växt i en kruka med mynt

Spendanalys – därför är den så viktig, och så genomför du den effektivast

Det görs en hel del inköp på en arbetsplats. Allt från resor, lokalhyror och konsulttjänster till kaffe och pennor. Det lönar sig att ha koll på inköpen. Fråga bara den kommun som råkade betala 65 000 kronor för fem paket våtservetter. Även om den typen av inköpskatastrofer tack och lov inte är så vanliga så finns det många bra anledningar att göra en spendanalys över vad verksamheten lägger pengarna på.

Låt oss kika lite på varför det är så viktigt att göra spendanalyser, hur de går till, vilka utmaningar du kan stöta på och hur du kan förenkla arbetet.

Därför ska du göra en spendanalys

Även om verksamheten har en god ekonomi så finns det alltid utrymme för effektiviseringar och besparingar som leder till ökat utrymme för investeringar och tillväxt. När du gör en spendanalys får du kunskap om verksamhetens alla inköps- och leverantörsmönster. Det vill säga hur stora inköpsvolymerna är, hur de är fördelade på olika områden samt hur många leverantörer ni har och hur inköpen är fördelade mellan dem. Med det som underlag går det att se vilka möjligheter ni har till förbättringar och besparingar. Spendanalysen ger er dessutom ett användbart riktvärde som ni kan mäta framtida framgångar och resultat mot.

Att granska inköpen kan berätta om mer än bara utgifterna. Den ger även en inblick i leverantörsavtal, antalet fakturor, faktureringsintervaller, de inköp som sker utan avtal m.m. Det går att se om fakturor betalas för tidigt eller för sent (och därmed undvika förseningsavgifter och missade ränteintäkter). Eventuella felaktiga uppgifter kan korrigeras och data städas upp så att alla uppgifter, till exempel organisationsnummer och betalningsvillkor, är aktuella och korrekta. Det går även att se att leverantören bara är upplagd en gång och inte dyker upp på flera ställen i systemet.

Spendanalysen är också ett väldigt tacksamt verktyg för inköpsavdelningen när det kommer till att kommunicera med verksamhetsledningen, som inte alltid ser alla inköp som inköp och lätt missar de besparingspotentialer som finns. Spendanalysen underlättar mycket för inköpsavdelningen och lägger grunden för ett kategoristyrt inköpsarbete.

Så går spendanalysen till

Själva analysen går till som så att du sorterar in verksamhetens hela inköpsvolym i olika inköpsområden. Datan du lägger in kommer oftast från leverantörskontra men det finns även andra datakällor, till exempel kortleverantörer. Det här skapar en inköpskarta över organisationens alla inköp och leverantörer. Den visar den totala inköpsvolymen, hur den är fördelad mellan olika områden, vilka leverantörer ni köper av, vad ni köper av dem, på vilket sätt och i vilka mängder. Med det som bas kan du sedan bryta ned datan på olika avdelningar, affärsområden, anläggningar, divisioner, filialer, länder etc.

Det som är speciellt med spendanalysen är att den ser igenom hela bolaget, oavsett områden och kostnadsställen, och visar på alla besparingsmöjligheter. Även de som inte är så uppenbara.

Hur datainsamlingen går till rent praktiskt beror lite på viken typ av verksamhet du har, hur stor den är och vilka verktyg du har till din hjälp. En klassiker har länge varit att mata in värdena i Excel men dagens digitala lösningar och system kan oftast leverera färdiga rapporter och smidiga exportmöjligheter av data. De gör det mycket mer effektivt att samla in, sortera och presentera datan. För större organisationer som kanske sitter utspridda med olika ekonomisystem och flera kontoplaner kan den här typen av analys bli en svettig uppgift (och ytterligare ett argument till varför hela verksamheten bör jobba i samma system). Samtidigt är det den typen av stora och komplexa organisationer som har mest att vinna på att göra en spendanalys då de i regel har rätt dålig koll på sina inköp och har större besparingspotential.

Utmaningarna med att göra en spendanalys och hur du löser dem

En spendanalys är lätt att motivera men den kan erbjuda diverse utmaningar när den väl ska genomföras. De främsta har i regel att göra med teknik, resurser och hur förändringsarbetet ska genomföras när du väl har resultaten. Att sortera in inköpsvolymer i inköpskategorier kan vara en utmaning i sig. Rör det sig dessutom om ett större bolag med verksamhet på flera platser, och där varje kontor har sitt eget system, blir det ännu svettigare. Att sedan samla in data som artikelnummer, leverantörsuppgifter och kontoplaner, tar tid och resurser. Något som inköpsavdelningar sällan är bortskämda med. När analysen sedan är klar och det är dags att göra något med de slutsatser som dragits väntar nästa utmaning, att få medarbetarna att ändra på sina rutiner så att besparingarna kan genomföras. Människor är ofta inte sådär jättesålda på förändringar, även om de är till det bättre.

