinnissa on edetty. Tämän vuoden indeksin mediaani on 62,7 prosenttia. Verrattuna vuoden 2017 indeksiin, joka oli 40,9 prosenttia, voidaan todeta, että edistystä on tapahtunut. Kuitenkin...

Vaikka Ruotsi on suhteellisen digitaalinen maa, pohjoismaiset naapurimaamme ovat ohittamassa meidät. Tutkimus osoittaa, että vain harvat digitalisoivat toimintansa täysin. Etusijalle asetetaan prosessit, jotka vähentävät virheiden ja viivästysten riskiä, kuten aikaraportointi ja sertifioinnit. Ruotsalaisyritysten käyttämät digitaaliset ratkaisut voivat kuitenkin tehdä paljon muutakin. Niillä on alustat ja edellytykset digitalisoida täysin, mutta ne käyttävät vain murto-osaa tarjolla olevista mahdollisuuksista. Lyhyesti sanottuna meillä on työkalut, mutta emme ymmärrä hyödyntää niitä täysimääräisesti.

Voit myös itse nähdä, kuinka digitaalinen yrityksesi on, vastaamalla seitsemään yksinkertaiseen kysymykseen tässä testissä. Sen jälkeen näet, miten verrataan muihin ruotsalaisiin yrityksiin.

Toinen raportin havainto on, että korkean digitalisointiasteen yritysten kannattavuus työntekijää kohti on myös korkeampi. Tämä ei ole erityisen yllättävää. Loppujen lopuksi koko digitalisoinnin tarkoitus on päästä eroon aikavarkaista ja lisätä tehokkuutta. Kun aikaa vievät prosessit automatisoidaan, yrityksen aikaa, resursseja ja osaamista voidaan käyttää arvon luomiseen. Kukaan ei ole koskaan onnistunut hallinnoinnissa.

Kuinka kannattavaa on olla digitalisaation eturintamassa? Raportin mukaan ero yrityksen, jonka digitalisaatioindeksi on 0-25, ja yrityksen, jonka digitalisaatioindeksi on 50-75, välillä on peräti 253 000 Ruotsin kruunua työntekijäkohtaisissa mediaanituloissa. Tämä ei ole aivan pientä. Ja hyvä motivaatio tarkistaa, miten voit parantaa digitalisaatiota.

Jos haluat lisätietoja siitä, miten voit lisätä kannattavuuttasi digitaalisten ratkaisujen avulla, lue postauksistamme Voiko sinulla olla varaa olla hankkimatta uutta toiminnanohjausjärjestelmää? ja Kuinka laskea uuden toiminnanohjausjärjestelmän ROI.

Visman digitalisaatioindeksissä tarkastellaan seitsemää keskeistä talous- ja hallintoprosessia. Tarkastelemme näitä prosesseja lähemmin ja katsomme, miten niitä voidaan parantaa.

1. Saapuvat laskut. Tämän vuoden indeksissä organisaation laskujen täysin digitaalisessa muodossa suoraan talous- tai liiketoimintajärjestelmään saapuvien laskujen osuus on 51 %. 25 % kyselyyn vastanneista ilmoittaa, ettei heillä ole tätä prosessia tai että he eivät käytä sitä. Toimittajalaskujen digitalisointi on prosessi, joka on lisääntynyt tutkimuksissa tasaisesti. Tämä ei ole ihme, kun otetaan huomioon, että sähköisen liiketoiminnan verkosto (NEA) arvioi, että sillä on mahdollista säästää 77 kruunua laskua kohden. Yrityksillä on kaikki syyt digitalisoida laskutusprosessi.

• Lähtevät laskut. Yritysten tänä vuonna sähköisesti (eli ei sähköpostitse tai postitse) lähettämien laskujen osuus on 57,1 %. 11,9 % vastaajista ilmoittaa, ettei heillä ole tai käytä tätä prosessia. Myös lähtevien laskujen digitalisointi on lisääntynyt merkittävästi. Tässä voidaan myös säästää rahaa, NEA:n mukaan 10 kruunua laskua kohden. Ne, jotka eivät ole aloittaneet tätä tärkeää ja kannattavaa digitalisointiprosessia, sanovat, ettei heillä ole aikaa tai asiantuntemusta. Aikaa on kuitenkin paljon voitettavissa ja apua saatavissa. Jos haluat tietää lisää verkkolaskuista ja kaikista niiden hyödyistä, lue kirjoituksemme Miksi sinun pitäisi aloittaa verkkolaskujen käyttöönotto.
  
• Automaattinen maksu maksuehdotuksista. Niiden vastaanotettujen toimittajalaskujen osuus, jotka maksetaan automaattisesti suoraan rahoitusjärjestelmästä ilman verkkopankkiin kirjautumista, on tänä vuonna 65,7 %. 36,9 % ilmoittaa, ettei heillä ole tätä prosessia tai että he eivät käytä sitä. Tähän prosessiin ei ole viime vuosina juurikaan tullut muutoksia, mikä on suuri sääli. Maksuprosessin digitalisointi parantaa tehokkuutta ja laatua ja lisää turvallisuutta. Työkalut ovat jo valmiina, kun aloitat laskutusprosessien digitalisoinnin.
  
