uppdatera affärssystem

Viktiga saker att tänka på när det är dags att skaffa nytt affärssystem

Oavsett om du ska skaffa ditt första affärssystem eller om du har vuxit ur sitt gamla så är det en stor och viktig investering som du behöver tänka igenom noggrant. Ett nytt ERP-system kan göra mycket för att förenkla och förbättra processerna i din verksamhet. Ju bättre och noggrannare frågor du ställer dig själv under inköpsprocessen, desto bättre lösning får du.

Här är de viktigaste saker du bör tänka på när du ska skaffa ett nytt affärssystem.

Varför ska du ha en ny ERP-lösning?

Om vi börjar med den kanske viktigaste frågan – varför? – så har den flera svar. Det har hänt mycket med tekniken, och vad den kan göra för dig. Här är några av de vinster du kan få ut med ett nytt affärssystem:

  • Automatiska processer som eliminerar manuell hantering. Något som sparar massor med tid och resurser. Du kan minska dina bemanningsbehov. Eller låta din personal jobba med mer värdeskapande uppgifter när de slipper slita med administration.
  • Effektivare orderhantering, lagerhållning och transporter snabbar upp dina processer, ger dig bättre koll och minskar dina kostnader.
  • Analysverktyg och Business Intelligence ger dig en effektivare och smartare verksamhetsstyrning. Korrekt data och smarta analyser låter dig ta bättre beslut.
  • Bättre produktavkastning när du kan jobba effektivare.
  • Du kan möta de behov och förväntningar som dagens kunder har.
  • Ett nytt ERP-system möter nya lagar och förordningar.
  • Mobila lösningar gör att ni kan jobba smidigare och där det passar er bäst.

Vad ska affärssystemet kunna?

Nästa fråga du bör ställa dig själv är vad exakt som ERP-lösningen ska kunna klara av. Dagens affärssystem är dynamiska och flexibla. Det går att anpassa dem efter just din verksamhets behov. Ta därför fram en detaljerad lista över vad systemet behöver klara av. Ju mer noggrann och specifik du är i den här processen, desto mer kan systemet göra för dig. Att vara detaljerad i kravspecifikationen säkrar att du får rätt kapacitet från första början.

Kanske har du ett krav vara att systemet ska kunna hantera e-fakturor. Det klarar de flesta lösningar i dag (du kan läsa mer om fördelarna med e-fakturor här). Sen kanske du upptäcker att du behöver kunna ta ordrar i olika valutor och vikt/mått-enheter. Eller att systemet ska vara redo för e-handel. Då har du en väldigt tydlig kravspecifikation som leverantören kan förhålla sig till. Kravlistan blir också en grund för hur du formulerar avtalet med leverantören. Luddigt formulerade och alltför övergripande krav kan leda till tvetydigheter om vad som egentligen gäller. En detaljerad lista gör det solklart för alla parter vad systemet ska kunna.

Om du har ett mindre företag, och inte har så stor erfarenhet av vad ni egentligen behöver, kan det vara klurigt att få ihop en detaljerad kravlista. Då kan du låta de potentiella leverantörerna jobba åt dig. Begär in referenser från företag liknande ditt som de har hjälpt med lösningar. Fråga efter siffror på hur affärssystemet rent konkret har hjälpt dem i sin verksamhet. Fagert säljsnack klarar vem som helst, men faktiska resultat talar betydligt högre.

Glöm inte heller att det inte bara är era egna krav och behov som ska mötas. Systemet måste även möta kraven från lagar och förordningar. Som till exempel GDPR. Och om du är leverantör mot den offentliga sektorn är det nu mer lag på att använda e-faktura.

Vilka funktioner bör du ha?

Dagens affärssystem kan väldigt mycket. De erbjuder en stor mängd med funktioner, men de flesta verksamheter behöver långtifrån allt. Som med all teknik är det lätt att bli förförd av alla möjligheter och finesser, och glömma bort vilka behov som är viktiga. Att ha en detaljerad kravlista hjälper, men det kan vara som att gå till matvaruaffären – inköpslistan garanterar bara att du kommer ihåg det du verkligen behöver, sen lockas du att plocka med en massa annat läckert för att det ser så inbjudande ut.

