Checklista – Så förbereder du dig inför ett nytt affärssystem

Att skaffa ett nytt affärssystem är en stor och viktig investering. För att se till att man får rätt lösning som passar ens verksamhet och möter alla ens behov (både i dag och i morgon) är det viktigt att göra ett bra förarbete. Därför har vi sammanställt en checklista med de viktigaste punkterna som behöver bockas av innan du bestämmer dig för vilken lösning du ska satsa på. Följer du dem så bör får du ett bra underlag som leder till ett system som ökar effektiviteten, minskar kostnaderna, lyfter produktiviteten och gör det lättare och roligare att jobba. Det lönar sig alltid att tänka efter före.

Punkt 1 – Sammanställ en kravlista

Det finns många anledningar till varför det är en klok investering att skaffa ett nytt affärssystem. Att automatisera processer gör att man sparar tid och resurser som kan användas till bättre saker, effektiviseringar i bland annat lagerhållning, fakturering, transporter och produktion leder till kostnadsminskningar och kvalitetshöjningar, analysverktyg ger säkrare prognoser som leder till bättre beslut, smarta lösningar ger mer nöjda kunder etc. Listan med vinster kan göras lång. Det viktiga är att du har en bra insikt i din verksamhet och dess unika behov. Det här är bra saker att tänka på när du sammanställer kravlistan.

• Gå igenom vilka affärsprocesser ni har, och var flaskhalsarna finns bland dem. Var går det att effektivisera mest?
• Finns det ett system sedan tidigare? Vad är i så fall problemet med det? Vilka av era behov som det inte längre kan lösa?
• Vilka är era viktigaste behov och affärsutmaningar? Inte bara i dag utan vilka kommer ni att möta i framtiden? Det här är viktigt att ha i åtanke för att hitta en lösning som ger värde på lång sikt.
• Sammanställ era behov och krav, och prioritera dem sedan.

Punkt 2 – Sätt ihop en arbetsgrupp

När kravlistan är klar är nästa steg att forma en arbetsgrupp som fungerar som ett inköpsteam som tar kontakt med och utvärderar olika leverantörer. Tänk på det här när ni bildar gruppen:

• Inkludera representanter från alla avdelningar så att allas behov och synpunkter kommer med i utvärderingen. Det är viktigt att få med användarna i urvalet, det är trots allt de som ska jobba i systemet.
• Utse en projektledare (till exempel du själv), en kontaktperson som sköter kommunikationen med leverantörerna och få helst även med en representant för ledningen så att de beslut er grupp tar har deras stöd.
• Utvärdera om ni behöver externa konsulttjänster för att ta bra beslut och i så fall i vilken omfattning.

Punkt 3 – Sammanställ en systemspecifikation

Arbetsgruppens första uppgift är att ta fram information om hur det ser ut i dag i verksamheten och hur den lösning ni väljer ska integreras mot de befintliga systemen. Det här är viktigt för att leverantören ska kunna ta fram en lösning som verkligen passar er verksamhet. Saker som ni bör ta med är till exempel:

• Vilken hårdvara och nätverk som finns i dag.
• Hur många användare som ska jobba i systemet och vilka eventuella behov finns av att kunna skala upp lösningen i framtiden.
• Krav på integration med era befintliga system.
• Eventuella behov av mobila lösningar (åtkomst till systemet via bärbara enheter) och kompabilitet med andra enheter som till exempel scanners.
• Vilken typ av lösning ni ska välja; en installerad lösning där leverantören implementerar och ni sedan tar över skötseln, en hostad lösning där leverantören även sköter driften efter installationen eller en webbaserad molnlösning där systemet och all data ligger i molnet och leverantören sköter all drift och alla uppdateringar.

Punkt 4 – Se över de övriga leverantörstjänsterna

Det är inte bara själva systemet ni ska prata med leverantörerna om. För att hitta den bäst lämpade leverantören behöver ni även ta upp saker som:

• Vilken utbildning behövs efter implementering? Hur omfattande är den och vad ingår i den?
• Hur ser lösningarna för support och underhåll ut? Finns det supportavtal och hur ser de ut?
• Kan leverantören erbjuda proaktiv support i form av kunskapsbanker, användarforum etc?

Punkt 5 – Beräkna ROI

Nu är det dags för er att räkna på kostnaderna och vinsterna för det nya affärssystemet. Läs gärna våra inlägg om hur du beräknar ROI, där går vi grundligt igenom hur du får med alla väsentliga siffror för att kunna välja rätt lösning och få bästa möjlig avkastning.

Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem del 1: beräkna kostnaderna

Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem del 2: beräkna avkastningen

Men i korthet är det viktigt att tänka på saker som:

• Att noggrant lista alla kostnader och vinster, även de som inte är uppenbara. Ta även höjd för förändringar under processen och oväntade kostnader.
• Beräkna en tidsram för avkastningen och gör sedan en prognos för värdet för varje systemkrav inom den tidsramen.
• Beräkna och bedöm balansen mellan kostnaden och avkastningen. Ta gärna hjälp av ekonomiavdelningen för att få en träffsäker och tydlig prognos.

När ROI-beräkningen är klar tar ni den till ledningen så att de kan godkänna budgeten för projektet och ni kan gå vidare med att välja leverantör.

Punkt 6 – Lista och välja ut leverantörer

Nu är det dags att hitta de potentiella leverantörerna av ert nya system. Gör ett så grundligt förarbete som möjligt och läs på ordentligt om dem. Gå igenom leverantörernas hemsidor, läs igenom deras referenser och kundcase, ladda ned guider, white papers och liknande. Besök gärna även communities och forum där användare diskuterar olika lösningar och ta del av deras erfarenheter. Titta specifikt efter vilka lösningar som används i just din bransch.

Andra steg i den här processen är:

• Lista potentiella leverantörer utifrån hur deras lösningar matchar era krav och behov.
• Ta sedan fram en RFP (Request For Proposal) så att de kvarvarande leverantörerna kan ta fram en passande lösning och offert. Läs gärna vårt inlägg ”Så skapar du en förfrågan som ger dig helt rött affärssystem” där du får veta allt om hur skriver ihop ett bra underlag som hjälper alla parter att nå fram till bästa möjliga lösning.
• Gör en slutgiltig lista utifrån svaren ni får på RFP:n.

Punkt 7 – Välj leverantör

Då har vi äntligen kommit till slutpunkten, att välja vilken lösning och leverantör som är den bästa för er. I beslutet ni tar bör ta hänsyn till främst tre saker; hur effektivt affärssystemet är, ekonomin i investeringen och relationen med leverantören. Så här går ni till väga för att hitta den lösning som verkligen passar era behov.

• Kalla alla de slutliga leverantörerna så att de kan demonstrera sina produkter. Se till att alla som berörs inom er verksamhet är med på varje visning. Begär även in referenser från leverantörerna.
• Gå igenom allt underlag och de offerter ni har fått in. Ta hänsyn till de prioriteringar ni gjorde i kravlistan och matcha dem mot de offerter och svar som ni har fått.
• Välj den lösning som passar era krav nu och i framtiden, ger mest värde och som kommer från en leverantör som känns rätt.

Grattis! Nu är det bara att komma överens om köpvillkoren och implementering av lösningen, så kan ni ta er verksamhet till nya höjder med hjälp av ert nya affärssystem.