Traventuksen logo

Tuki

Varaa esittely
Tuki
Varaa esittely

Tärkeitä asioita, jotka on otettava huomioon ennen uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankkimista

hanki oikea liiketoimintajärjestelmä oikealla valmistelulla

Olipa kyseessä sitten ensimmäinen ERP-järjestelmäsi tai vanha järjestelmäsi, se on suuri ja tärkeä investointi, jota on harkittava huolellisesti. Uusi toiminnanohjausjärjestelmä voi yksinkertaistaa ja parantaa yrityksesi prosesseja huomattavasti. Mitä parempia ja huolellisempia kysymyksiä kysyt itseltäsi ostoprosessin aikana, sitä paremman ratkaisun saat.

Tässä ovat tärkeimmät asiat, jotka on otettava huomioon, kun hankit uuden toiminnanohjausjärjestelmän.

Miksi sinun pitäisi hankkia uusi ERP-ratkaisu?

Jos aloitamme ehkä tärkeimmästä kysymyksestä - miksi? - siihen on useita vastauksia. Teknologian ja sen tarjoamien mahdollisuuksien suhteen on tapahtunut paljon. Seuraavassa on muutamia etuja, joita voit saada uudesta toiminnanohjausjärjestelmästä:

  • Automatisoidut prosessit, jotka poistavat manuaalisen käsittelyn. Säästät paljon aikaa ja resursseja. Voit vähentää henkilöstötarvetta. Tai voit antaa henkilökuntasi työskennellä enemmän lisäarvoa tuottavien tehtävien parissa, kun heidän ei tarvitse ponnistella hallinnon kanssa.
  • Tehokkaampi tilausten hallinta, varastointi ja kuljetus nopeuttavat prosesseja, parantavat valvontaa ja vähentävät kustannuksia.
  • Analyyttiset työkalut ja liiketoimintatieto auttavat sinua hallinnoimaan liiketoimintaasi tehokkaammin ja älykkäämmin. Tarkkojen tietojen ja älykkäiden analyysien avulla voit tehdä parempia päätöksiä.
  • Tuotteiden tuotos paranee, kun voit työskennellä tehokkaammin.
  • Voit vastata nykypäivän asiakkaiden tarpeisiin ja odotuksiin.
  • Uusi toiminnanohjausjärjestelmä vastaa uusia lakeja ja määräyksiä.
  • Mobiiliratkaisujen ansiosta voit työskennellä joustavammin ja siellä, missä sinulle parhaiten sopii.

Mitä toiminnanohjausjärjestelmän pitäisi pystyä tekemään?

Seuraavaksi sinun on kysyttävä itseltäsi, mitä toiminnanohjausratkaisun pitäisi tarkalleen ottaen pystyä tekemään. Nykypäivän toiminnanohjausjärjestelmät ovat dynaamisia ja joustavia. Ne voidaan räätälöidä vastaamaan yrityksesi tarpeita. Laadi siis yksityiskohtainen luettelo siitä, mitä järjestelmän on kyettävä tekemään. Mitä perusteellisempi ja tarkempi olet tässä prosessissa, sitä enemmän järjestelmä voi tehdä puolestasi. Yksityiskohtainen vaatimusmäärittely varmistaa, että saat alusta alkaen oikeat ominaisuudet.

Ehkä sinulla on vaatimus, että järjestelmäsi on pystyttävä käsittelemään verkkolaskuja. Useimmat nykyiset ratkaisut pystyvät tähän (voit lukea lisää verkkolaskujen eduista täältä). Sitten saatat huomata, että sinun on pystyttävä ottamaan vastaan tilauksia eri valuutoissa ja paino-/mittayksiköissä. Tai että järjestelmän pitäisi olla valmis sähköiseen kaupankäyntiin. Silloin sinulla on hyvin selkeä vaatimusmäärittely, johon toimittaja voi suhtautua. Vaatimusluettelosta tulee myös perusta sille, miten muotoilet sopimuksen toimittajan kanssa. Epämääräiset ja liian yleiset vaatimukset voivat johtaa epäselvyyksiin siitä, mitä vaatimuksia todella sovelletaan. Yksityiskohtainen luettelo tekee kaikille osapuolille selväksi, mitä järjestelmän pitäisi pystyä tekemään.

