Lantmännens ekonomiavdelning är digitaliserad med Visma.net

Lantmännen ägs av 20 000 svenska lantbrukare, har 10 000 anställda, har verksamheter i ett 20-tal länder och omsätter 50 miljarder kronor. Med basen i spannmål förädlar Lantmännen åkermarkens resurser för ett livskraftigt lantbruk. Några av våra mest kända varumärken inom livsmedel är AXA, Kungsörnen, GoGreen, Schulstad, Gooh, Finn Crisp och Bonjour.

Lantmännen har koncerngemensamma funktioner med uppdrag att driva sina respektive sakfrågor samt stötta koncernledningen och divisionerna i gemensamma frågor. Inom ramen för dessa finns Lantmännens ekonomiavdelning som är en kundorienterad serviceorganisation som erbjuder koncernens bolag i Sverige, Norge och Danmark kostnadseffektiva ekonomitjänster inom redovisning, leverantörs- och kundreskontra

För de mindre bolagen valde man nyligen att gå från Visma Administration till Visma.net, ett beslut som gett många fördelar – bland annat:

  • Leverantörsfakturaflödet har effektiviserats avsevärt och är numera delvis automatiserat.
  • Digital attest och automatiska betalningar snabbar upp och minskar risken för fel.
  • Rapporteringen är betydligt enklare och bättre, exempelvis skickar man nu CSV-filer direkt till koncernens gemensamma rapporteringssystem.
  • Med allt i molnet kan revisorerna enkelt ta fram mycket material själva vid revisionen.

Vismas certifierad partner Traventus hjälpte Lantmännen att implementera lösningen, och var även ett uppskattat stöd och bollplank vid förberedelserna.

“Lantmännen med sin kravbild och tydliga förväntan har utmanat både oss på Traventus och Visma. Vi är glada över att vara en del av deras digitaliseringsresa, säger Mikael Björk, VD på Traventus.

Väl värd investering

Lantmännen har bytt och uppgraderat affärssystem förut och vet att det är något man behöver avsätta tid för. Vad gäller införandet av Visma.net är man helt ense om att det varit väl investerad tid, som snabbt gett resultat. 

Att ha flera bolag med olika redovisningsvalutor var viktigt för Lantmännen och en detalj som särskilt avgjorde valet av Visma.net var just möjligheten att hantera flera redovisningsvalutor, något inget av de andra systemen de tittade på kunde erbjuda.

Mer enhetligt arbetssätt

Som central funktion på Lantmännen kan Lantmännens ekonomiavdelning nu vara mer strikta med deadlinen även för de mindre bolagen – man jobbar i stort sett likadant oavsett vilket bolag man jobbar med. Något som verkligen har underlättats är momsrapporterna, nu är det både smidigare och mer ordning när dessa görs för samtliga bolag samtidigt. 

Ett välkommet tillskott med Visma.net är också order- och lagermodulen där inköpsorder, leverantörsfaktura och kundfakturering kan ske automatiserat, säger Gunnar Persson ansvarig för Redovisningen och Rapportering inom Lantmännens ekonomiavdelning och fortsätter: Order-lager-faktura hänger ihop. Så var det inte i Visma Administration. 

Ekonomihanteringen för de mindre bolagen har kort sammanfattat förbättrats avsevärt, säger Maria Eriksson ansvarig för småbolagsteamet inom Lantmännens ekonomiavdelning. Utöver mindre löpande förbättringar ser man framöver fram emot att utöka sin användning av OneStop Reporting som komplement till rapportmodulen i Visma.net. Idag används lösningen bara för projektuppföljning, men möjligheterna här ser man som mycket stora.

man ligger i soffan med bok över ansiktet med dator på soffbordet

Undvik digital stress genom att omfamna de digitala möjligheterna

Lider du av digital stress? Den som inte har levt under en sten det senaste decenniet har knappast missat hur den tekniska utvecklingen har förändrat våra liv. Allting från dejting och bankärenden till jobb, samarbeten och planering sker via digitala lösningar och mobil teknik. Att kunna göra nästan allting som rör arbete och livet i övrigt via teknik som ryms i innerfickan, har gett oss mycket frihet, flexibilitet och fler valmöjligheter. Men för en del känns det här stressande.

