Vigtige ting at overveje, før du får et nyt ERP-system

Uanset om du får dit første ERP-system, eller du er vokset ud af dit gamle, er det en stor og vigtig investering, som du skal tænke grundigt over. Et nyt ERP-system kan gøre meget for at forenkle og forbedre processerne i din virksomhed. Jo bedre og mere omhyggelige spørgsmål, du stiller dig selv under købsprocessen, jo bedre løsning får du.

Her er de vigtigste ting, du skal overveje, når du får et nyt ERP-system.

Hvis vi starter med det måske vigtigste spørgsmål - hvorfor? - har det flere svar. Der er sket meget med teknologien, og hvad den kan gøre for dig. Her er nogle af de fordele, du kan få ud af et nyt ERP-system:

• Automatiserede processer, der eliminerer manuel håndtering. Det sparer dig for en masse tid og ressourcer. Du kan reducere dit personalebehov eller lade dine medarbejdere arbejde med mere værdiskabende opgaver, når de ikke skal kæmpe med administration.
• Mere effektiv ordrehåndtering, oplagring og transport vil fremskynde dine processer, give dig bedre kontrol og reducere dine omkostninger.
• Analyseværktøjer og business intelligence hjælper dig med at styre din virksomhed mere effektivt og intelligent. Præcise data og smarte analyser giver dig mulighed for at træffe bedre beslutninger.
• Bedre produktudbytte, når du kan arbejde mere effektivt.
• Du kan opfylde de behov og forventninger, som nutidens kunder har.

• Et nyt ERP-system lever op til nye love og regler.
• Mobile løsninger giver dig mulighed for at arbejde mere fleksibelt, og hvor det passer dig bedst.

Det næste spørgsmål, du bør stille dig selv, er, hvad ERP-løsningen helt præcist skal kunne. Nutidens ERP-systemer er dynamiske og fleksible. De kan tilpasses, så de passer til din virksomheds behov. Så lav en detaljeret liste over, hvad systemet skal kunne. Jo mere grundig og specifik du er i denne proces, jo mere kan systemet gøre for dig. At være detaljeret i kravspecifikationen sikrer, at du får de rigtige muligheder fra starten.

Måske har du et krav om, at dit system skal kunne håndtere e-fakturaer. Det kan de fleste løsninger i dag (du kan læse mere om fordelene ved e-fakturaer her). Så finder du måske ud af, at du har brug for at kunne tage imod ordrer i forskellige valutaer og vægt-/måleenheder. Eller at systemet skal være klar til e-handel. Så har man en meget klar kravspecifikation, som leverandøren kan forholde sig til. Kravlisten bliver også grundlaget for, hvordan du formulerer aftalen med leverandøren. Uklare og alt for generelle krav kan føre til uklarhed om, hvad der egentlig gælder. En detaljeret liste gør det klart for alle parter, hvad systemet skal kunne.

Hvis du er en mindre virksomhed og ikke har så meget erfaring med, hvad du faktisk har brug for, kan det være svært at udarbejde en detaljeret liste over krav. Så kan du lade de potentielle leverandører arbejde for dig. Bed om referencer fra virksomheder, der ligner din, og som de har hjulpet med løsninger. Bed om tal for, hvordan ERP-systemet rent faktisk har hjulpet dem i deres forretning. Alle kan give en god salgstale, men de faktiske resultater taler meget højere.

Glem heller ikke, at det ikke kun er dine egne krav og behov, der skal opfyldes. Systemet skal også opfylde kravene i love og regler. Som for eksempel GDPR. Og hvis du er leverandør til den offentlige sektor, er det nu mere lovligt at bruge e-fakturaer.

Nutidens ERP-systemer kan meget. De tilbyder en bred vifte af funktioner, men de fleste organisationer har ikke brug for det hele. Som med al anden teknologi er det let at blive forført af alle mulighederne og funktionerne og glemme, hvilke behov der er vigtige. Det hjælper at have en detaljeret liste over behov, men det kan være som at gå i supermarkedet - indkøbslisten sikrer kun, at du husker, hvad du virkelig har brug for, og så bliver du fristet til at købe en masse andre lækkerier, fordi det ser så indbydende ud.

