Menoanalyysi - miksi se on niin tärkeää
miten tehdä kustannusanalyysi tehokkaasti?
Työpaikalla tehdään paljon ostoksia. Matkustamisesta, tilojen vuokraamisesta ja konsulttipalveluista kahviin ja kyniin. Ostoista kannattaa pitää kirjaa. Kysy vaikka kunnalta, joka maksoi vahingossa 65 000 kruunua viidestä pakkauksesta kosteuspyyhkeitä. Vaikka tällaiset hankintakatastrofit eivät onneksi ole kovin yleisiä, on paljon hyviä syitä analysoida, mihin organisaatiosi käyttää rahaa.
Katsotaanpa, miksi on niin tärkeää tehdä kulutusanalyysejä, miten ne toimivat, mitä haasteita saatat kohdata ja miten voit yksinkertaistaa prosessia.
Miksi sinun pitäisi tehdä kustannusanalyysi
Vaikka organisaatiosi taloudellinen tilanne olisi hyvä, tehokkuuden parantamiseen ja säästöihin on aina varaa. Kun teet kulutusanalyysin, saat tietoa organisaatiosi kaikista osto- ja toimittajakäytännöistä. Toisin sanoen, kuinka suuria ostovolyymit ovat ja miten ne jakautuvat eri alueille. Saat myös tietoa siitä, kuinka monta toimittajaa sinulla on ja miten ostot jakautuvat niiden kesken. Tämän perusteella voit nähdä, mitä mahdollisuuksia sinulla on parannuksiin ja säästöihin. Kuluanalyysi antaa myös hyödyllisen vertailukohdan, johon voit mitata tulevaa menestystä ja tuloksia.
Ostojen tarkastelu voi kertoa muutakin kuin vain menot. Se antaa myös tietoa toimittajasopimuksista, laskujen määrästä, laskutusväleistä, ilman sopimusta tehdyistä hankinnoista jne. On mahdollista nähdä, maksetaanko laskut etuajassa vai myöhässä (jolloin vältetään myöhästymismaksut ja saamatta jäävät korkotulot). Virheelliset tiedot voidaan korjata ja tiedot siistiä, jotta kaikki tiedot ovat ajan tasalla ja oikein. Näitä tietoja voivat olla esimerkiksi organisaationumero ja maksuehdot. On myös mahdollista varmistaa, että toimittaja syötetään vain kerran eikä se näy järjestelmässä useissa eri paikoissa.
Menoanalyysi on myös erittäin hyödyllinen väline hankintaosastolle, kun on kyse viestinnästä johdon kanssa (joka ei aina näe kaikkia ostoja ostoina ja jättää helposti huomaamatta olemassa olevat säästömahdollisuudet). Kulutusanalyysi helpottaa huomattavasti hankintaosaston työtä ja luo pohjan luokkaperusteiselle ostotoiminnalle.
Miten kulutusanalyysi toimii
Varsinainen analyysi tehdään lajittelemalla organisaation koko ostovolyymi eri ostoalueisiin. Syötettävät tiedot ovat yleensä peräisin toimittajasopimuksista, mutta on myös muita tietolähteitä, kuten korttitoimittajat. Näin syntyy ostokartta organisaation kaikista ostoista ja toimittajista. Siitä käy ilmi ostojen kokonaisvolyymi, miten se jakautuu eri alueiden kesken, miltä toimittajilta ostat, mitä ostat heiltä, millä tavalla ja missä määrin. Tämän perusteella voit sitten eritellä tiedot osastoittain, liiketoiminta-alueittain, toimipaikoittain, toimialoittain, sivuliikkeittäin, maittain jne.
Kulutusanalyysin erityispiirre on, että se kattaa koko yrityksen toimialoista ja kustannuspaikoista riippumatta ja näyttää kaikki säästömahdollisuudet. Jopa ne, jotka eivät ole niin ilmeisiä.
Tiedonkeruun käytännön yksityiskohdat riippuvat hieman yrityksesi tyypistä. Kuinka suuri yrityksesi on esimerkiksi? Ja mitä välineitä sinulla on käytössäsi? Klassinen lähestymistapa on pitkään ollut syöttää arvot Exceliin. Nykyisillä digitaalisilla ratkaisuilla ja järjestelmillä voit sen sijaan toimittaa valmiita raportteja ja sujuvia tietojen vientimahdollisuuksia. Niiden avulla tietojen kerääminen, lajittelu ja esittäminen on paljon tehokkaampaa. Suuremmille organisaatioille, jotka saattavat olla hajautettuja eri talousjärjestelmiin ja useisiin tilikarttoihin, tämäntyyppinen analyysi voi olla pelottava tehtävä (ja jälleen yksi peruste sille, miksi koko yrityksen pitäisi toimia samassa järjestelmässä). Samaan aikaan juuri tällaiset suuret ja monimutkaiset organisaatiot hyötyvät eniten menoanalyysin tekemisestä, koska ne eivät yleensä hallitse ostojaan kovin hyvin ja niillä on suuremmat säästömahdollisuudet.