Innan du ens börjar titta på leverantörer och lösningar bör du fråga dig själv – vilka är våra viktigaste processer? Var i verksamheten behöver vi bättre systemstöd? Har du den tanken med dig under hela anskaffningsprocessen blir det lättare att göra snabba och välgrundade beslut. Du kan se vilken lösning som matchar de faktiska behoven, och styrs inte av det där shoppingpirret som triggas av någonting flashigt och imponerande. Inte ens det dyraste systemet på marknaden har något värde om det inte matchar era behov.

För att göra den processen lättare för dig har vi listat några av de viktigaste funktionerna för affärssystem. Vad som är viktigt för just dig beror självklart på er verksamhet, och var den mest behöver effektiviseras.

Grundfunktioner

  • Ekonomi och redovisning. Dvs. hantering av kund-, leverantörs-och anläggningsreskontra, huvudbok och finansiell rapportering.
  • Kundorder. Inklusive offertverktyg.
  • Inköpsplanering.
  • Lagerhantering.
  • Automatiserade funktioner som till exempel scanning, fakturering och betalningsmatchning.
  • Business Intelligence. Verktyg för analys av realtidsdata.
  • Kompatibilitet och integration. Gemensamma flöden för olika områden i verksamheten, funktion och anpassning för mobila enheter, samt tredjepartintegrationer.

Analyser och rapporter

  • Resultatrapporter som visar vad varje produkt/tjänst genererar.
  • Datamodeller för test i simulerade miljöer.
  • Finansiell planering och prognoser.
  • Identifiering och analys av nyckeltal.
  • Varningar och notiser för händelser (t.ex. förseningar eller uppnådda mål) i arbetsflödet.
  • Datautvinning, analys och visualisering av data för att söka efter mönster och trender.
  • Åtkomstkontroll som styr vem som har tillgång till vilken data.

Lager och distribution

  • Lagerhanteringssystem (WMS) för snabb plockning och leverans.
  • Transporthanteringssystem (TMS) för att hitta de optimala rutterna.
  • Automatiserade direktleveranser.
  • Ordermatchning som kopplar leverantörsfakturor mot inköpsordrar.
  • Spårningsfunktioner för order, leveranser och den egna försörjningskedjan.
  • Lageroptimering, satsplockningsfunktionalitet och partinummer.
  • Streckkoder/RFID-skanning.

Personal

  • Lönehantering.
  • Utläggshantering.
  • Hantera reseräkningar och utlägg mobilt.
  • Loggning av tid och närvaro/frånvaro.
  • Administration av ledighet.

Vilken typ av lösning passar bäst?

Det finns faktiskt mer som du behöver ta ställning till. Affärssystem kan levereras på olika sätt för olika behov. Det här är de tre vanligaste lösningarna:

  • Installerad lösning. Leverantören installerar systemet lokalt, driftsätter och utbildar. Sen tar det egna företaget över ansvaret och sköter själva om drift, uppdateringar och backup.
  • Hostad lösning. Liknande den installerade lösningen, men att IT-infrastruktur, drift och service läggs ut på en serverleverantör som ansvarar för datan.
  • Molnlösning. Datan och funktionerna finns i molnet (dvs. en server på en annan plats). Systemet nås via ett webbgrändsnitt, och kan användas från valfri enhet (dator, mobil, surfplatta) Affärssystemet underhålls och uppdateras automatiskt av leverantören. Här kan du läsa mer om ERP i molnet.

Hur får du ett framtidssäkert affärssystem?

Som du säkert har märkt går utvecklingen undan. Det dyker hela tiden upp ny teknik och nya lösningar. Du behöver tänka både på de behov du har i dag och de som kan komma i morgon.

Lösningen är att skaffa ett modernt och flexibelt system som du kan växa med. Lyckligtvis är dagens ERP-system skapade med just det i åtanke. De är skalbara, och det är enkelt att bygga på dem med fler funktioner, verktyg och användare. De här gäller speciellt molnlösningar, som till exempel Visma.net. De är enkla att uppgradera och bygga ut, utan att det krävs krångliga installationer.

Framtiden handlar heller inte bara om teknisk utveckling. Den rör minst lika mycket verksamhetens framtida utveckling. Det är värt att blicka framåt utifrån mål och ambitioner. Hur kommer ni att växa? Vilka nya områden och marknader väntar bortom horisonten? Vad behövs för att börja med e-handel? Vilka krav ställs om ni börjar jobba internationellt? Tänk framåt, tänk stort, tänk utanför boxen, och välj ett system som klarar av era drömmar och ambitioner.

Mikael Björk

VD / CEO