Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Spendanalys – därför är den så viktig, och så gör man på med effektiva sätt

Att se över verksamhetens inköp leder inte bara till en massa besparingsmöjligheter, det innebär även att man kan korrigera sin data och förenkla sina rutiner. Här är de viktigaste orsakerna till varför man ska göra en spendanalys, hur man gör den, och vilka hjälpmedel som kan underlätta arbetet.

Det görs en hel del inköp på en arbetsplats. Allt från resor, lokalhyror och konsulttjänster till kaffe och pennor. Det lönar sig att ha koll på inköpen, fråga bara den kommun som betalade 65 000 kronor för fem paket våtservetter. Även om den typen av inköpskatastrofer tack och lov inte är så vanliga, finns det goda orsaker att göra en spendanalys över vad verksamheten lägger pengarna på.

Låt oss kika lite på varför det är så viktigt att göra spendanalyser, hur de går till, vilka utmaningar man kan stöta på och hur man kan förenkla arbetet.

Därför ska man göra en spendanalys

Även om verksamheten har en bra ekonomi finns det alltid utrymme för effektiviseringar och besparingar som leder till ökat utrymme för investeringar och tillväxt. När man gör en spendanalys får man kunskap om verksamhetens alla inköps- och leverantörsmönster, det vill säga hur stora inköpsvolymerna är, hur de är fördelade på olika områden samt hur många leverantörer man har och hur inköpen är fördelade mellan dem. Med det som underlag går det att se vilka möjligheter till förbättringar och besparingar som finns. Spendanalysen ger dessutom ett användbart riktvärde som man kan mäta framtida framgångar och resultat mot.

Att granska inköpen kan berätta om mer än bara utgifterna. Den ger även en inblick i leverantörsavtal, antalet fakturor, faktureringsintervaller, de inköp som sker utan avtal m.m. Det går att se om fakturor betalas för tidigt eller för sent (och därmed undvika förseningsavgifter och missade ränteintäkter). Eventuella felaktiga uppgifter kan korrigeras, data städas upp så att alla uppgifter (som till exempel organisationsnummer och betalningsvillkor) är aktuella och korrekta och att leverantören bara är upplagd en gång och inte dyker upp på flera olika ställen i systemet.

Spendanalysen är också ett väldigt tacksamt verktyg för inköpsavdelningen när det kommer till att kommunicera med verksamhetsledningen, som inte alltid ser alla inköp som inköp och lätt missar de besparingspotentialer som finns. Spendanalysen underlättar mycket för inköpsavdelningen och lägger grunden för ett kategoristyrt inköpsarbete.

Så går spendanalysen till

Själva analysen går till som så att man sorterar in sin verksamhets hela inköpsvolym i olika inköpsområden. Datan man lägger in kommer oftast från företagets leverantörskontra men det finns även andra datakällor (till exempel kortleverantörer). Det här skapar en inköpskarta över organisationens alla inköp och leverantörer. Den visar den totala inköpsvolymen, hur den är fördelad mellan olika områden, vilka leverantörer man köper av, vad man köper av dem, på vilket sätt och i vilka mängder. Med det som bas går det sedan att bryta ned datan på olika avdelningar, affärsområden, anläggningar, divisioner, filialer, länder etc. Det som är speciellt med spendanalysen är att den ser igenom hela bolaget, oavsett områden och kostnadsställen, och visar därmed på alla besparingsmöjligheter, även de som inte är så uppenbara.

Hur datainsamlandet går till rent praktiskt beror lite på viken typ av verksamhet man har, hur stor den är och vilka verktyg man har till sin hjälp. En klassiker har länge varit att mata in värdena i Excel, men dagens digitala lösningar och system kan oftast leverera färdiga rapporter och smidiga exportmöjligheter av data så att det effektivt går att samla in och sortera datan. För större organisationer som kanske sitter utspridda med olika ekonomisystem och flera kontoplaner kan den här typen av analys bli en svettig uppgift (och ytterligare ett argument till varför hela verksamheten bör jobba i samma system), men det är också den typen av stora och komplexa organisationer som har mest att vinna på att göra en spendanalys då de i regel har rätt dålig koll på sina inköp och har större besparingspotential.

Utmaningarna med att göra en spendanalys

Det är lätt att motivera varför man ska göra en spendanalys, men det går ändå att snubbla in i diverse utmaningar när den väl ska genomföras. De främsta har i regel att göra med teknik, resurser och hur förändringsarbetet ska genomföras när man väl har resultaten. Att sortera in inköpsvolymer i inköpskategorier kan vara en utmaning i sig. Rör det sig dessutom om ett större bolag med verksamhet på flera platser och där varje kontor har sitt eget system blir det ännu svettigare. Att sedan samla in data som artikelnummer, leverantörsuppgifter, kontoplaner etc. är något som tar tid och resurser. Något som inköpsavdelningar sällan är bortskämda med. När analysen sedan är klar och det är dags att göra något med de slutsatser som dragits väntar nästa utmaning – att få medarbetarna att ändra på sina rutiner så att besparingarna kan genomföras. Människor är ofta inte sådär jättesålda på förändringar, även om de är till det bättre.

Att sälja in nya sätt att göra saker på går alltid lättare om man har svart på vitt vilka vinster det leder till och om man kommunicerar det på ett tydligt och engagerat sätt. De andra utmaningarna kan man bemöta med rätt teknik. Ett affärssystem ökar transparensen i verksamheten och gör det mycket enklare att granska, samla in och analysera data så att man kan frigöra resurser till att använda underlaget. Man får även tillbaka den effektiviteten i andra änden när det är dags att implementera förändringarna och affärssystemet gör det så mycket lättare, tack vare alla automatiseringsmöjligheter och att allting är samlat under ett tak. Vilket även är tacksamt för förändringsallergiska användare som kan ändra en rutin med en knapptryckning och sedan sluta tänka på det.

Vill man ytterligare förenkla sin spendanalys finns det särskilda verktyg (som till exempel molnlösningen Spendency) som gör dataimporten ännu mer effektiv vilket gör att mindre tid och resurser går åt. Med ett spendanalysverktyg går det lätt att hantera, klassificera och kategorisera inköpen, sortera dem efter vad, hur mycket, vem som gör dem och från vilka. Administrationen med datainsamling och kategorisering bantas till ett minimum (framför allt i stora organisationer där underlaget är stort och spretigt) och tiden och resurserna kan istället läggas på värdeskapande analys och åtgärder.

Tidigare kan det ha känts motigt att dra igång en spendanalys för att det har inneburit så mycket jobb men med dagens hjälpmedel finns det inte längre någon ursäkt att se över inköpen. Vem vet, kanske kan det gömma sig en onödigt stor våtservettspost som kan omvandlas till ett fikabrödskonto istället.

Mikael Björk

VD / CEO