Kulutusanalyysin tekemiseen liittyvät haasteet ja niiden ratkaiseminen
Menoanalyysi on helppo perustella, mutta sen toteuttamisen jälkeen siihen voi liittyä erilaisia haasteita. Suurimmat niistä liittyvät yleensä teknologiaan, resursseihin ja siihen, miten muutos pannaan täytäntöön, kun tulokset on saatu. Ostovolyymien lajittelu ostoluokkiin voi olla jo itsessään haasteellista. Ja jos kyseessä on suuri organisaatio, jolla on useita toimipisteitä ja jokaisella toimipisteellä on oma järjestelmänsä, se on vielä hikisempää. Tietojen, kuten tuotenumeroiden, toimittajatietojen ja tilikarttojen kerääminen vie aikaa ja resursseja. Se on jotain, mitä hankintaosastoilla on harvoin tarjolla. Kun analyysi on valmis ja on aika toimia tehtyjen johtopäätösten perusteella, seuraava haaste odottaa. Se on saada työntekijät muuttamaan rutiinejaan, jotta säästöt voidaan toteuttaa. Ihmiset eivät useinkaan ole kovin innostuneita muutoksista, vaikka ne olisivat parempaan päin.
Uusia toimintatapoja on helpompi myydä, jos niiden hyödyt voidaan selkeästi osoittaa. Etenkin, jos kerrot sen selkeästi ja mukaansatempaavasti. Muihin haasteisiin voidaan vastata oikealla teknologialla. Toiminnanohjausjärjestelmä lisää liiketoimintasi läpinäkyvyyttä ja helpottaa huomattavasti tietojen tarkastelua, keräämistä ja analysointia. Näin voit vapauttaa resursseja tietojen käyttöön. Saat myös tehokkuuden takaisin toisessa päässä, kun on aika toteuttaa muutokset. Toiminnanohjausjärjestelmä tekee siitä paljon helpompaa kaikkien automaatiomahdollisuuksien ansiosta ja siksi, että kaikki on saman katon alla. Mikä on ilahduttavaa myös käyttäjille, jotka ovat erityisen allergisia muutoksille.
Lisää vinkkejä muutoksenhallinnan onnistumisesta löydät kirjoituksestamme"Kuinka saada kaikki mukaan muutosjunaan".
Visma Analyse yksinkertaisempaan menoanalyysiin
Jos haluat helpommin analysoida kulutusta, voit käyttää älykkäitä työkaluja. Esimerkiksi Visma Analyse auttaa sinua ymmärtämään yrityksesi taloudellista suorituskykyä. Se on ratkaisu, joka sisältää suuren määrän toimintoja liiketoimintasi analysoimiseksi ja esittämiseksi lukuina. Voit esimerkiksi luoda ja seurata budjettia ja tarkistaa, että kirjanpitosi on oikein. Voit myös analysoida tunnuslukuja, luoda omia raportteja ja esittää yrityksesi talouden graafisesti ja selkeästi.
Jos haluat hallita ostoja paremmin, on myös Visma Source-to-Pay. Se on täydellinen alusta, joka kattaa koko hankintaprosessin hankinnasta maksuun; kiitollinen työkalu, kun on aika tuottaa tietoja menoanalyysiä varten.
Aiemmin kulujen analysoinnin aloittaminen on saattanut tuntua pelottavalta, koska siihen on liittynyt niin paljon työtä. Nykyaikaisten työkalujen ansiosta ei ole enää mitään tekosyytä olla tarkastelematta ostoja. Kuka tietää, ehkä siellä piileskelee tarpeettoman suuri kosteuspyyhkeiden erä, jonka voi sen sijaan muuttaa kahvitaukotiliksi.
Traventus työskentelee kaikentyyppisten organisaatioiden kanssa, ja meillä on laaja kokemus siitä, miten voimme helpottaa, tehostaa ja ilahduttaa asiakkaidemme jokapäiväistä elämää tarjoamiemme ratkaisujen avulla. Haluatko tietää, miten voit säästää enemmän aikaa? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!