Jos olet pienempi yritys, eikä sinulla ole paljon kokemusta siitä, mitä todella tarvitset, voi olla hankalaa laatia yksityiskohtainen vaatimusluettelo. Sitten voit antaa mahdollisten toimittajien tehdä työtä puolestasi. Pyydä referenssejä samankaltaisilta yrityksiltä, joita he ovat auttaneet ratkaisuissa. Pyydä lukuja siitä, miten toiminnanohjausjärjestelmä on todella auttanut heitä liiketoiminnassaan. Kuka tahansa voi pitää hyvän myyntipuheen, mutta todelliset tulokset puhuvat paljon enemmän.

Älä myöskään unohda, että ei ole kyse vain omista vaatimuksistasi ja tarpeistasi, jotka on täytettävä. Järjestelmän on täytettävä myös lakien ja asetusten vaatimukset. Kuten esimerkiksi GDPR:n. Ja jos olet toimittajana julkiselle sektorille, verkkolaskujen käyttö on nyt entistä laillisempaa.

Mitä ominaisuuksia sinulla pitäisi olla?

Nykyiset toiminnanohjausjärjestelmät voivat tehdä paljon. Ne tarjoavat monenlaisia toimintoja, mutta useimmat organisaatiot eivät tarvitse kaikkea. Kuten kaikessa teknologiassa, on helppo innostua kaikista mahdollisuuksista ja ominaisuuksista ja unohtaa, mitkä tarpeet ovat tärkeitä. Yksityiskohtainen vaatimusluettelo auttaa, mutta se voi olla kuin supermarketissa käyminen - ostoslista varmistaa vain, että muistat, mitä oikeasti tarvitset, mutta sitten sinua houkutellaan hakemaan joukko muita herkkuja, koska ne näyttävät niin houkuttelevilta.

Ennen kuin alat edes tarkastella toimittajia ja ratkaisuja, kysy itseltäsi - mitkä ovat tärkeimmät prosessimme? Missä organisaation osissa tarvitsemme parempaa järjestelmätukea? Kun pidät tämän mielessäsi koko hankintaprosessin ajan, voit tehdä nopeita ja tietoon perustuvia päätöksiä. Pystyt näkemään, mikä ratkaisu vastaa todellisia tarpeita, etkä joudu ostohulluuden valtaan, jonka jokin näyttävä ja vaikuttava asia laukaisee. Markkinoiden kalleimmallakaan järjestelmällä ei ole mitään arvoa, jos se ei vastaa tarpeitasi.

Olemme listanneet joitakin toiminnanohjausjärjestelmien tärkeimpiä ominaisuuksia, jotta tämä prosessi olisi sinulle helpompi. Se, mikä on sinulle tärkeää, riippuu tietysti liiketoiminnastasi ja siitä, missä se tarvitsee eniten virtaviivaistamista.

Perustoiminnot

  • Rahoitus ja kirjanpito. Esim. myyntisaamisten, ostovelkojen, käyttöomaisuuden, pääkirjanpidon ja taloudellisen raportoinnin hallinta.
  • Asiakastilaukset, mukaan lukien tarjouspyyntötyökalut.
  • Hankintojen suunnittelu.
  • Varastonhallinta.
  • Automatisoidut toiminnot, kuten skannaus, laskutus ja maksujen täsmäytys.
  • Business Intelligence. Työkalut reaaliaikaisen tiedon analysointiin.
  • Yhteensopivuus ja integrointi. Yhteiset virrat liiketoiminnan eri osa-alueille, toiminnallisuus ja mukauttaminen mobiililaitteille sekä kolmannen osapuolen integraatiot.

Analyysit ja raportit

  • Suorituskykyraportit, joista käy ilmi, mitä kukin tuote/palvelu tuottaa.
  • Tietokonemallinnus simuloidussa ympäristössä tapahtuvaa testausta varten.
  • Taloudellinen suunnittelu ja ennustaminen.
  • Keskeisten suorituskykyindikaattoreiden määrittäminen ja analysointi.
  • Hälytykset ja ilmoitukset työnkulun tapahtumista (esim. viivästyksistä tai saavutetuista tavoitteista).
  • Tiedonlouhinta, tietojen analysointi ja visualisointi kuvioiden ja suuntausten löytämiseksi.
  • Pääsynvalvonta, jolla valvotaan, kenellä on pääsy mihin tietoihin.

