Vinn tid med affärssystemet – 10 sätt att öka effektiviteten i din verksamhet

Önskar du också att dygnet hade fler timmar? Så mycket tid som bara försvinner i tidsödande processer och långsamma rutiner. Ska man skaffa en klon eller ta hjälp av kvantfysiken för att tänja ut tiden? Nja, det låter lite väl futuristiskt. Tekniken har ju redan gett oss smarta verktyg för att effektivisera de där sega bitarna i vårt arbete så att vi får mer tid över till de roliga och lönsamma bitarna. Det kanske smartaste effektiviseringsverktyget är affärssystemet. Det kan digitalisera, samla och automatisera allt det där som du önskade att du hade en klon som gjorde åt dig. Här är 10 sätt som du kan använda affärssystemet på för att vinna tid.

1. Automatisera processer

Oavsett om du levererar konsulttjänster eller tillverkar tegelstenar så finns det en gemensam faktor i alla organisationer som tar tid, massor med tid: administration. Timmar ska rapporteras, resurser hanteras, fakturor sammanställas, skickas och bokföras, ordrar och leveranser ska hanteras och synkroniseras… Och det är bara en del av alla processer och rutiner som måste göras, eller måste de verkligen det? I varje fall om vi pratar om att göra dem manuellt. Affärssystemets förmodligen vassaste egenskap när det kommer till effektivisering är dess förmåga att automatisera processerna i din verksamhet. Systemet hjälper användarna att navigera komplexa processer och förbättrar för funktioner som produktion, beställning, leverans och fakturering. När dina flöden förenklas och flyter på mer eller mindre av sig själva kan du frigöra massor med tid och resurser till bättre saker. Men det är inte det enda sättet som de automatiserade processerna sparar tid. Manuella processer dras oundvikligen med den mänskliga faktorn när det kommer till misstag och felaktiga uppgifter, misstag som tar tid att fixa till. När det blir rätt från början flyter det på snabbt och smidigt.

2. Allt under ett tak

Nästa paradgren för affärssystemet är samordning. Istället för att jobba med olika lösningar för försäljning, ekonomi, marknadsföring etc. samlar affärssystemet all er information och alla era flöden på ett och samma ställe. Utveckling, produktion, sälj, lager, leverans, ekonomi, HR m.m. blir så mycket mer effektivt när allting finns i en och samma lösning. All information som går in i systemet syns överallt i realtid och den är enkelt sökbar så att ni snabbt kan hitta precis det som ni letar efter. Tidsödande dubbelinmating och synkronisering försvinner och alla i verksamheten kan jobba snabbare samt smartare när de har tillgång till aktuell och korrekt data med en knapptryckning.

Ta bara till exempel hela processen från offert till faktura. Koppla på ert CRM till affärssystemet och säljarnas siffror flödar automtiskt till ekonomiavdelningen för fakturering och bokföring. Snabbt, enkelt och utan misstag eller dubbelarbete. Den här effektiviseringsvinsten går att få med alla processer i verksamheten och det sparar massor med tid.

3. E-fakturor

Knappa in, skriva ut, stoppa i kuvert, frankera och posta; är det effektivt i dessa digitala dagar? Självklart inte. Om du automatiserar faktureringsprocessen med hjälp av affärssystemet och går över till e-fakturor kokas hela den processen ner till en knapptryckning. Dessutom minskar återigen risken för fel och misstag, och när siffrorna är korrekta försvinner det tidsödande besväret med felaktiga fakturor som bestrids och behöver fixas till. Något som dessutom sparar pengar när fakturorna betalas snabbare. Att digitalisera fakturahanteringen gör också att systemet får en mycket effektiv sökbarhet. Den här tidsvinsten får du både när du skickar och tar emot fakturor elektroniskt.

4. Snabbare rapporter

Det är inte bara fakturorna som går att förenkla med affärssystemet, även rapporterna blir snabbare och enklare. Ni kan snabbt reagera på komplexa dataförfrågningar utan krångel och användarna kan själva köra sina rapporter utan att behöva hjälp från andra, vilket sparar allas tid.

5. Siffrorna jobbar åt er istället för tvärtom

Ska ni kunna satsa på det som verkligen ger värde behöver ni analysera era processer och resultat. När all information samordnas i systemet blir den enklare att använda. Systemets funktioner för dataanalys tar snabbt och träffsäkert fram exakta prognoser som låter er ta smartare beslut på kortare tid. När alla utgår ifrån samma korrekta nyckeltal kan ni snabbt och smidigt sätta fokus på det som verkligen ger värde, och prioritera bort sådant som bara tar tid och resurser.

