Mitä on otettava huomioon ERP-järjestelmää valittaessa
Ajattele ensin, valitse myöhemmin
Toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa kannattaa miettiä ensin. Jos kysyt etukäteen oikeat kysymykset, saat ratkaisun, joka todella helpottaa työtäsi. Seuraavassa on muutamia tärkeitä asioita, joita kannattaa ottaa huomioon.
Toiminnanohjausjärjestelmä voi auttaa sinua ja yritystäsi ottamaan suuria uusia askeleita eteenpäin. Sen avulla voit työskennellä tehokkaammin ja säästää aikaa, jonka voit käyttää tuottavammin. Se auttaa sinua tekemään oikeita päätöksiä, vähentämään tarpeettomia menettelyjä ja kustannuksia, tarjoamaan parempaa asiakasarvoa, mahdollistamaan uusia toimintatapoja ja toimimaan kestävämmin.
Toiminnanohjausjärjestelmää hankittaessa on tärkeää todella ymmärtää, mikä se on, mitä sillä voi tehdä ja miten siitä saa parhaan hyödyn irti. Siksi olemme koonneet yhteen muutamia keskeisiä seikkoja, jotka kannattaa pitää mielessä toiminnanohjausjärjestelmää valittaessa.
Aloita itsestäsi etkä toiminnanohjausjärjestelmästä
Toiminnanohjausjärjestelmä on suuri investointi, ja paras tapa saada siitä kaikki hyöty irti on lähteä liikkeelle omista tarpeistasi. Monet toiminnanohjausjärjestelmät voidaan räätälöidä niin, että ne vastaavat juuri sinun tärkeimpiä tarpeitasi. Silloin saat todella ratkaisun, jonka avulla voit työskennellä älykkäämmin ja menestyksekkäämmin. Tee esimerkiksi luettelo tarpeistasi ja ongelmista, jotka haluat järjestelmän ratkaisevan:
- Mitkä prosessit vievät paljon aikaa ja resursseja ja ne pitäisi automatisoida?
- Missä organisaatiosi pullonkaulat ovat ja mitkä ovat haasteet?
- Mitkä tiedot ovat tärkeitä ja miten voit käyttää niitä menestyäksesi paremmin?
- Mitkä ominaisuudet ovat ehdottoman tärkeitä ja mistä voidaan tinkiä?
Huolellisesti laadittu vaatimusmäärittely on vähän kuin supermarketin ostoslista; sillä varmistetaan, että kotiin tuodaan ne tavarat, joita todella tarvitaan, eikä turhia tavaroita, jotka näyttivät houkuttelevilta hyllyssä.
Ota käyttäjät mukaan
Jos joku todella tietää, missä organisaatiossa on parantamisen varaa, se ovat käyttäjät. He tietävät tarkalleen, missä voidaan saada aikaan parasta tehokkuutta, mitkä ovat ongelmat ja mikä on paras ratkaisu. Kun heidän näkemyksensä otetaan huomioon vaatimusmäärittelyssä, on mahdollista räätälöidä ratkaisu todellisia tarpeita vastaavaksi, ja lisäksi itse toteutus sujuu sujuvammin. Muutos voi olla kuoppainen prosessi, mutta jos kaikki ovat olleet mukana ja näkevät uuden hyödyn, se on paljon helpompaa.
Hanki selkeä kuva kustannuksista ja hyödyistä
Toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen on vähän kuin auton ostaminen: maksat itse tuotteesta, mutta myös sen elinkaaren aikaiset juoksevat kustannukset. Toiminnanohjausjärjestelmän käyttökustannukset ovat hieman erilaiset riippuen siitä, minkä ratkaisun valitset. Esimerkiksi kiinteä asennus vaatii käyttöä ja ylläpitoa, kun taas pilviratkaisu on yleensä tilaus, jossa kaikki sisältyy hintaan. Mitä kustannuksia aiheutuu käyttäjien kouluttamisesta? Tai laajentaminen useammilla käyttäjillä ja uusilla ominaisuuksilla? Arvioi investointisi pidemmällä aikavälillä, jotta vältät odottamattomat kustannukset myöhemmin.
Tarkastele myös pitkän aikavälin hyötyjä. Toiminnanohjausjärjestelmä virtaviivaistaa toimintojasi ja säästää paljon aikaa, mutta siinä ei ole vielä kaikki: se voi myös tarjota sinulle parempia tietoja ja analyysejä, joiden avulla voit tehdä viisaampia ja kannattavampia päätöksiä. Käyttämällä ratkaisua sähköisiin laskuihin siirtymiseksi säästät paljon aikaa, materiaalia ja postikuluja (sähköisen liiketoiminnan verkoston mukaan kustannussäästö on vähintään 10 kruunua sähköisesti lähetettyä asiakaslaskua kohden). Lisäksi verkkolaskut ovat tarkempia ja vähentävät myöhästymismaksujen, perinnän ja sidotun pääoman aiheuttamaa vaivaa. Toiminnanohjausjärjestelmä voi myös auttaa sinua tarjoamaan parempaa asiakaspalvelua, mikä johtaa uskollisiin ja halukkaampiin asiakkaisiin. Pitkällä aikavälillä ratkaisulla voi olla paljon parempi kannattavuus kuin aluksi ajattelitkaan.