Digital stress drabbar de som känner att de alltid måste vara uppkopplade och tillgängliga. Mejl, jobbverktyg, sociala medier, nyhetsflöden, push-notiser m.m. börjar störa konstant. Det blir svårt att skilja på var jobbet slutar och fritiden börjar, och man går aldrig riktigt ned i viloläge. Det blir stressande och överväldigande. Vill det sig illa går man in i väggen när man aldrig kan slappna av.

Botemedlet mot digital stress är dock inte att undvika tekniken. Det kommer snarare att göra problemet värre. Istället handlar det om att använda tekniken på rätt sätt och att använda den till att göra livet enklare och lugnare. Med rätt förhållningssätt undviker du digital stress och låter de digitala möjligheterna ge dig mer lugn och kraft.

Digital stress och riskerna med att inte bli digital

Att köra strutstekniken och försöka undvika något genom att låtsas som om det inte finns har aldrig varit en lyckad strategi. Den har nog aldrig varit sämre än när det kommer till digital teknik. Att försöka undvika digital stress genom att inte anamma ny teknik gör snarare allting mycket mer hämmande.

Om du undviker digitala lösningar kan det resultera i att du inte jobbar på samma sätt som dina kollegor, och får svårt att hänga med i deras tempo. Kanske leder det till att du inte är synkad mot eller kommunicerar på samma sätt som dina kunder, partners och leverantörer. Utan digitala verktyg får du mer tidskrävande administration, långsammare processer och ett ständigt letande efter information och dokument. Det kanske stressigaste av allt är att konkurrenterna får ett försprång när de använder teknik som gör dem snabbare, mer effektiva och kundanpassade. Eller som Klaus Schwab, grundare av World Economic Forum, uttryckte det: ”In the new world, it is not the big fish which eats the small fish. It’s the fast fish which eats the slow fish.”

Slappna av med hjälp av effektiva system och automatiserade processer

Tar du vara på de möjligheter som den digitala tekniken och de moderna affärssystemen erbjuder är det inte alls en källa till stress. Tvärtom gör de livet enklare genom att effektivisera, automatisera och göra allt smartare och lättare. Det här är de funktioner och möjligheter som du kan använda för att slappna av mer på jobbet:

  • Ett affärssystem samlar allt under ett tak så att alla jobbar i samma system, utgår från samma data och kommunicerar i samma kanaler. Det blir mycket lättare att navigera komplexa processer. Repetitiva administrativa processer försvinner. Ni behöver inte mata in information manuellt. Det blir enklare för er att samla in och analysera data. Allt detta sparar tid och resurser som kan användas till att bland annat stressa av och andas ut.
  • Det går att skapa mer träffsäkra prognoser tack vare BI och andra verktyg och funktioner för företagsresursplanering. När du har en bra och realistisk bild av vad som väntar elimineras oron och stressen över otrevliga framtida överraskningar.
  • Ett gemensamt system innebär hög datasäkerhet. Är det en molnlösning (som Visma.net) ligger dessutom er data säkert på centrala servrar med hög säkerhet och trygg backup. Leverantören ser till att systemet alltid är uppdaterat och följer alla regler och förordningar. Du får mindre att tänka på och oroa dig över.
  • Att kunna ha med sig jobbet i telefonen eller laptoppen gör alla resor, möten, distansjobb och liknande flexibelt och lätt. Ett moln- och webbaserat system gör att du kan fixa dina arbetsuppgifter när och var du vill och därmed frigöra tid till annat.
  • Att inte använda ny teknik och moderna affärssystem innebär att du missar deras effektiviseringsfördelar, tidsvinster, insikter och den kundnytta de för med sig. Det är stressande om något, men att ligga steget före skapar lugn.

Andra sätt att undvika digital stress

Teknik är bara ytterligare ett verktyg i mänsklighetens långa historia av att hitta på nya saker som hjälper oss i livet. Om den ska bli ett hjälpmedel eller ett stjälpmedel handlar mer om vår attityd till den. Hur vi använder den, förhåller oss till den och om vi kontrollerar den eller om den kontrollerar oss.

