Spend-analyse - hvorfor det er så vigtigt
Hvordan laver man en effektiv udgiftsanalyse?
Der foretages mange indkøb på en arbejdsplads. Fra rejser, leje af lokaler og konsulentydelser til kaffe og kuglepenne. Det betaler sig at holde styr på sine indkøb. Spørg bare den kommune, der ved en fejl kom til at betale 65.000 kr. for fem pakker vådservietter. Selv om sådanne indkøbskatastrofer heldigvis ikke er så almindelige, er der mange gode grunde til at analysere, hvad din organisation bruger penge på.
Lad os se på, hvorfor det er så vigtigt at lave spend-analyser, hvordan de fungerer, hvilke udfordringer du kan støde på, og hvordan du kan forenkle processen.
Hvorfor du bør lave en udgiftsanalyse
Selv om din organisation er i en god økonomisk situation, er der altid plads til effektiviseringer og besparelser. Når du laver en spend-analyse, får du viden om alle organisationens indkøbs- og leverandørmønstre. Det vil sige, hvor store indkøbsmængderne er, og hvordan de fordeler sig på forskellige områder. Du får også indsigt i, hvor mange leverandører du har, og hvordan indkøbene er fordelt mellem dem. Med dette som grundlag kan du se, hvilke muligheder du har for forbedringer og besparelser. Forbrugsanalysen giver dig også et nyttigt benchmark, som du kan måle fremtidig succes og resultater i forhold til.
Gennemgang af indkøb kan fortælle dig mere end bare udgifterne. Det giver også et indblik i leverandørkontrakter, antallet af fakturaer, faktureringsintervaller, køb uden kontrakt osv. Det er muligt at se, om fakturaer betales tidligt eller sent (og dermed undgå gebyrer for sen betaling og mistede renteindtægter). Eventuelle forkerte data kan rettes, og dataene kan ryddes op, så alle oplysninger er opdaterede og korrekte. Disse oplysninger kan f.eks. omfatte organisationsnummer og betalingsbetingelser. Det er også muligt at sikre, at leverandøren kun indtastes én gang og ikke optræder flere forskellige steder i systemet.
Spend-analysen er også et meget nyttigt værktøj for indkøbsafdelingen, når det handler om at kommunikere med ledelsen (som ikke altid ser alle indkøb som indkøb og let overser det besparelsespotentiale, der findes). Spend-analysen gør det meget nemmere for indkøbsafdelingen og lægger grunden til kategoribaserede indkøb.
Sådan fungerer udgiftsanalysen
Selve analysen foretages ved at sortere hele organisationens indkøbsvolumen i forskellige indkøbsområder. De data, du indtaster, kommer normalt fra leverandørkontrakter, men der er også andre datakilder, f.eks. kortleverandører. På den måde skabes et indkøbskort over alle organisationens indkøb og leverandører. Det viser den samlede indkøbsmængde, hvordan den er fordelt mellem forskellige områder, hvilke leverandører I køber fra, hvad I køber fra dem, på hvilken måde og i hvilke mængder. Baseret på dette kan du derefter opdele dataene efter afdeling, forretningsområde, site, division, filial, land osv.
Det særlige ved udgiftsanalysen er, at den ser på tværs af hele virksomheden, uanset områder og omkostningscentre, og viser alle besparelsesmuligheder. Selv dem, der ikke er så indlysende.
De praktiske forhold omkring dataindsamling afhænger lidt af, hvilken type virksomhed du har. Hvor stor er din virksomhed for eksempel? Og hvilke værktøjer har du til rådighed? En klassisk tilgang har længe været at indtaste værdierne i Excel. Med nutidens digitale løsninger og systemer kan du i stedet levere færdige rapporter og smidige dataeksportmuligheder. Det gør det meget mere effektivt at indsamle, sortere og præsentere data. For større organisationer, der måske er spredt med forskellige økonomisystemer og flere kontoplaner, kan denne type analyser være en uoverskuelig opgave (og endnu et argument for, hvorfor hele virksomheden bør arbejde i det samme system). Samtidig er det disse typer af store og komplekse organisationer, der har mest at vinde ved at gennemføre en spend-analyse, da de normalt har ringe kontrol over deres indkøb og har et større potentiale for besparelser.
Udfordringerne ved at lave en spend-analyse, og hvordan man løser dem
En udgiftsanalyse er let at retfærdiggøre, men den kan give forskellige udfordringer, når den er implementeret. De vigtigste har normalt at gøre med teknologi, ressourcer og hvordan man gennemfører ændringen, når man har resultaterne. At sortere indkøbsmængder i indkøbskategorier kan være en udfordring i sig selv. Og hvis du er en stor organisation med flere lokationer, og hvert kontor har sit eget system, bliver det endnu sværere. Det kræver tid og ressourcer at indsamle data som f.eks. varenumre, leverandøroplysninger og kontoplaner. Noget, som indkøbsafdelinger sjældent er forkælet med. Når analysen er færdig, og det er tid til at handle på de konklusioner, der er draget, venter den næste udfordring. Det er at få medarbejderne til at ændre deres rutiner, så besparelserne kan realiseres. Folk er ofte ikke så begejstrede for forandringer, selv om det er til det bedre.
Det er lettere at sælge nye måder at gøre tingene på, hvis du tydeligt kan vise fordelene. Især hvis du kommunikerer det på en klar og engagerende måde. De andre udfordringer kan løses med den rigtige teknologi. Et ERP-system øger gennemsigtigheden i din virksomhed og gør det meget nemmere at gennemgå, indsamle og analysere data. Så du kan frigøre ressourcer til at bruge dataene. Du får også effektiviteten tilbage i den anden ende, når det er tid til at implementere ændringerne. ERP-systemet gør det så meget nemmere takket være alle automatiseringsmulighederne og det faktum, at alt er samlet under ét tag. Hvilket også er glædeligt for brugere, der er særligt allergiske over for forandringer.
Hvis du vil have flere tips til, hvordan du får succes med forandringsledelse, kan du læse vores indlæg "Sådan får du alle med på forandringstoget".
Visma Analyse for en enklere udgiftsanalyse
Hvis du vil have en lettere udgiftsanalyse, er der smarte værktøjer, du kan bruge. Visma Analyse hjælper dig f.eks. med at forstå din virksomheds økonomiske resultater. Det er en løsning, der indeholder et stort antal funktioner til at analysere og præsentere din virksomhed i tal. Du kan f.eks. oprette og overvåge dit budget og kontrollere, at din bogføring er korrekt. Du kan også analysere nøgletal, oprette dine egne rapporter og præsentere din virksomheds økonomi grafisk og overskueligt.
Hvis du vil have mere kontrol over indkøbene, er der også Visma Source-to-Pay. Det er en komplet platform, der dækker hele indkøbsprocessen fra indkøb til betaling; et taknemmeligt værktøj, når det er tid til at producere data til spend-analysen.
Før i tiden kunne det virke skræmmende at starte en udgiftsanalyse, fordi det indebar så meget arbejde. Takket være nutidens værktøjer er der ikke længere nogen undskyldning for ikke at gennemgå indkøbene. Hvem ved, måske gemmer der sig en unødvendig stor vare til vådservietter, som kan konverteres til en kaffepausekonto i stedet.
Hos Traventus arbejder vi med alle typer organisationer og har stor erfaring med at gøre vores kunders hverdag lettere, mere effektiv og sjovere med de løsninger, vi kan tilbyde. Vil du vide, hvordan du kan spare mere tid? Kontakt os, så fortæller vi mere!