6. Jobba när, var och hur ni vill

”Jag kan kolla upp det där när jag är på kontoret igen”. Nej, att ha all information samlad på ett enda fysiskt ställe är verkligen inte effektivt. Vi blir allt fler som jobbar utanför kontoret. Tekniken har gett säljare, projektarbetare, konsulter, frilansare m.fl. friheten att jobba där de gör som mest nytta. Affärssystemet är inget undantag. I dag är ERP-lösningar (som Visma.net) allt oftare molnbaserade. Det innebär att dess data och funktioner går att komma åt via webben från den enhet man har med sig (mobil, surfplatta, laptop). Du kan jobba lika smart och effektivt där du befinner dig och behöver inte åka kors och tvärs för att kunna använda systemet. Lika tidsbesparande som det är bekvämt.

7. Mindre IT-krångel

En annan bonus med molnlösningar är att de oftast är SaaS-tjänster. Det vill säga att ni får de funktioner som ni behöver utan att behöva dras med krånglet med att ha och sköta IT-infrastrukturen bakom. Servrarna finns någon annanstans, och drift, underhåll och service sköts av leverantören och det samma gäller säkerhet, uppdateringar, utbyggnad m.m. Ni får de funktioner som ni behöver och har nytta utav, men slipper hela biten med IT-drift och underhåll. Det bara fungerar.

Det här gör också att det går snabbare att bygga ut lösningen när ni växer. Det är enkelt att lägga till nya användare, funktioner, kapacitet och tredjepartslösningar allt eftersom din verksamhet får nya behov. Du behöver inte skaffa en helt ny lösning bara för att det råkar gå bra för dig och du hittar nya marknader.

Har ni egna IT-tekniker kan de dessutom frigöra sig från de återkommande rutiner och processer som vanligtvis stjäl deras tid. När deras återkommande problem blir lösta någon annanstans kan de lägga den tiden på att jobba strategiskt och komma på fler smarta sätt som tekniken kan spara tid åt er.

8. E-handel

Tänk om det gick att få kunderna att göra mer själva? Att de själva kunde ta över inköpsprocessen? Inga problem! E-handelslösningar blir allt vanligare och inte bara för konsumtionsvaror. Kunderna vill kunna shoppa tjänster på samma sätt som de köper skor och biobiljetter – via datorn eller mobilen, när de själva känner för det. Att haka på en webbshop på affärssystemet låter kunderna själva sköta sin köpresa. De kan hitta vad de söker och få svar på sina frågor utan er inblandning. De kan göra beställningar, spara ordrar för snabba ombeställningar, ladda ner fakturor, se order- och leveransstatus samt hantera sina kunduppgifter utan att behöva kontakta ditt företag. Det sparar din tid samtidigt som kunderna får mer kontroll och en bättre köpupplevelse. Med Visma Webshop kan du snabbt och enkelt ha en nätbutik uppe i en handvändning. Det här sparar inte bara massor med tid, din verksamhet får en bättre synlighet online, betallösningarna blir fler och enklare att hantera, det blir enklare att gå ut med kampanjer och erbjudanden, och visst går det att samordna webbshopen med ekonomisystemet för att göra administrationen ännu enklare. Mer nytta och funktioner med mindre tidsåtgång.

9. Snabbare utveckling

Att ta fram nya tjänster och produkter är nödvändigt, men medan den utvecklingen pågår så kostar den bara tid och pengar. Ju snabbare du får ut tjänsten eller produkten på marknaden, desto mer lönsam blir den. I det här fallet är tid verkligen pengar. Naturligtvis går utvecklings- och testprocesserna att automatisera de också. Det är ju det som är hela poängen med att ha ett affärssystem. Det ska göra ert jobb effektivt, roligt och mer lönsamt. Utnyttja den möjligheten inom alla områden av er verksamhet.

10. Smartare lagerhållning

Koppla ihop lagret med affärssystemet och du får samma effektiviseringsfördelar där med. Visma.nets modul Logistics är framtagen just för effektiv lagerhantering och för att strömlinjeforma lager- och leveransprocesserna. Ni får bättre koll på lagret utan att behöva lägga en massa tid på att gå igenom beställningar och göra inventeringar. Allt som går ut eller kommer in hamnar i systemet och det kan till och med göra er uppmärksam på när saker behöver fyllas på. Inte nog med att processerna går så mycket snabbare – ett lager kan bli ett slukhål för bundet kapital. När systemet optimerar lagerhållningen frigörs ert kapital, samtidigt som kunderna aldrig behöver surna till över att det som de vill ha inte finns på hyllan. Här kan den sparade tiden omvandlas till både pengar och glädje.

Det här är bara tio av de sätt som affärssystemet kan spara tid åt dig. Vi kan lätt räkna upp tio till utan att ens behöva fundera. Varje typ av verksamhet har sina egna unika effektiviseringsmöjligheter. Vi på Traventus jobbar med alla typer av verksamheter, och har lång erfarenhet av att göra våra kunders vardag enklare, mer effektiv och roligare med de lösningar som vi kan erbjuda. Vill du veta hur just du kan spara mer tid? Hör av dig så berättar vi det!