Här är några tips, rutiner, förhållningssätt och knep för hur du gör tekniken till något som gör livet lättare och roligare och inte till ännu en stressfaktor:

  • Många kommunikationskanaler innebär många meddelanden. En stor del av arbetsdagen för en kontorsarbetande går åt till att läsa/svara på mejl och meddelanden samt svara på telefonsamtal. Något som både stjäl tid och stör koncentrationen. Det tar tid att fokusera när du jobbar med en uppgift. Ett avbrott på en halvtimme (till exempel ett telefonsamtal) kan i praktiken innebära minst en förlorad timme. Vad förmodligen alla som någon gång har blivit störda på det här sättet har märkt, är att det sällan rör sig om något brådskande eller viktigt. Lösningen för att återfå din sinnesro ligger i att ta kontroll över när du svarar. Skapa rutiner för att kolla av mejl och meddelanden vid särskilda tidpunkter, till exempel en gång vid början av arbetsdagen och en på eftermiddagen. Det finns även AI-lösningar som automatiskt sorterar och prioriterar e-posten så att inkorgen känns mindre överväldigande.
  • En annan stressfaktor är alla notiser från appar och verktyg. Det är mycket svårt att koncentrera sig när tekniken plingar, piper och blinkar hela tiden. Lyckligtvis är det här inställbart. Stäng av eller tysta alla push-funktioner utom de allra mest nödvändiga. Slå gärna av notiser från jobbverktyg när du går hem så att du drar en gräns mellan arbete och fritid. Kontrollera tekniken istället för tvärtom.
  • För somliga kan det vara svårt att låta bli de mobila enheterna även om de inte plingar efter uppmärksamhet. Enligt studier kollar vi våra telefoner i snitt var 10:e minut. Så ofta händer det inte något viktigt. Att tvångsmässigt kolla av sin teknik är inte bara dåligt för produktiviteten, det skapar även stress och ångest. Vill du ha hjälp med att låta bli det här finns det faktiskt verktyg som blockerar appar, mejl och internetåtkomst under förinställda perioder. SelfControl, AppBlock, Stay Focused, Freedom och AppDetox är några exempel på bra hjälpmedel.

Anamma en digital kultur

För att kunna möta och undvika digital stress behöver vi anpassa våra arbets- och tankesätt till en allt mer digital arbetsmiljö. Den nya tekniken behöver ackompanjeras av ett förhållningssätt och en kultur som gör den till en vän istället för stressfaktor. Ni behöver skapa en arbetsplatskultur där ni väljer och omfamnar tekniken så att den blir ett tacksamt hjälpmedel. Det handlar om att vara proaktiv och strategisk, ställa rätt frågor kring tekniken och bestämma vad ni vill att den ska göra för er.

Framför allt behöver ni göra det här tillsammans. Digital stress kan uppstå när en förändring kommer plötsligt. Informera och samverka, så känner alla att de är delaktiga i förändringen. Vill du veta mer om lyckat förändringsarbete kan du läsa vårt inlägg ”Så får du med alla på förändringståget”.

Tekniken är vår vän om vi använder den på rätt sätt. Någonting som skapar lugn och ordning istället för stress och ångest. Omfamna möjligheterna den för med sig. Ta kontrollen! Framför allt, använd tiden du vinner på effektiviseringen till att ta sköna pauser; det är så du minskar digital stress.

växt i en kruka med mynt

Spendanalys – därför är den så viktig, och så genomför du den effektivast

Det görs en hel del inköp på en arbetsplats. Allt från resor, lokalhyror och konsulttjänster till kaffe och pennor. Det lönar sig att ha koll på inköpen. Fråga bara den kommun som råkade betala 65 000 kronor för fem paket våtservetter. Även om den typen av inköpskatastrofer tack och lov inte är så vanliga så finns det många bra anledningar att göra en spendanalys över vad verksamheten lägger pengarna på.

Låt oss kika lite på varför det är så viktigt att göra spendanalyser, hur de går till, vilka utmaningar du kan stöta på och hur du kan förenkla arbetet.

Därför ska du göra en spendanalys

Även om verksamheten har en god ekonomi så finns det alltid utrymme för effektiviseringar och besparingar. När du gör en spendanalys får du kunskap om verksamhetens alla inköps- och leverantörsmönster. Det vill säga hur stora inköpsvolymerna är och hur de är fördelade på olika områden. Du får även insikt i samt hur många leverantörer ni har och hur inköpen är fördelade mellan dem. Med det som underlag går det att se vilka möjligheter ni har till förbättringar och besparingar. Spendanalysen ger er dessutom ett användbart riktvärde som ni kan mäta framtida framgångar och resultat mot.