Onko pilviratkaisu sinua varten?
Perinteisesti toiminnanohjausjärjestelmät ovat olleet kiinteitä ratkaisuja, joissa myyjä asentaa ja ottaa järjestelmän käyttöön, minkä jälkeen yritys ottaa vastuun järjestelmän käytöstä. Viime aikoina pilviratkaisut ovat kuitenkin yleistyneet. Ne tarkoittavat sitä, että yrityksellä ei tarvitse olla sisäistä asennusta - sen sijaan tiedot ja toiminnot sijaitsevat pilvipalvelussa, jossa palveluntarjoaja ylläpitää ja päivittää kaikkea.
Pilviratkaisun etuna on, että ratkaisua on helpompi mukauttaa ja skaalata. Voit lisätä tai vähentää toimintoja ja käyttäjiä nopeasti. Koska pilviratkaisuissa on tyypillisesti verkkopohjainen käyttöliittymä, ERP-järjestelmää voi käyttää mistä tahansa ja millä tahansa laitteella. Ratkaisu on aina ajan tasalla, suojattu ja automaattisesti varmuuskopioitu, joten se on turvallinen. Pilviratkaisu on yleensä myös tilausratkaisu, jolloin maksat vain siitä, mitä tarvitset, ja voit hallita kustannuksia paremmin.
Miten järjestelmä voidaan integroida muihin ratkaisuihin?
Toiminnanohjausjärjestelmästä on todellista hyötyä silloin, kun kaikki prosessit ja tiedot saadaan saman katon alle. Jos sinulla on muita järjestelmiä, joista todella pidät ja joiden kanssa haluat jatkaa työskentelyä, kuten kirjanpito-ohjelma, miten voit integroida sen toiminnanohjausjärjestelmään? Voit säästää vielä enemmän aikaa ja työskennellä entistä kestävämmin, jos nykyiset ratkaisusi on mahdollista integroida uuteen järjestelmään.
Toinen huomioon otettava asia on se, kuinka monimutkaista on tuoda tietoja vanhemmista ratkaisuista. Onko tietojen vienti yksinkertainen prosessi vai pitääkö ne ensin muuntaa?
Miltä tulevaisuus näyttää?
Kuten olemme varmasti kaikki huomanneet, asiat etenevät nopeasti. Näyttää siltä, että uutta teknologiaa, uusia mahdollisuuksia, uusia asenteita ja käyttäytymismalleja voi tulla ja mennä yhdessä yössä. Tämä on tärkeää pitää mielessä, kun valitaan tulevaisuudenkestävää ratkaisua. Sen pitäisi olla helppo mukauttaa, päivittää ja laajentaa. Kysy itseltäsi esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
- Miten yrityksesi kehittyy tulevaisuudessa? Aiotko aloittaa sähköisen kaupankäynnin? Työskenteletkö ketterästi useampien freelancereiden ja konsulttien kanssa projektimuotoisesti? Laajennatko toimintaasi kansainvälisesti? Tulet kasvamaan ja kehittymään, ja siksi tarvitset toiminnanohjausjärjestelmän, joka voi kasvaa kanssasi.
- Mitä tukea tarvitset toimittajaltasi? Kyse ei ole vain IT-ratkaisusta, johon investoit, vaan kokonaan uudesta työskentelytavasta. Kuinka paljon tukea ja koulutusta uusi ratkaisu vaatii sekä käyttöönoton aikana että pitkällä aikavälillä? Mitkä ovat tukisopimukset ja millaista tukea tarvitset?
- Minkälainen suhde sinun pitäisi olla toimittajasi kanssa? Riittääkö pätevä asennus ja koulutus, vai pitäisikö sinun solmia pitkäaikainen kumppanuus, jossa toimittajasi ei ainoastaan tarjoa sitä, mitä pyydät, vaan on myös oivaltava kumppani, joka näkee uusia mahdollisuuksia, joita et ehkä itse huomaa, ja löytää ratkaisuja ongelmiin, joita et edes tiennyt olevan?
Oikeiden kysymysten esittämiseen ja oikean ratkaisun valintaan käytetty aika maksaa itsensä takaisin moninkertaisesti, kun saat ERP-järjestelmän, joka johtaa suuriin ajansäästöihin, uusiin mahdollisuuksiin ja joustavaan työskentelytapaan. Näin saat järjestelmän, joka tuo sinulle menestystä.