Skapa en ekonomiskt och ekologiskt hållbar faktureringsrutin

Tänk om det gick att jobba smartare och mer lönsamt samtidigt som man gjorde en värdefull insats för miljön? Det är fullt möjligt tack vare automatiserade processer. Så här skapar du rutiner som är hållbara både för din verksamhet och för planeten.

Det kan verkligen vara en utmaning att driva en framgångsrik verksamhet i dagens samhälle. Man behöver inte bara vara snabb, agil och ha koll på allt som händer i branschen och på marknaden, man behöver dessutom ta socialt ansvar. Dagens kunder är mycket medvetna, ställer höga krav och granskar noga sina val av leverantör. Som företag behöver man på ett genuint och trovärdigt sätt ta ansvar för människor och miljö, ha koll på sin omvärld samt arbeta aktivt för att göra den bättre. Det går faktiskt att ta hänsyn till både lönsamhet och miljö – de hänger ihop mer än vad du tror –  genom att optimera och effektivisera dina flöden och processer. Så här skapar du en faktureringsrutin som är både ekonomiskt och ekologiskt hållbar.

Syskonen eko

Det hörs ju redan på namnet att det finns tydliga kopplingar mellan ekonomi och ekologi. Eko kommer från grekiskans oikos som betyder huset eller hushåll. I ekologi syftar det hus(håll)et på planeten vi bor på och betyder översatt läran om huset. Ekonomi berör i sin tur läran om hushållning och distribution. Det handlar alltså i båda fallen om resurser och hur vi hushåller med dem. Något som påverkar både lönsamheten och miljön. Just miljön har ju med rätta fått mycket uppmärksamhet nu när det börjar bli uppenbart att vi inte kan slösa med våra resurser om vår planet ska kunna hålla även för kommande generationer. Lyckligtvis har ny smart teknik underlättat för oss att kunna leva och jobba mer effektivt och varje insats vi kan göra är av värde. Ett effektivt sätt att hushålla både med tid, kronor och ören samt vår planets resurser är att digitalisera och optimera faktureringsrutinerna.

Hållbar fakturering

Ekonomiska rutiner och administration är en nödvändig del av en verksamhet som tar mycket tid och resurser. Dels behöver personalen hantera hela processen manuellt, dels så ska varje faktura skrivas ut (både för kunden och för den egna bokföringen), stoppas ner i ett kuvert, frankeras, postas och transporteras till mottagaren. Att digitalisera och automatisera den här processen är ett skolboksexempel på hur man effektiviserar och hushåller med resurserna, både verksamhetens och planetens. Man räknar med att e-fakturor i snitt är fyra gånger mer miljövänliga än pappersfakturor. Enligt beräkningar från Nätverket för Elektroniska Affärer kan ett företag som tar emot 1000 fakturor årligen minska sitt koldioxidfotavtryck med vad som motsvarar en flygresa till Thailand eller att plantera 250 träd om de går över till e-fakturor. Ur ett ekonomiskt perspektiv räknar man med att det går att spara cirka 10 kronor per faktura på att digitalisera faktureringsprocessen. Ingen dålig insats för lönsamheten och för miljön. Som bonus frigörs kompetensen inom företaget när personalen inte längre behöver hantera det hela manuellt. Kanske de får tid över att komma på ännu fler lönsamma och miljövänliga insatser.

Vill du själv beräkna vad automatiserade faktureringsrutiner innebär för just din verksamhet har Nätverket för Elektroniska Affärer en kalkylator på sin hemsida där du kan ange dina faktureringsvolymer och direkt se hur mycket pengar och miljö som går att spara.

Ännu fler vinster

Att spara pengar och miljö är inte de enda fördelarna med en elektronisk faktureringsprocess. Digitala fakturor når kunden snabbare, är felfria i mycket högre grad, och betalas därmed fortare, något som frigör kapital. Det blir också färre påminnelser och inkassokrav, vilket leder till bättre kundrelationer och en gladare ekonomiavdelning. Det om något är en hållbar faktureringsrutin.

Valfrihet och koll med AutoInvoice

En effektiv lösning som ett affärssystem kan skapa de här hållbara rutinerna. Visma.net har till exempel e-fakturalösningen AutoInvoice. När alla processer integreras och automatiseras i systemet sker fakturering, påminnelse och eventuell inkassohantering enkelt och smidigt enligt uppsatta rutiner. Betalningarna bockas av och rapporteras in i samma stund som de kommer in. Översikten i systemet gör också att det blir lättare att söka, hitta och jämföra fakturor. Man får en bättre och säkrare kontroll helt enkelt.

Lösningen erbjuder också flexibilitet. Eftersom olika verksamheter har kommit olika långt i sin digitaliseringsprocess är det viktigt att kunna erbjuda sina kunder valfrihet i hur de kan få sina fakturor. Det ger en högre kundnöjdhet och ökad betalningsvilja. Det som gör det möjligt är systemets fakturaväxel. Det är navet i hanteringen av e-fakturor mellan olika verksamheter. Precis som gamla tiders telefonväxel ser den till att fakturan kopplas ihop med rätt mottagare. AutoInvoice sköter distributionen och känner automatiskt av om mottagaren kan ta emot elektroniska fakturor. Finns inte den möjligheten mejlar den en PDF-fil och skulle det inte ens finnas e-post skrivs fakturan ut och postas. Det går även att skicka fakturan till en digital brevlåda.

Det smarta med upplägget är att lösningen själv känner av hur fakturan ska skickas, du behöver inte lägga ner tid på att ta reda på hur kunden vill ha det. Förutom att spara miljö och pengar sparar du även tid.

En ny fakturastandard

Elektroniska fakturor är inte bara en smart teknisk och miljövänlig lösning, de har på kort tid tagit stora steg mot att bli vår nya standard. 2017 gick det ut drygt 138 miljoner e-fakturor till drygt 4 miljoner mottagare, vilket är en ökning med 16,4 miljoner från året innan. Enligt Billentis senaste rapport kommer antalet e-fakturor att fyrdubblas till år 2035. Jobbar man mot offentlig sektor är e-fakturor numera ett måste, från och med april 2019 är det lag på det.

E-fakturor är ett viktigt och smart steg mot en bättre värld och bättre affärer. Det finns ingen anledning att vänta med att ta det för det leder till hållbarhet på alla plan.