Att sälja in nya sätt att göra saker på går alltid lättare om du har svart på vitt vilka vinster det leder till. Framför allt om du kommunicerar det på ett tydligt och engagerat sätt. De andra utmaningarna kan du bemöta med rätt teknik. Ett affärssystem ökar transparensen i verksamheten och gör det mycket enklare att granska, samla in och analysera data så att du kan frigöra resurser till att använda underlaget. Du får även tillbaka den effektiviteten i andra änden när det är dags att implementera förändringarna. Affärssystemet gör det så mycket lättare tack vare alla automatiseringsmöjligheter och att allting är samlat under ett tak. Vilket även är tacksamt för förändringsallergiska användare som kan ändra en rutin med en knapptryckning och sedan sluta tänka på det.

Fler tips om hur du lyckas med förändringsarbete kan du läsa om i vårt inlägg ”Så får du med alla på förändringståget”.

Visma Analys för en enklare spendanalys

Vill du få en lättare spendanalys finns det smarta verktyg du kan ta till hjälp, till exempel Visma Analys som hjälper dig att förstå den ekonomiska utvecklingen i ditt företag. Det är en lösning som innehåller en stor mängd funktioner för att analysera och presentera din verksamhet i siffror. Du kan till exempel skapa och följ upp din budget, kontrollera att din bokföring stämmer, göra nyckeltalsanalyser, skapa egna rapporter och presentera verksamhetens ekonomi grafiskt och överskådligt.

Vill du få mer koll på inköpen finns även Visma Source-to-Pay. Det är en komplett plattform som täcker hela inköpsprocessen från upphandling till betalning; ett tacksamt verktyg när det är dags att ta fram underlag till spendanalysen.

Tidigare kan det ha känts motigt att dra igång en spendanalys för att det har inneburit så mycket jobb. Tack vare dagens hjälpmedel finns det inte längre någon ursäkt att inte se över inköpen. Vem vet, kanske kan det gömma sig en onödigt stor våtservettspost som kan omvandlas till ett fikabrödskonto istället.

Det görs en hel del inköp på en arbetsplats. Allt från resor, lokalhyror och konsulttjänster till kaffe och pennor. Det lönar sig att ha koll på inköpen. Fråga bara den kommun som råkade betala 65 000 kronor för fem paket våtservetter. Även om den typen av inköpskatastrofer tack och lov inte är så vanliga så finns det goda orsaker att göra en spendanalys över vad verksamheten lägger pengarna på.

Låt oss kika lite på varför det är så viktigt att göra spendanalyser, hur de går till, vilka utmaningar du kan stöta på, och hur du kan förenkla arbetet.

Därför ska du göra en spendanalys

Även om verksamheten har en god ekonomi så finns det alltid utrymme för effektiviseringar och besparingar som leder till ökat utrymme för investeringar och tillväxt. När du gör en spendanalys får du kunskap om verksamhetens alla inköps- och leverantörsmönster. Det vill säga hur stora inköpsvolymerna är, hur de är fördelade på olika områden, samt hur många leverantörer ni har och hur inköpen är fördelade mellan dem. Med det som underlag går det att se vilka möjligheter ni har till förbättringar och besparingar. Spendanalysen ger er dessutom ett användbart riktvärde som ni kan mäta framtida framgångar och resultat mot.

Att granska inköpen kan berätta om mer än bara utgifterna. Den ger även en inblick i leverantörsavtal, antalet fakturor, faktureringsintervaller, de inköp som sker utan avtal m.m. Det går att se om fakturor betalas för tidigt eller för sent (och därmed undvika förseningsavgifter och missade ränteintäkter). Eventuella felaktiga uppgifter kan korrigeras och data städas upp så att alla uppgifter (som till exempel organisationsnummer och betalningsvillkor) är aktuella och korrekta. Det går även att se att leverantören bara är upplagd en gång och inte dyker upp på flera olika ställen i systemet.

Spendanalysen är också ett väldigt tacksamt verktyg för inköpsavdelningen när det kommer till att kommunicera med verksamhetsledningen (som inte alltid ser alla inköp som inköp och lätt missar de besparingspotentialer som finns). Spendanalysen underlättar mycket för inköpsavdelningen och lägger grunden för ett kategoristyrt inköpsarbete.