Att granska inköpen kan berätta om mer än bara utgifterna. Den ger även en inblick i leverantörsavtal, antalet fakturor, faktureringsintervaller, de inköp som sker utan avtal m.m. Det går att se om fakturor betalas för tidigt eller för sent (och därmed undvika förseningsavgifter och missade ränteintäkter). Eventuella felaktiga uppgifter kan korrigeras och data städas upp så att alla uppgifter är aktuella och korrekta. Dessa uppgifter kan till exempel vara organisationsnummer och betalningsvillkor. Det går även att se att leverantören bara är upplagd en gång och inte dyker upp på flera olika ställen i systemet.

Spendanalysen är också ett väldigt tacksamt verktyg för inköpsavdelningen när det kommer till att kommunicera med verksamhetsledningen (som inte alltid ser alla inköp som inköp och lätt missar de besparingspotentialer som finns). Spendanalysen underlättar mycket för inköpsavdelningen och lägger grunden för ett kategoristyrt inköpsarbete.

Så går spendanalysen till

Själva analysen går till som så att du sorterar in verksamhetens hela inköpsvolym i olika inköpsområden. Datan du lägger in kommer oftast från leverantörskontra men det finns även andra datakällor, till exempel kortleverantörer. Det här skapar en inköpskarta över organisationens alla inköp och leverantörer. Den visar den totala inköpsvolymen, hur den är fördelad mellan olika områden, vilka leverantörer ni köper av, vad ni köper av dem, på vilket sätt och i vilka mängder. Med det som bas kan du sedan bryta ned datan på olika avdelningar, affärsområden, anläggningar, divisioner, filialer, länder etc.

Det speciella med spendanalysen är att den ser igenom hela bolaget, oavsett områden och kostnadsställen, och visar på alla besparingsmöjligheter. Även de som inte är så uppenbara.

Hur datainsamlingen går till rent praktiskt beror lite på viken typ av verksamhet du har. Hur stor är tillexempel din verksamhet? Och vilka verktyg du har till din hjälp? En klassiker har länge varit att mata in värdena i Excel. Med dagens digitala lösningar och system kan du istället leverera färdiga rapporter och smidiga exportmöjligheter av data. De gör det mycket mer effektivt att samla in, sortera och presentera datan. För större organisationer som kanske sitter utspridda med olika ekonomisystem och flera kontoplaner kan den här typen av analys bli en svettig uppgift (och ytterligare ett argument till varför hela verksamheten bör jobba i samma system). Samtidigt är det den typen av stora och komplexa organisationer som har mest att vinna på att göra en spendanalys då de i regel har rätt dålig koll på sina inköp och har större besparingspotential.

Utmaningarna med att göra en spendanalys och hur du löser dem

En spendanalys är lätt att motivera men den kan erbjuda diverse utmaningar när den väl ska genomföras. De främsta har i regel att göra med teknik, resurser och hur förändringsarbetet ska genomföras när du väl har resultaten. Att sortera in inköpsvolymer i inköpskategorier kan vara en utmaning i sig. Rör det sig dessutom om ett större bolag med verksamhet på flera platser, och där varje kontor har sitt eget system, blir det ännu svettigare. Att sedan samla in data som artikelnummer, leverantörsuppgifter och kontoplaner, tar tid och resurser. Något som inköpsavdelningar sällan är bortskämda med. När analysen sedan är klar och det är dags att göra något med de slutsatser som dragits väntar nästa utmaning. Nämligen att få medarbetarna att ändra på sina rutiner så att besparingarna kan genomföras. Människor är ofta inte sådär jättesålda på förändringar, även om de är till det bättre.

Det är lättare att sälja in nya sätt att göra saker på om du tydligt kan visa på vilka vinster det leder till. Framför allt om du kommunicerar det på ett tydligt och engagerat sätt. De andra utmaningarna kan du bemöta med rätt teknik. Ett affärssystem ökar transparensen i verksamheten och gör det mycket enklare att granska, samla in och analysera data. Så att du kan frigöra resurser till att använda underlaget. Du får även tillbaka den effektiviteten i andra änden när det är dags att implementera förändringarna. Affärssystemet gör det så mycket lättare tack vare alla automatiseringsmöjligheter och att allting är samlat under ett tak. Vilket även är tacksamt för särskilt förändringsallergiska användare.

Fler tips om hur du lyckas med förändringsarbete kan du läsa om i vårt inlägg ”Så får du med alla på förändringståget”.