Før du overhovedet begynder at kigge på leverandører og løsninger, skal du spørge dig selv: Hvad er vores vigtigste processer? Hvor i organisationen har vi brug for bedre systemunderstøttelse? Hvis du har dette i tankerne under hele indkøbsprocessen, vil det hjælpe dig med at træffe hurtige og informerede beslutninger. Du vil være i stand til at se, hvilken løsning der matcher de faktiske behov, og vil ikke blive drevet af den indkøbsrus, der udløses af noget prangende og imponerende. Selv det dyreste system på markedet har ingen værdi, hvis det ikke matcher dine behov.

For at gøre den proces lettere for dig har vi listet nogle af de vigtigste funktioner i ERP-systemer. Hvad der er vigtigt for dig, afhænger selvfølgelig af din virksomhed, og hvor den har mest brug for at blive strømlinet.

• Økonomi og regnskab. Dvs. håndtering af tilgodehavender, gæld, anlægsaktiver, hovedbog og finansiel rapportering.
• Kundeordrer, herunder tilbudsværktøjer.
• Planlægning af indkøb.
• Lagerstyring.
• Automatiserede funktioner som scanning, fakturering og betalingsmatchning.
• Business Intelligence. Værktøjer til at analysere data i realtid.
• Kompatibilitet og integration. Fælles flows for forskellige forretningsområder, funktionalitet og tilpasning til mobile enheder og tredjepartsintegrationer.

Analyser og rapporter

• Performance-rapporter, der viser, hvad hvert produkt/service genererer.
• Computermodellering til test i simulerede miljøer.
• Finansiel planlægning og prognoser.
• Identifikation og analyse af nøglepræstationsindikatorer.
• Advarsler og meddelelser om begivenheder (f.eks. forsinkelser eller opnåede mål) i arbejdsgangen.
• Datamining, analyse og visualisering af data for at finde mønstre og tendenser.
• Adgangskontrol, der kontrollerer, hvem der har adgang til hvilke data.

Lager og distribution

• Warehouse Management System (WMS) til hurtig plukning og levering.
• Transport Management System (TMS) til at finde de optimale ruter.
• Automatiserede direkte leverancer.
• Ordrematchning, der forbinder leverandørfakturaer med indkøbsordrer.
• Sporingsfunktioner til ordrer, leverancer og din egen forsyningskæde.
• Lageroptimering, batchplukningsfunktionalitet og lotnumre.
• Stregkoder/RFID-scanning.

Personale

• Lønadministration.
• Styring af udgifter.
• Håndter rejse- og udgiftsafregninger på farten.
• Registrering af tid og tilstedeværelse/fravær.
• Administration af orlov.

Der er faktisk mere at overveje. ERP-systemer kan leveres på forskellige måder til forskellige behov. Dette er de tre mest almindelige løsninger:

• Installeret løsning. Leverandøren installerer systemet lokalt, udruller og uddanner. Derefter overtager din egen virksomhed ansvaret og tager sig af drift, opdateringer og backup.

• Hosted løsning. Svarer til den installerede løsning, men IT-infrastruktur, drift og service er outsourcet til en serverudbyder, der er ansvarlig for dataene.
• Cloud-løsning. Data og funktioner hostes i skyen (dvs. på en server et andet sted). Systemet tilgås via en webgrænseflade og kan bruges fra enhver enhed (computer, mobil, tablet). ERP-systemet vedligeholdes og opdateres automatisk af udbyderen. Du kan læse mere om ERP i skyen her.

Som du sikkert har bemærket, går tingene hurtigt. Nye teknologier og løsninger dukker op hele tiden. Du er nødt til at tænke på de behov, du har i dag, og de behov, du måske får i morgen.

Løsningen er at få et moderne og fleksibelt system, som man kan vokse med. Heldigvis er nutidens ERP-systemer designet med det for øje. De er skalerbare, og det er nemt at bygge videre på dem med flere funktioner, værktøjer og brugere. Det gælder især cloud-løsninger som Visma.net. De er nemme at opgradere og udvide uden behov for komplicerede installationer.

Fremtiden handler heller ikke kun om teknologisk udvikling. Den handler mindst lige så meget om organisationens fremtidige udvikling. Det er værd at se fremad på mål og ambitioner. Hvordan vil I vokse? Hvilke nye områder og markeder venter bag horisonten? Hvad skal der til for at komme i gang med e-handel? Hvad er kravene, hvis du begynder at arbejde internationalt? Tænk fremad, tænk stort, tænk ud af boksen, og vælg et system, der kan opfylde dine drømme og ambitioner.