Varastointi ja jakelu

  • Varastonhallintajärjestelmä (WMS) nopeaa poimintaa ja toimitusta varten.
  • Kuljetusten hallintajärjestelmä (TMS) optimaalisten reittien löytämiseksi.
  • Automatisoidut suoratoimitukset.
  • Tilausten täsmäytys, joka yhdistää toimittajien laskut ostotilauksiin.
  • Tilausten, toimitusten ja oman toimitusketjusi seurantatoiminnot.
  • Varaston optimointi, eräpoimintatoiminnot ja eränumerot.
  • Viivakoodit/RFID-skannaus.

Henkilöstö

  • Palkanlaskennan hallinta.
  • Menojen hallinnointi.
  • Hallitse matka- ja kulukorvausvaatimuksia tien päällä.
  • Ajan ja läsnäolo-/poissaolopäiväkirjanpito.
  • Loman hallinnointi.

Millainen ratkaisu on paras?

On itse asiassa muutakin huomioitavaa. Toiminnanohjausjärjestelmiä voidaan toimittaa eri tavoin eri tarpeisiin. Nämä ovat kolme yleisintä ratkaisua:

  • Asennettu ratkaisu. Toimittaja asentaa järjestelmän paikallisesti, ottaa käyttöön ja kouluttaa. Sen jälkeen oma yrityksesi ottaa vastuun ja huolehtii käytöstä, päivityksistä ja varmuuskopioinnista.
  • Isännöity ratkaisu. Samanlainen kuin asennettu ratkaisu, mutta IT-infrastruktuuri, käyttö ja huolto on ulkoistettu palvelintarjoajalle, joka vastaa tiedoista.
  • Pilviratkaisu. Tietoja ja toimintoja isännöidään pilvipalvelimessa (eli palvelimella toisessa paikassa). Järjestelmää käytetään web-käyttöliittymän kautta, ja sitä voidaan käyttää millä tahansa laitteella (tietokone, matkapuhelin, tabletti). Palveluntarjoaja ylläpitää ja päivittää toiminnanohjausjärjestelmää automaattisesti. Voit lukea lisää ERP:stä pilvipalveluna täältä.

Miten saat tulevaisuudenkestävän liiketoimintajärjestelmän?

Kuten olette varmasti huomanneet, asiat etenevät nopeasti. Uusia teknologioita ja ratkaisuja syntyy koko ajan. Sinun on mietittävä, mitä tarpeita sinulla on tänään ja mitä tarpeita sinulla voi olla huomenna.

Ratkaisu on hankkia nykyaikainen ja joustava järjestelmä, jonka kanssa voit kasvaa. Onneksi nykyiset toiminnanohjausjärjestelmät on suunniteltu tätä silmällä pitäen. Ne ovat skaalautuvia, ja niiden päälle on helppo rakentaa lisää ominaisuuksia, työkaluja ja käyttäjiä. Tämä pätee erityisesti pilviratkaisuihin, kuten Visma.netiin. Niitä on helppo päivittää ja laajentaa ilman monimutkaisia asennuksia.

Tulevaisuudessa ei ole kyse pelkästään teknologisesta kehityksestä. Kyse on vähintään yhtä paljon organisaation tulevasta kehityksestä. Kannattaa katsoa eteenpäin tavoitteiden ja kunnianhimon pohjalta. Miten aiotte kasvaa? Mitkä uudet alueet ja markkinat odottavat horisontin takana? Mitä tarvitset, jotta pääset alkuun sähköisessä kaupankäynnissä? Mitkä ovat vaatimukset, jos alatte toimia kansainvälisesti? Ajattele eteenpäin, ajattele isosti, ajattele laatikon ulkopuolella ja valitse järjestelmä, joka voi toteuttaa unelmasi ja tavoitteesi.