• Matkakulukorvausvaatimukset palkanlaskentaan. Tämän vuoden indeksissä niiden liikematkakulujen osuus, jotka on digitalisoitu erityiseen järjestelmään, on 57,1 prosenttia. 44,7 prosenttia ilmoittaa, että heillä ei ole tällaista prosessia tai että he eivät käytä sitä. Kulujen ja matkakulujen digitalisointi on lisääntynyt merkittävästi vuosien 2017 ja 2018 välillä. Talousosastot ovat tästä kiitollisia, sillä se keventää heidän työtaakkaansa ja sujuvoittaa kuluja. Toinen bonus on yhteisten kulujen ja matkakulujen parempi valvonta ja hallinta. Haluatko tietää lisää siitä, miten digitaalinen matkakuluraportointi toimii ja mitä kaikkea voit siitä saada? Lue sitten postauksemme Simplify your business travel - manage your travel expenses on your mobile phone.
  
• Ajan ilmoittaminen palkanlaskennalle. Tänä vuonna 82,5 prosenttia työntekijöiden työajasta on kirjattu digitaalisesti omaan järjestelmään. Vain 22,5 prosenttia sanoo, ettei heillä ole tällaista prosessia tai että he eivät käytä sitä. Työajan kirjaamisen automatisointi on prosessi, joka on kasvanut tasaisesti viime vuosina. Se on yleensä silmiä avaavaa, kuinka paljon nopeampaa ja tehokkaampaa hallinnollisen prosessin digitalisointi voi olla. Tämän päivän räätälöitävissä ja älykkäissä ratkaisuissa voidaan myös tarjota toimialakohtaisia toimintoja, jotka tekevät prosessista entistä sujuvamman.
  
• Valtuutuksen kulku. Tämänvuotisessa indeksissä 87,2 prosenttia yritysten saapuvista laskuista hyväksytään ja varmennetaan kokonaan digitaalisesti. Vain 24,6 prosenttia ilmoittaa, että heillä ei ole tätä prosessia tai että he eivät käytä sitä. Digitalisaatioindeksissä tarkastelluista prosesseista digitalisoitu hyväksymisvirta on se, jossa ruotsalaiset yritykset ovat edistyneet eniten. Motiivina lienee paremman hallinnan saaminen, pullonkaulojen vähentäminen ja mahdollisuus hallita kaikkea yhdessä paikassa. Voitot, joita voidaan tietysti saavuttaa myös muissa prosesseissa.
  
• Automaattisesti päivittyvät keskeiset suorituskykyindikaattorit. Se, missä määrin (%) yritykset sanovat digitalisoineensa prosessin, jonka avulla ne saavat jatkuvasti käyttöönsä päivitetyt tunnusluvut, on tänä vuonna 53,9 prosenttia. 37,6 prosenttia sanoo, ettei heillä ole tällaista prosessia tai että he eivät käytä sitä. Automaattisesti päivitetyt tunnusluvut ja digitaalinen päätöksenteon tuki ovat lisääntyneet merkittävästi vuosien 2017 ja 2018 välillä, mutta paljon enemmänkin voidaan tehdä. Uskotaan, että Business Intelligence on digitalisaation kiihdyttäjä. Jos haluat lisätietoja siitä, miten liiketoiminnan digitalisointi mahdollistaa älykkäämmän työskentelyn KPI:iden, ennusteiden ja trendien avulla, lue postauksestamme Miksi toiminnanohjausjärjestelmä on talousjohtajan paras ystävä.

Ruotsalaiset yritykset ovat edistyneet pitkälle tiettyjen prosessien osalta, mutta ne ovat jääneet paitsi muista mahdollisuuksista. Jos esimerkiksi olet alkanut varmentaa laskuja digitaalisesti, mutta et ole digitalisoinut sitä osaa, miten lasku saapuu, jäät paljosta paitsi. Jos tarkastelet liiketoimintaasi ja katsot, missä muualla voit hyödyntää digitaalisuutta, voit lisätä kannattavuuttasi. Automatisoimalla tarpeetonta hallintoa ammattitaitoinen henkilökuntasi voi luoda enemmän lisäarvoa esimerkiksi analysoimalla ja tekemällä älykkäämpiä päätöksiä, kehittämällä uusia tuotteita ja palveluja sekä tarjoamalla parempaa asiakaspalvelua.

Etkö tiedä mistä aloittaa? Tai mitä hyötyä voit saavuttaa digitalisoimalla yrityksesi? Puhu meille Traventuksessa! Autamme sinua mielellämme työskentelemään älykkäämmin ja miellyttävämmin.