Så går spendanalysen till

Själva analysen går till som så att du sorterar in verksamhetens hela inköpsvolym i olika inköpsområden. Datan du lägger in kommer oftast från leverantörskontra men det finns även andra datakällor, till exempel kortleverantörer. Det här skapar en inköpskarta över organisationens alla inköp och leverantörer. Den visar den totala inköpsvolymen, hur den är fördelad mellan olika områden, vilka leverantörer ni köper av, vad ni köper av dem, på vilket sätt och i vilka mängder. Med det som bas kan du sedan bryta ned datan på olika avdelningar, affärsområden, anläggningar, divisioner, filialer, länder etc.

Det som är speciellt med spendanalysen är att den ser igenom hela bolaget, oavsett områden och kostnadsställen, och visar på alla besparingsmöjligheter. Även de som inte är så uppenbara.

Hur datainsamlingen går till rent praktiskt beror lite på viken typ av verksamhet du har, hur stor den är och vilka verktyg du har till din hjälp. En klassiker har länge varit att mata in värdena i Excel men dagens digitala lösningar och system kan oftast leverera färdiga rapporter och smidiga exportmöjligheter av data. De gör det mycket mer effektivt att samla in, sortera och presentera datan. För större organisationer som kanske sitter utspridda med olika ekonomisystem och flera kontoplaner kan den här typen av analys bli en svettig uppgift (och ytterligare ett argument till varför hela verksamheten bör jobba i samma system). Samtidigt är det den typen av stora och komplexa organisationer som har mest att vinna på att göra en spendanalys då de i regel har rätt dålig koll på sina inköp och har större besparingspotential.

Utmaningarna med att göra en spendanalys och hur du löser dem

En spendanalys är lätt att motivera men den kan erbjuda diverse utmaningar när den väl ska genomföras. De främsta har i regel att göra med teknik, resurser och hur förändringsarbetet ska genomföras när du väl har resultaten. Att sortera in inköpsvolymer i inköpskategorier kan vara en utmaning i sig. Rör det sig dessutom om ett större bolag med verksamhet på flera platser, och där varje kontor har sitt eget system, blir det ännu svettigare. Att sedan samla in data som artikelnummer, leverantörsuppgifter och kontoplaner, tar tid och resurser. Något som inköpsavdelningar sällan är bortskämda med. När analysen sedan är klar och det är dags att göra något med de slutsatser som dragits väntar nästa utmaning, att få medarbetarna att ändra på sina rutiner så att besparingarna kan genomföras. Människor är ofta inte sådär jättesålda på förändringar, även om de är till det bättre.

Att sälja in nya sätt att göra saker på går alltid lättare om du har svart på vitt vilka vinster det leder till. Framför allt om du kommunicerar det på ett tydligt och engagerat sätt. De andra utmaningarna kan du bemöta med rätt teknik. Ett affärssystem ökar transparensen i verksamheten och gör det mycket enklare att granska, samla in och analysera data så att du kan frigöra resurser till att använda underlaget. Du får även tillbaka den effektiviteten i andra änden när det är dags att implementera förändringarna. Affärssystemet gör det så mycket lättare tack vare alla automatiseringsmöjligheter och att allting är samlat under ett tak. Vilket även är tacksamt för förändringsallergiska användare som kan ändra en rutin med en knapptryckning och sedan sluta tänka på det.

Fler tips om hur du lyckas med förändringsarbete kan du läsa om i vårt inlägg ”Så får du med alla på förändringståget”.

Visma Analys för en enklare spendanalys

Vill du få en lättare spendanalys finns det smarta verktyg du kan ta till hjälp, till exempel Visma Analys som hjälper dig att förstå den ekonomiska utvecklingen i ditt företag. Det är en lösning som innehåller en stor mängd funktioner för att analysera och presentera din verksamhet i siffror. Du kan till exempel skapa och följ upp din budget, kontrollera att din bokföring stämmer, göra nyckeltalsanalyser, skapa egna rapporter och presentera verksamhetens ekonomi grafiskt och överskådligt.

Vill du få mer koll på inköpen finns även Visma Source-to-Pay. Det är en komplett plattform som täcker hela inköpsprocessen från upphandling till betalning; ett tacksamt verktyg när det är dags att ta fram underlag till spendanalysen.

Tidigare kan det ha känts motigt att dra igång en spendanalys för att det har inneburit så mycket jobb. Tack vare dagens hjälpmedel finns det inte längre någon ursäkt att inte se över inköpen. Vem vet, kanske kan det gömma sig en onödigt stor våtservettspost som kan omvandlas till ett fikabrödskonto istället.

Mikael Björk

VD / CEO