Visma Analys för en enklare spendanalys

Vill du få en lättare spendanalys finns det smarta verktyg du kan ta till hjälp. Till exempel Visma Analys som hjälper dig att förstå den ekonomiska utvecklingen i ditt företag. Det är en lösning som innehåller en stor mängd funktioner för att analysera och presentera din verksamhet i siffror. Bland annat kan du skapa och följ upp din budget och kontrollera att din bokföring stämmer. Du kan även göra nyckeltalsanalyser, skapa egna rapporter och presentera verksamhetens ekonomi grafiskt och överskådligt.

Vill du få mer koll på inköpen finns även Visma Source-to-Pay. Det är en komplett plattform som täcker hela inköpsprocessen från upphandling till betalning; ett tacksamt verktyg när det är dags att ta fram underlag till spendanalysen.

Tidigare kan det ha känts motigt att dra igång en spendanalys för att det har inneburit så mycket jobb. Tack vare dagens hjälpmedel finns det inte längre någon ursäkt att inte se över inköpen. Vem vet, kanske kan det gömma sig en onödigt stor våtservettspost som kan omvandlas till ett fikabrödskonto istället.

Vi på Traventus jobbar med alla typer av verksamheter, och har lång erfarenhet av att göra våra kunders vardag enklare, mer effektiv och roligare med de lösningar som vi kan erbjuda. Vill du veta hur just du kan spara mer tid? Kontakta oss så berättar vi mer!

man som ritar på en tavla framför två andra personer

Så här säljer du in ett nytt affärssystem till ledningen

Tillhör du dem som är frustrerade över att jobba i ett gammalt affärssystem som inte längre hänger med i utvecklingen? Känner du att du inte kan göra ditt jobb så effektivt som du borde?

Du är inte ensam. Många organisationer hänger fast vid gamla lösningar. En del eftersom ”det fungerar ju fortfarande”. Andra vill vänta och se. Oftast beror det på att ledningen inte har sett vinsterna med att investera i ett nytt system. Du som jobbar i den dagliga verksamheten och inte alls håller med om att det fortfarande fungerar behöver göra ledningen uppmärksam på bristerna i det nuvarande affärssystemet och visa på fördelarna med en investering i ett nytt. Du har värdefulla insikter som flitig användare mitt i verksamheten. Dela med dig av dem. Ledningen är beslutsfattare – ge dem ett underlag för att ta beslut.

Ditt underlag behöver vara kortfattat, konkret och tydligt peka på vinsterna. Här är en liten guide för hur du sammanställer ett bra beslutsunderlag och motiverar investeringen i ett nytt affärssystem.

Börja med kronor och ören – beräkna systemets ROI

Att börja med siffror är alltid rätt när det kommer till investeringar. En chef som gör sitt jobb är konstant skeptisk till alla utgifter. Om någonting kostar så måste det klart och tydligt ge någonting tillbaka. Ska ledningen bli positivt inställd till ett köpbeslut måste det säljas in som en bra investering. Fokusera på hur affärssystemet kan betala sina kostnader och leda till vinster och besparingar på sikt. Det här gör du bäst genom att räkna ut avkastningen på investeringen (ROI).

Sammanställ en prognos

Börja din ROI-kalkyl med att sammanställa en prognos över kostnaderna och var noggrann. Om det framgår att du har gjort en detaljerad uträkning som tar med allt framstår din beräknade ROI som trovärdig. Det här bör du tänka på när du räknar på kostnaderna.

  • De initiala kostnaderna. Tänk på mer än bara priset på systemet och installationen. Se investeringen ur hela företagets perspektiv och ta med funktioner, tilläggsmoduler och liknande som du kanske inte har tänkt på men som andra har nytta av.
  • Software as a service. Många moderna ERP-lösningar är molntjänster. Om det rör sig om ett SaaS-abonnemang där ni löpande abonnerar på det ni behöver ska du räkna in licenskostnaderna i din ROI.
  • Driftskostnader. En installerad lösning behöver underhåll, framtida uppgraderingar, nya funktioner och moduler, utbyggnad m.m. Räkna in de framtida kostnaderna.
  • Konsultkostnader. För att få ut så mycket som möjligt av affärssystemet och för att anpassa det till just er verksamhet, kan det behövas hjälp av verksamhetskonsulter. Beräkna deras kostnader, avgifter för serviceavtal m.m.
  • Underhåll. Installeras systemet på plats behöver du räkna med underhåll, framtida uppgraderingar och utbyggnad, supportavtal, nya tilläggstjänster etc.
  • Utbildning. Kostnader för att utbilda användarna av systemet, både för själva utbildningen och för att ta in resurser medan användarna lär sig sitt nya verktyg.

