Hvor digital er din virksomhed? Tjek mod digitaliseringsindekset

Hvert år siden 2016 har Visma undersøgt, hvor digitale svenske virksomheder er. Nu er det tid til de seneste resultater. Vismas digitaliseringsindeks har set på flere nøgleprocesser og spurgt virksomhederne, hvor langt de er nået med at digitalisere dem. Hvad er resultatet? Digitaliseringen fortsætter med at stige, men ikke så hurtigt og så langt, som den kunne og burde.

Vi ser nærmere på, hvordan digitaliseringen skrider frem, og hvorfor det ikke er alle, der høster fordelene. Du kan også teste din egen position på digitaliseringsindekset.

Vismas digitaliseringsindeks måler graden af digitalisering og automatisering af økonomiske og administrative processer i virksomheder med mere end 25 ansatte. De beslutningstagere, der har svaret, er blevet bedt om at angive, hvor langt deres virksomhed er kommet med digitaliseringen af syv processer (indgående fakturaer, godkendelsesflow, automatisk betaling fra betalingsforslag, udgående fakturaer, rejseafregning til løn, tidsrapportering til løn og automatisk opdaterede nøgletal). Graden af digitalisering angives på en skala fra nul til 100 procent, hvor langt digitaliseringen af hver proces er kommet. Medianen for dette års indeks er 62,7 procent. Sammenlignet med 2017-indekset på 40,9 procent kan vi se, at der sker fremskridt. Men der er stadig...

Sverige er et relativt digitalt land, men vi er ved at blive overhalet af vores nordiske naboer. Undersøgelsen viser, at kun få faktisk digitaliserer deres drift fuldt ud. Det, der prioriteres, er processer, som mindsker risikoen for fejl og forsinkelser, f.eks. tidsrapportering og certificeringer. Men de digitale løsninger, som svenske virksomheder bruger, kan så meget mere. De har platformene og forudsætningerne for at digitalisere fuldt ud, men udnytter kun en brøkdel af de muligheder, der er til rådighed. Vi har kort sagt værktøjerne, men ikke indsigten til at udnytte dem fuldt ud.

Du kan også selv se, hvor digital din virksomhed er, ved at svare på syv enkle spørgsmål i denne test. Så kan du se, hvordan du ligger i forhold til andre svenske virksomheder.

Et andet resultat af rapporten er, at virksomheder med et højt digitaliseringsniveau også har en højere rentabilitet pr. medarbejder. Det er ikke særligt overraskende. Når alt kommer til alt, er hele pointen med digitalisering at slippe af med tidstyve og øge effektiviteten. Når tidskrævende processer automatiseres, kan en virksomheds tid, ressourcer og ekspertise bruges på at skabe værdi. Ingen har nogensinde haft succes med at lave administration.

Så hvor rentabelt er det at være på forkant med digitaliseringen? Ifølge rapporten er forskellen mellem en virksomhed med et digitaliseringsindeks på 0-25 og virksomheder med et indeks på 50-75 hele 253.000 SEK i medianindtjening pr. medarbejder. Ikke ligefrem småpenge. Og en god motivation til at se på, hvordan du kan forbedre din digitalisering.

Hvis du vil vide mere om, hvordan du kan øge din rentabilitet med digitale løsninger, kan du læse vores indlæg Har du råd til ikke at få en ny ERP? og Sådan beregner du ROI for din nye ERP.

Vismas digitaliseringsindeks ser på syv vigtige økonomiske og administrative processer. Vi vil se nærmere på disse processer og se, hvordan de kan forbedres.

1. Indgående fakturaer. I dette års indeks er procentdelen af organisationens fakturaer, der modtages fuldt digitalt direkte i økonomi- eller forretningssystemet, 51%. 25% af respondenterne i undersøgelsen siger, at de ikke har eller bruger denne proces. Digitalisering af leverandørfakturaer er en proces, der er steget støt i undersøgelserne. Det er ikke så mærkeligt, eftersom Network for Electronic Business (NEA) vurderer, at det er muligt at spare 77 SEK pr. faktura. Der er al mulig grund til, at virksomheder digitaliserer fakturaprocessen.

