Undvik digital stress genom att omfamna de digitala möjligheterna

Lider du av digital stress? Den som inte har levt under en sten det senaste decenniet har knappast missat hur den tekniska utvecklingen har förändrat våra liv. Allting från dejting och bankärenden till jobb, samarbeten och planering sker via digitala lösningar och mobil teknik. Att kunna göra nästan allting som rör arbete och livet i övrigt via teknik som ryms i innerfickan, har gett oss mycket frihet, flexibilitet och fler valmöjligheter. Men för en del känns det här stressande.

Digital stress drabbar de som känner att de alltid måste vara uppkopplade och tillgängliga. Mejl, jobbverktyg, sociala medier, nyhetsflöden, push-notiser m.m. börjar störa konstant. Det blir svårt att skilja på var jobbet slutar och fritiden börjar, och man går aldrig riktigt ned i viloläge. Det blir stressande och överväldigande. Vill det sig illa går man in i väggen när man aldrig kan slappna av.

Botemedlet mot digital stress är dock inte att undvika tekniken. Det kommer snarare att göra problemet värre. Istället handlar det om att använda tekniken på rätt sätt och att använda den till att göra livet enklare och lugnare. Med rätt förhållningssätt undviker du digital stress och låter de digitala möjligheterna ge dig mer lugn och kraft.

Digital stress och riskerna med att inte bli digital

Att köra strutstekniken och försöka undvika något genom att låtsas som om det inte finns har aldrig varit en lyckad strategi. Den har nog aldrig varit sämre än när det kommer till digital teknik. Att försöka undvika digital stress genom att inte anamma ny teknik gör snarare allting mycket mer hämmande.

Om du undviker digitala lösningar kan det resultera i att du inte jobbar på samma sätt som dina kollegor, och får svårt att hänga med i deras tempo. Kanske leder det till att du inte är synkad mot eller kommunicerar på samma sätt som dina kunder, partners och leverantörer. Utan digitala verktyg får du mer tidskrävande administration, långsammare processer och ett ständigt letande efter information och dokument. Det kanske stressigaste av allt är att konkurrenterna får ett försprång när de använder teknik som gör dem snabbare, mer effektiva och kundanpassade. Eller som Klaus Schwab, grundare av World Economic Forum, uttryckte det: ”In the new world, it is not the big fish which eats the small fish. It’s the fast fish which eats the slow fish.”

Slappna av med hjälp av effektiva system och automatiserade processer

Tar du vara på de möjligheter som den digitala tekniken och de moderna affärssystemen erbjuder är det inte alls en källa till stress. Tvärtom gör de livet enklare genom att effektivisera, automatisera och göra allt smartare och lättare. Det här är de funktioner och möjligheter som du kan använda för att slappna av mer på jobbet:

• Ett affärssystem samlar allt under ett tak så att alla jobbar i samma system, utgår från samma data och kommunicerar i samma kanaler. Det blir mycket lättare att navigera komplexa processer. Repetitiva administrativa processer försvinner. Ni behöver inte mata in information manuellt. Det blir enklare för er att samla in och analysera data. Allt detta sparar tid och resurser som kan användas till att bland annat stressa av och andas ut.

• Det går att skapa mer träffsäkra prognoser tack vare BI och andra verktyg och funktioner för företagsresursplanering. När du har en bra och realistisk bild av vad som väntar elimineras oron och stressen över otrevliga framtida överraskningar.

• Ett gemensamt system innebär hög datasäkerhet. Är det en molnlösning (som Visma.net) ligger dessutom er data säkert på centrala servrar med hög säkerhet och trygg backup. Leverantören ser till att systemet alltid är uppdaterat och följer alla regler och förordningar. Du får mindre att tänka på och oroa dig över.

• Att kunna ha med sig jobbet i telefonen eller laptoppen gör alla resor, möten, distansjobb och liknande flexibelt och lätt. Ett moln- och webbaserat system gör att du kan fixa dina arbetsuppgifter när och var du vill och därmed frigöra tid till annat.

