Personer som sitter runt ett bord och jobbar

Vad är ett affärssystem och hur kan det göra ditt arbete enklare?

Affärssystem, ERP, verksamhetsövergripande systemstöd. Kärt barn har många namn och du har säkert hört dem alla vid det här laget. Du har säkert också hört att ett affärssystem kan öka din effektivitet och produktivitet, snabba upp och förenkla processer samt rutiner, minska misstag, tidsåtgång och kostnader och rent allmänt göra arbetsuppgifterna enklare och lättare, så att alla kan fokusera på det som de gör bäst. Det här påståendet stämmer bra och det finns många viktiga vinster med ett affärssystem, men exakt hur ser det systemet ut och fungerar det? Här nedanför reder vi ut allting.

Ett namn – många lösningar

Ett affärssystem är ingen rigid lösning, som till exempel ett kalkyl- eller ordbehandlingsprogram som är framtaget för att göra en specifik sak. Systemet är istället ett flexibelt, skalbart och anpassningsbart verktyg som går att skräddarsy för just det som din verksamhet gör och behöver. Om du till exempel har ett tjänsteföretag kanske du behöver en lösning som underlättar projektarbeten. Jobbar du inom försäljning av fysiska produkter har du mycket nytta av ett system som samordnar och effektiviserar offerter, lagerhållning och leverans. Hela poängen med ett affärssystem är just att det ska gå att anpassa efter dina unika behov, oavsett om de handlar om redovisning, HR, lagerplanering, CRM eller något helt annat..

Det finns saker som alltid är gemensamma för affärssystemet. En viktig del är att det utgår från en gemensam databas som stöder flera olika processer. Det innebär att alla i verksamheten utgår från samma aktuella och relevanta data. Alla jobbar i samma verklighet och utgår från samma information. Gemensamt är också att systemet kan hjälpa till att automatisera delar av din verksamhet, så att du slipper manuellt arbete och kan fokusera på mer stimulerande och lönsamma uppgifter. Grundsyftet med systemet är att effektivisera dina affärsprocesser, så att du kan spara tid och pengar samt arbeta smartare och roligare.

Utifrån den grunden går det sedan att utveckla systemet med moduler som innehåller stöd för till exempel order- och lagerbehandling, bokföring, kund- och leverantörsreskontra, resursplanering, produktionsplanering, inköp, personal- och kundadministration och tidsredovisning. Det är nästan som Lego och kan byggas ihop just efter dina behov.

Affärssystemet i praktiken

Tidsbesparing, mindre manuell administration, färre misstag och högre produktivitet låter ju toppen, men hur exakt går allt det här till i vardagen? Låt oss ta ett exempel.

Säg att du har en verksamhet som säljer produkter. Du har säljare som är ute hos kunder, ett lager med varor, transporter, en ekonomiavdelning som hanterar fakturor, bonusar m.m. En kedja av olika delar av din verksamhet som alla behöver fungera och samarbeta för att det ska bli någon lönsamhet.

Vi börjar med säljaren. Din säljare är ute hos kunden och är på gång att stänga en affär. Är affärssystemet molnbaserat kan säljaren enkelt gå in i det via till exempel sin mobil, se exakt hur det ser ut med priser och tillgång på lagerhyllorna (eftersom systemet alltid är uppdaterat i realtid med korrekt information) och ge kunden ett besked som går att hålla. Sedan är det bara för säljaren att lägga in ordern så att lagret kan börja sammanställa och leverera den. Eftersom affären läggs in i systemet i realtid kan en korrekt faktura gå ut med en gång. Allt det här går snabbt, smidigt och felfritt så att alla inblandade kan jobba vidare utan att behöva slösa sin tid på manuellt krångel eller utgå från olika data.

Var det allt? Nej, inte på långa vägar. Affärssystemet har många fler vinster. till exempel:

  • Lagret får en fullständig och korrekt överblick över vad som finns och behövs, och kan optimera sin lagerhållning så att kunderna alltid får det de vill ha utan att fullproppade hyllor binder upp kapital. Systemet kan också utgå från historiska data och rapportera när vissa svängningar brukar inträffa så att det alltid går att ligga steget före med lagerhållningen.
  • Systemet kan även se över transporterna så att de går att göra mer effektiva och hållbara
  • Med ett molnbaserat system slipper säljaren åka in till kontoret varje gång någonting ska in i systemet. Ordrar, offerter, avtal, utlägg och traktamenten etc. kan administreras via valfri enhet och allt går in i systemet med en gång. Säljaren slipper det tidskrävande pappersarbetet och ge kunderna mer tid och omsorg.
  • Ett smart affärssystem går att integrera med lönesystem. Det har flera vinster, ett system gör det både enklare och smidigare att hantera löner. Säljarna kan även få sin bonus och sina utlägg snabbare.
  • Möjligheten att skicka e-fakturor sparar massor med tid, är miljövänligt och den korrekta informationen gör kunderna nöjdare och att fakturorna betalas snabbare. Det är en hållbar lösning som alla har nytta av.
  • Affärssystemet gör det också oerhört lätt att ta fram rapporter, KPI:er, analyser m.m. Det ger ledningen ett mycket bra och korrekt underlag för att ta smarta beslut. Vilka kunder är mest lönsamma? Vilka produkter säljer mer eller mindre? Vad ska vi satsa på härnäst? All information för det lättare att ta fram lyckade strategier.

På det stora hela innebär ett affärssystem effektiviseringsfördelar, tidsvinster, insikter, synergieffekter, att tid och kompetens frigörs, och en förbättrad kundnytta.

Affärssystem – så mycket mer än bara teknik

Det här var bara ett exempel på hur ett affärssystem kan effektivisera och förbättra en verksamhet. Det finns liknande vinster att göra i alla typer av verksamhet, från tillverkning och handel till tjänster och projekt, och allt däremellan. Nu kanske du förstår att ett affärssystem inte är någon IT-lösning som du bara knallar in och plockar från hyllan – som till exempel en skrivare eller router – det viktiga med systemet är att det verkligen passar dig och dina behov. Därför är samarbetet mellan den som levererar och implementerar affärssystemet och den som kommer att använda det förmodligen viktigare än tekniken bakom.

På Traventus kan vi tekniken och vet vilka möjligheter den kan ge men framför allt är vi bra på att samarbeta. Ett affärssystem blir riktigt framgångsrikt när vi sätter oss ner med dig som kund och samtalar om vilka dina behov och ambitioner är. Vilken information är det som är viktig i din verksamhet och hur kan du använda den för att bli mer framgångsrik? Vad är det som går trögt och stjäl tid och hur kan vi effektivisera det? Ju mer vi lär känna dig, desto bättre lösning kan vi ge dig. Vi kan även tipsa om funktioner och vinster som du kanske inte hade tänkt på. Därför består ett affärssystem lika mycket av möten som av modern teknik. Det är då det blir riktigt lyckat.

Mikael Björk

VD / CEO