Beräkna avkastningen

Nu är det dags för den roliga biten i din ROI – att beräkna avkastningen för det nya affärssystemet. Eftersom du redan har sett vad det kan tillföra vet du vinsterna med investeringen. Sätt en faktisk prislapp på de ökade intäkterna och de minskade utgifterna systemet för med sig på sikt. Du kanske redan har en lista på alla vinster det för med sig men bli inte förvånad om du upptäcker mer nytta när du går igenom alla funktioner och möjligheter. Här är några av de fördelar systemet för med sig:

  • Effektiv och snabb produktion
  • Minskade kostnader för administration, personal, extraresurser och övertid
  • Effektiv och billigare fakturahantering med e-faktura
  • Mer effektivare och lönsamt lager, transporter och leveranser
  • Leverera bättre kundnytta och nå fler nya kunder
  • Ökad kundnöjdhet som leder till fler och större beställningar
  • Data och analys som ger säkrare prognoser
  • Mer korrekta nyckeltal som ger bättre beslutsunderlag
  • Möjlighet att växa snabbare och nå nya marknader

Utifrån den här beräknade ROI kan du nu lyfta fram hur och när företaget kommer att få den väntade avkastningen på sin investering. Vill du få mer insikt i ROI-processen? Läs gärna våra inlägg ”Så här beräknar du ROI på ditt nya affärssystem del 1: beräkna kostnaderna” och ”del 2: beräkna avkastningen”.

Presentera problemen och lösningarna

Om du studerar reklamfilmer så ser du snart att upplägget för att sälja någonting handlar om att först peka på ett problem och sedan presentera en lösning. Det samma gäller när du ska motivera ledningen varför de ska investera i ett nytt affärssystem. Som användare är du förmodligen välbekant med problemen. Komplettera listan genom att prata med dina kollegor på andra avdelningar och lyssna på vad de har för frustrationer i sitt arbete. Det kan röra allt från långsamma och komplexa rutiner, onödigt dubbelarbete och ineffektiv lagerhantering till kommunikationsproblem med kunder och leverantörer, missnöje hos medarbetarna eller att man halkar efter i vad som har blivit ny branschstandard.

Kom sedan med de goda nyheterna och lägg fram lösningarna på problemen utifrån funktionerna i ett nytt affärssystem. Berätta hur ni löser långsam och resurskrävande administration med hjälp av automatiserade processer för bland annat inköp, order och lager. Visa hur ni undviker dåliga beslut tack vare korrekt data och mer relevanta prognoser. Presentera för ledningen hur de undkommer problemen du nyss skrämde upp dem med. Allting som bromsar produktionen och lönsamheten, skrämmer talanger och kunder på flykten eller får organisationen att halka efter gentemot konkurrenterna får beslutsfattarna att vakna till. Det är just det här som är deras jobb, gör det lättare för dem.

Få tips om vilka vinster ni kan göra med ett nytt system i inlägget ”11 fantastiska fördelar med affärssystem”.

Ta hjälp av experter och fallstudier

Ledningen vet att kontinuerliga förändringar behövs för att ett företag ska kunna växa och förbli konkurrenskraftigt. Har du lagt fram problemen och lösningarna på ett tydligt och motiverande sätt så kommer de se att det här är viktiga förändringar som behöver ske. Du kan stärka dina argument ytterligare genom att bli ännu mer konkret med vad problemen innebär. Ett sätt att göra problem och lösningar mer gripbara är med hjälp av fallstudier. Oavsett vad ni än har för problem – data som släpar efter och påverkar rapporternas korrekthet, ineffektiv lagerhållning, felaktiga kunduppgifter etc. – så har säkert någon av systemleverantörens tidigare kunder haft samma problem. Använd deras erfarenheter och fallstudier som faktiska exempel på lösningar.

Ett annat sätt att ge ledningen fler insikter är att bjuda in just en systemleverantör eller en verksamhetskonsult med spetskompetens och förståelse för branschen till din dragning inför ledningen. De är väl insatta i lösningar, funktioner, fallstudier, vinster, kalkyler och mycket annat som rör investeringen i ett nytt affärssystem. Vidare kan de ta fram data och svara på frågor som du kanske inte har underlag för och därmed stärka dina argument.

Med allt det här på fötterna kan du motivera ledningen att se det nyttiga i att skaffa ett nytt, modernt system som gör verksamheten mer framgångsrik och inte minst ditt jobb lättare och roligare.