• Udgående fakturaer. Procentdelen af fakturaer, der sendes elektronisk (dvs. ikke via e-mail eller post) af virksomheder i år, er 57,1 %. 11,9 % af respondenterne siger, at de ikke har eller bruger denne proces. Digitaliseringen af udgående fakturaer er også steget markant. Her er der også penge at spare; 10 SEK pr. faktura ifølge NEA. De, der ikke er gået i gang med denne vigtige og rentable digitaliseringsproces, siger, at de ikke har tid eller ekspertise. Men der er masser af tid at vinde og hjælp at få. Hvis du vil vide mere om e-fakturaer og alle fordelene ved dem, kan du læse vores indlæg Hvorfor du skal starte med e-fakturaer.
  
• Automatisk betaling fra betalingsforslag. Procentdelen af modtagne leverandørfakturaer, som betales automatisk direkte fra økonomisystemet uden at logge ind på netbank, er 65,7 % i år. 36,9 % siger, at de ikke har eller bruger denne proces. Det er en proces, som ikke har ændret sig meget i de senere år, og det er en stor skam. Der er effektivitets- og kvalitetsgevinster, samtidig med at sikkerheden øges, når betalingsprocessen digitaliseres. Værktøjerne er der allerede, når du begynder at digitalisere dine fakturaprocesser.
  
• Rejseafregning til lønningslisten. I dette års indeks er procentdelen af forretningsrejseudgifter, der er digitaliseret i et dedikeret system, 57,1 %. 44,7 % siger, at de ikke har eller bruger denne proces. Digitaliseringen af udlæg og rejseudgifter er steget markant mellem 2017 og 2018. Økonomiafdelingerne er taknemmelige for dette, da det letter deres arbejdsbyrde og strømliner flowet. En anden bonus er mere kontrol og bedre styring af fællesudgifter og rejseomkostninger. Vil du vide mere om, hvordan digital rejseafregning fungerer, og hvad du kan få ud af det? Så læs vores indlæg Simplify your business travel - manage your travel expenses on your mobile phone.
  
• Tidsrapportering til lønningslisten. Andelen af medarbejdernes arbejdstid, der registreres digitalt i et dedikeret system, ligger i år på 82,5 procent. Kun 22,5 procent siger, at de ikke har eller bruger denne proces. Automatiseringen af tidsregistreringen er en proces, der er vokset støt de seneste år. Det plejer at være en øjenåbner for, hvor meget hurtigere og mere effektivt det kan være at digitalisere en administrativ proces. Nutidens skræddersyede og smarte løsninger kan også levere branchespecifik funktionalitet, som gør processen endnu mere smidig.
  
• Godkendelsesflow. I dette års indeks er procentdelen af virksomhedernes indgående fakturaer, der godkendes og attesteres helt digitalt, 87,2 procent. Kun 24,6 procent siger, at de ikke har eller bruger denne proces. Af de processer, der er undersøgt i digitaliseringsindekset, er et digitaliseret godkendelsesflow den, som svenske virksomheder er kommet længst med. At få mere kontrol, færre flaskehalse og mulighed for at styre alt på ét sted er sandsynligvis motivationen bag. Gevinster, som naturligvis også kan opnås med de andre processer.
  
• Automatisk opdaterede nøgletal. Graden (%), hvormed virksomheder siger, at de har digitaliseret processen med konstant at have adgang til opdaterede nøgletal, er 53,9 % i år. 37,6 % siger, at de ikke har eller bruger denne proces. Automatisk opdaterede KPI'er og digital beslutningsstøtte er steget markant mellem 2017 og 2018, men der kan gøres meget mere. Man mener, at Business Intelligence vil være en accelerator for digitaliseringen. Hvis du vil vide mere om, hvordan digitalisering af din virksomhed giver dig mulighed for at arbejde smartere med KPI'er, prognoser og tendenser, kan du læse vores indlæg Hvorfor ERP er CFO'ens bedste ven.

Svenske virksomheder er kommet langt med hensyn til visse processer, men går glip af andre muligheder. Hvis man f.eks. er begyndt at attestere fakturaer digitalt, men ikke har digitaliseret den del, der handler om at modtage fakturaen, går man glip af meget. Hvis du kigger på din virksomhed og ser, hvor du ellers kan opnå digitaliseringsgevinster, kan du øge din lønsomhed. Ved at automatisere unødvendig administration kan dine dygtige medarbejdere skabe mere værdi, f.eks. ved at analysere og træffe smartere beslutninger, udvikle nye produkter og tjenester og yde bedre kundeservice.

Er du ikke sikker på, hvor du skal starte? Eller hvilke gevinster du kan opnå ved at digitalisere din virksomhed? Tal med os hos Traventus! Vi vil med glæde hjælpe dig med at arbejde smartere og sjovere.