• Att inte använda ny teknik och moderna affärssystem innebär att du missar deras effektiviseringsfördelar, tidsvinster, insikter och den kundnytta de för med sig. Det är stressande om något, men att ligga steget före skapar lugn.

Andra sätt att undvika digital stress

Teknik är bara ytterligare ett verktyg i mänsklighetens långa historia av att hitta på nya saker som hjälper oss i livet. Om den ska bli ett hjälpmedel eller ett stjälpmedel handlar mer om vår attityd till den. Hur vi använder den, förhåller oss till den och om vi kontrollerar den eller om den kontrollerar oss.

Här är några tips, rutiner, förhållningssätt och knep för hur du gör tekniken till något som gör livet lättare och roligare och inte till ännu en stressfaktor:

• Många kommunikationskanaler innebär många meddelanden. En stor del av arbetsdagen för en kontorsarbetande går åt till att läsa/svara på mejl och meddelanden samt svara på telefonsamtal. Något som både stjäl tid och stör koncentrationen. Det tar tid att fokusera när du jobbar med en uppgift. Ett avbrott på en halvtimme (till exempel ett telefonsamtal) kan i praktiken innebära minst en förlorad timme. Vad förmodligen alla som någon gång har blivit störda på det här sättet har märkt, är att det sällan rör sig om något brådskande eller viktigt. Lösningen för att återfå din sinnesro ligger i att ta kontroll över när du svarar. Skapa rutiner för att kolla av mejl och meddelanden vid särskilda tidpunkter, till exempel en gång vid början av arbetsdagen och en på eftermiddagen. Det finns även AI-lösningar som automatiskt sorterar och prioriterar e-posten så att inkorgen känns mindre överväldigande.

• En annan stressfaktor är alla notiser från appar och verktyg. Det är mycket svårt att koncentrera sig när tekniken plingar, piper och blinkar hela tiden. Lyckligtvis är det här inställbart. Stäng av eller tysta alla push-funktioner utom de allra mest nödvändiga. Slå gärna av notiser från jobbverktyg när du går hem så att du drar en gräns mellan arbete och fritid. Kontrollera tekniken istället för tvärtom.

• För somliga kan det vara svårt att låta bli de mobila enheterna även om de inte plingar efter uppmärksamhet. Enligt studier kollar vi våra telefoner i snitt var 10:e minut. Så ofta händer det inte något viktigt. Att tvångsmässigt kolla av sin teknik är inte bara dåligt för produktiviteten, det skapar även stress och ångest. Vill du ha hjälp med att låta bli det här finns det faktiskt verktyg som blockerar appar, mejl och internetåtkomst under förinställda perioder. SelfControl, AppBlock, Stay Focused, Freedom och AppDetox är några exempel på bra hjälpmedel.

Anamma en digital kultur

För att kunna möta och undvika digital stress behöver vi anpassa våra arbets- och tankesätt till en allt mer digital arbetsmiljö. Den nya tekniken behöver ackompanjeras av ett förhållningssätt och en kultur som gör den till en vän istället för stressfaktor. Ni behöver skapa en arbetsplatskultur där ni väljer och omfamnar tekniken så att den blir ett tacksamt hjälpmedel. Det handlar om att vara proaktiv och strategisk, ställa rätt frågor kring tekniken och bestämma vad ni vill att den ska göra för er.

Framför allt behöver ni göra det här tillsammans. Digital stress kan uppstå när en förändring kommer plötsligt. Informera och samverka, så känner alla att de är delaktiga i förändringen. Vill du veta mer om lyckat förändringsarbete kan du läsa vårt inlägg ”Så får du med alla på förändringståget”.

Tekniken är vår vän om vi använder den på rätt sätt. Någonting som skapar lugn och ordning istället för stress och ångest. Omfamna möjligheterna den för med sig. Ta kontrollen! Framför allt, använd tiden du vinner på effektiviseringen till att ta sköna pauser; det är så du minskar digital stress.