Corporate Management Strategy Solution Branding Concept

Vad är ett affärssystem? 11 fantastiska fördelar med ett ERP-system

Affärssystem kan också gå under namnet ERP-system. ERP står för Enterprise Resource Planning. Du har säker fått höra förr att du genom att implementera ett ERP-system kan vinna många fördelar. Du har kanske hört att det kan öka effektiviteten? Förbättra produktiviteten, minska kostnaderna, automatisera processer, minska misstag och dubbelarbete och göra livet lättare i största allmänhet? Vem har råd att inte åka med på digitaliseringståget i dessa dagar? Pratar inte alla säljare om hur du kan spara tid och pengar, oavsett om det rör sig om kaffeautomater eller mjukvara?

Låt oss bryta ned vad ett affärssystem är, och allt som det kan göra för dig och din verksamhet. Sen kan du själv avgöra om ERP-system är något för dig eller bara struntprat. Här är 11 fördelar med ett modernt affärssystem.

1. Allting blir mer effektivt

Ett ERP-system är en lösning som integrerar alla avdelningar och funktioner i ditt företag. Ett enda system kan serva alla de olika avdelningarnas särskilda behov. Det hjälper användarna att navigera komplexa processer. Det förbättrar för funktioner som produktion, beställning, lager och leverans. Det effektiviserar ekonomiska processer och gör projektarbete mycket smidigare. Det är ett flexibelt samordningsverktyg som gör att du kan växa och förbli agil när du tar allt större kliv in i framtiden. Systemet eliminerar repetitiva administrativa processer, förhindrar dubbelarbete och minskar behovet av att mata in information manuellt rejält.

Ett ERP-system effektiviserar dina affärsprocesser och gör det enklare för ditt företag att samla in och analysera data som leder till bättre beslut. Oavsett vilken avdelning det rör sig om. Kan det koka kaffe snabbare? Nej (inte än i varje fall), men det kommer att snabba upp allting annat så att du kan ta längre fikapauser.

2. Du får en bättre blick in i framtiden

Affärssystemets funktioner för företagsresursplanering ger användarna, och särskilt ledningen, verktyg för att skapa mer exakta prognoser. Eftersom informationen inom systemet är så noggrann och uppdaterad kan ditt företag göra mer realistiska uppskattningar och mer effektiva prognoser snabbare. Det blir också lättare för alla att själva hämta ut rapporter via systemets dashboard, så att det går snabbare att agera på dem.

Ett kraftfullt ERP-verktyg för beslutsstöd är Business Intelligence (BI). BI hjälper dig att få ut mesta möjliga nytta av din data, på ett smart sätt. BI kan omvandla spridda och fragmenterade data till information och kunskap som låter dig ta bättre beslut.

(Du kan läsa mer om BI och hur du använder den så smart som möjligt här)


3. Det är ett suveränt botemedel mot växtvärk

Tiden går så fort. Det känns som det bara var igår ni gick ihop några kompisar för att satsa på er grymma idé, inklämda i ett simpelt kontor bara marginellt större än en garderob. Nu är ni ett företag med massor av anställda, avdelningar, projektgrupper, system och processer. Fantastiskt kul! Tills ni inser att någonstans under den här snabba utvecklingen så började alla i verksamheten att jobba på olika sätt i spridda system. Ekonomiavdelningen har ingen insikt i vad säljarna håller på med, ledningen utgår från annan data än projektgruppen och till slut undrar någon av era kunder irriterat om högerhanden vet vad den vänstra gör. Med ett affärssystem strömlinjeformas alla processer, rutiner, flöden etc. Alla i verksamheten jobbar med samma data, på samma sätt, har tillgång till samma insikter och kan dela med sig av allting i realtid.

Affärssystemet ger er en gemensam sanning som gör att ni kan växa smärtfritt och få alla delar att jobba i harmoni med varandra. Jobbar ni dessutom i en molnlösning som Visma.net, så har ni ett flexibelt och skalbart ERP-system som snabbt går att anpassa efter era behov. Det går att lägga till funktioner, data och användare i samma ögonblick som det behövs. Systemet växer med er.

Vill du veta mer om affärssystem i molnet kan du läsa vårt inlägg ”Därför är molnbaserade affärssystem perfekta för växande företag”.

4. Hejdå dubbelarbete!

Om du visste hur stort tidssvinnet är, när data dupliceras om och om igen i flödet från idé till kund, skulle du nog vilja stoppa klockorna. För att inte tala om att ständigt mata in samma information manuellt riskerar att bli som viskningsleken där datan börjar förvrängas och kommuniceras fel efter ett tag. Med automatiserade processer och rutiner går det undan. Tid och resurser kan läggas på bättre saker och informationen förblir korrekt genom hela flödet.

5. Kostnadsbesparingar

Hur bra är du på matte? Här är en ekvation värd att titta närmare på: automatiserade processer + gemensam och korrekt data i realtid + snabbare och mer exakta prognoser och beslut + smidigare samarbeten – störningar – förseningar – otydlig kommunikation = stora besparingar.

Bara att gå över till e-faktura kan spara upp till 10 kronor per faktura. Joakim von Anka skulle garanterat investera i ett affärssystem.

6. Högre säkerhet

Med ett gemensamt, integrerat ERP-system har du alla verktyg som du behöver för en hög datasäkerhet. Med en molnlösning (som Visma.net) ligger dessutom din data säkert på en centralserver med rejäla backup-funktioner. Systemet går dessutom lätt att anpassa efter vem som ska ha tillgång till vilken data. Med en bra leverantör slipper du dessutom hålla koll på alla lagar och förordningar; systemet och din leverantör ser till att allting är uppdaterat, tryggt och i linje med gällande förordningar.

7. Justerbar kostym

Affärssystem är skalbara och konfigurerbara. Det är enkelt att lägga till nya användare, funktioner, kapacitet och tredjepartslösningar allt eftersom din verksamhet växer och får nya behov. Du behöver inte skaffa en helt ny lösning bara för att det råkar gå bra för dig och att du hittar nya marknader. Affärssystem-kostymen är som gjord av spandex – väldigt flexibel och följer smidigt med i alla dina rörelser.

8. Rappa rapporter

Affärssystemet gör rapporteringen enklare, snabbare och mer anpassningsbar. Med förbättrade rapporteringsmöjligheter kan ditt företag lättare reagera på komplexa dataförfrågningar. Användarna kan dessutom köra sina egna rapporter utan att jaga hjälp från IT-folket, vilket gör att de sparar tid som kan användas till nyttigare saker.

9. Kundnytta

Dina kunder har höga förväntningar på hur de blir bemötta genom hela köpresan. De förväntar sig en strömlinjeformad upplevelse som är konsekvent oavsett om de pratar med någon i en butik eller på ett kontor, beställer online, kollar upp sin leveransstatus, kontaktar support, eller får rekommendationer. Det betyder att alla delar av din verksamhet behöver ett centralt data- och kommunikationsverktyg så att alla oavsett avdelning kan se kundens relevanta och aktuella kommunikation, transaktionshistorik, preferenser, servicehistorik etc. Inget gör en kund så glad som att bli uppmärksammad och proffsigt bemött.

10. Mobilitet

Det är många gamla fraser som hamnar på historiens soptipp. Som till exempel: ”Ska vi åka och hyra en video” eller ”Jag ska bara faxa det här”. Nu är klassikern ”Jag måste åka in till kontoret och fixa en grej” på väg dit också. Att ha lösningar och verktyg låsta till en plats fungerar helt enkelt inte längre i vår mobila era. Distans- och projektarbete blir allt vanligare. Ska du kunna jobba smart och effektivt behöver du kunna ha med dig dina verktyg i din telefon, surfplatta eller laptop. Ett molnbaserat affärssystem som Visma.net är webbaserat och åtkomligt var än du befinner sig. Det här underlättar distansarbete, resor, kundmöten, samarbeten och mycket mer. Du och dina kollegor kan ta reda på priser och lagerstatus, skicka beställningar, ladda ned kvitton och reseräkningar, hämta rapporter och granska data, och mycket mer, var ni än befinner er.

11. Ligga steget före

Att investera i ett affärssystem kanske kostar men vet du vad kostar ännu mer? Att inte hänga med. De i din bransch som tänker: ”Vi gör som vi alltid har gjort, det har ju fungerat hittills” kommer oundvikligen att missa de effektiviseringsfördelar, tidsvinster, insikter, synergieffekter och framför allt den kundnytta systemet innebär. Dagens kunder går till någon annan om deras behov inte tillgodoses. Var inte dinosaurien inom ditt område – var pionjären. Låt affärssystemet hjälpa dig att ligga steget före.