Kontakta oss

Fyll i dina kontaktuppgifter så återkommer vi till dig inom kort.

Namn

Telefon

E-post

Så skapar man ett bra förvaltningsteam för sitt nya affärssystem

Går ni i tankar om att skaffa ett nytt affärssystem är det någonting som ni behöver känna till: att driftsätta och överlämna lösningen efter en lång implementeringsprocess är inte att gå i mål. Det är en mycket bra början men arbetet fortsätter efter att leverantören lämnar över nycklarna. Det är kanske inte vad man vill höra när man är slut i huvudet efter ett långt, krävande och förmodligen bitvis stressigt implementeringsprojekt, men som med alla andra stora investeringar är det långsiktiga värdet i dem starkt kopplat till hur väl man förvaltar dem. Ju bättre och mer genomtänkt förvaltning, desto mer nytta och möjligheter kan systemet erbjuda.

Därför är det viktigt att vara noggrann och förutseende när man sätter ihop sitt förvaltningsteam. Rätt personer med rätt kompetens och rätt insikter kan göra mer än att bara ta väl hand om lösningen, de kan få ut mer nytta ur den än vad man trodde var möjligt.

 

Det här är förvaltningsteamets jobb

Det finns en mytbild om att förvaltningen av affärssystemet är något av ett vaktmästarjobb; att det mest handlar om att sköta support och drift samt se till att allting fungerar som det ska. Systemförvaltning är betydligt mer omfattande och aktivt än så. Vet man vad som väntar blir det också lättare att sätta ihop ett effektivt förvaltningsteam som kan ta väl hand om lösningen och utveckla den till sin fulla potential. Här är några av de uppgifter och ansvarsområden som vanligtvis ingår i förvaltningen.

 

  • Att förvalta något handlar om att ta hand om sin investering genom att kontinuerligt förbättra den och hitta nya sätt att få ut mer värde ur den. Förvaltningsteamet har som huvuduppgift att dels se till att kvaliteten i lösningen upprätthålls, och dels att vidareutveckla den i takt med förändrade behov och nya möjligheter. Insikter under resans gång kan leda till att man önskar fler funktioner. Förändringar i organisationen kan kräva förändringar i lösningen och inte minst dyker det hela tiden upp nya funktioner som förbättrar systemet och erbjuder nya möjligheter. Det är förvaltningsteamets jobb att hela tiden hänga med i det här och utveckla lösningen så att den ger största möjliga nytta både i dag och i framtiden.

 

  • De kan också utföra enklare förändringar och tillägg av funktioner utan att behöva ta hjälp av konsulter

 

  • Teamet har även som uppgift att finslipa lösningen i takt med att man får in feedback och förslag, upptäcker förbättringsmöjligheter och justeringsbehov och så vidare. Man ska alltid se över rutiner och processer för att se om det går att utveckla eller förfina dem ytterligare.

 

  • Nya användare behöver utbildas och tränas i lösningen samt i hur verksamhetens affärsprocesser och datahantering fungerar. Användarbehörigheter behöver också läggas till eller ändras löpande i takt med att arbetsstyrkan förändras.

 

  • Förvaltningsteamet ansvarar även för hur data hanteras och att alla ändringar samt uppdateringar utförs, testas och dokumenteras. Inte minst behöver de prova alla processer efter ändringar för att säkerställa att allting fungerar som det ska. Kort sagt ser de till att det går att lita på systemet samt att allt sker enligt ordnade former och följer relevanta regler.

 

  • Den dokumentation som togs fram under implementeringsprocessen ska också förvaltas, uppdateras, kompletteras och finnas tillgänglig. Ett bra och aktuellt underlag är alltid värdefullt varje gång man ska ändra i eller komplettera systemet.

 

  • Förvaltningsteamet bör också ha en nära och långsiktig relation med leverantören för att hela tiden hålla sig insatt i nyheter, nya funktioner och möjligheter, insikter från andra användare, få tips och råd och så vidare

 

 

Vem bör ingå i förvaltningsteamet?

När man ser hur mycket som faktiskt ingår i förvaltningsteamets arbete förstår man också hur viktigt det är att rätt personer är inblandade. En bra grund och början är att utgå från de som var inblandade i projektgruppen under implementeringen. De har varit med från början, vet vad det var man letade efter i den nya lösningen och varför man valde just det system man nu har. De har varit en viktig del under hela resan från behovsanalys till driftsättning och har garanterat byggt upp mycket kunskaper, insikter, förståelse och kompetens. Inte minst har de jobbat nära leverantörens konsulter, lärt sig av dem och byggt upp en nära relation med dem. De har vad som behövs för att förvalta lösningen på ett bra och aktivt sätt.

 

I övrigt är det bra om förvaltningsteamet har följande medlemmar:

 

  • Någon systemansvarig/systemägare som håller samman teamet och tar på sig att kommunikationer och samarbete flyter på som det ska.

 

  • Representanter från de olika avdelningarna i verksamheten, till exempel från ekonomi, lager, försäljning, tillverkning m.m. Gärna personer som är extra insatta i lösningen och fungerar som processägare. De har förstahandsinsikt i vad som behöver slipas och justeras, vilka behov och idéer som finns samt kan agera som en förlängd arm när det kommer till administrering och utbildning.

 

  • Förutom de dagliga funktionerna inom organisationens olika verksamheter och avdelningar handlar systemförvaltning också om den tekniska driften. Har man egen IT-personal bör den ingå i förvaltningsteamet. I dag blir det dock allt vanligare att affärssystem och andra digitala lösningar levereras som molnlösningar, det vill säga att leverantören står för den tekniska miljön och underhållet av den, inklusive uppdateringar, säkerhet, backup med mera. Med molnbaserade system minskar det tekniska förvaltningsbehovet och man kan fokusera mer på att förbättra processer och funktioner ute hos användarna.

 

Det kanske viktigaste med förvaltningsteamet är att det tas på allvar, både organisatoriskt, till exempel genom att det har en egen budget, en struktur och tydliga kanaler, men även att deltagarna ser förvaltningen som ett aktivt arbete som tillför värde över lång tid, och inte bara samlas när det dyker upp problem som måste lösas. Som vi sa redan i början; värdet i en investering ökar ju bättre man förvaltar den. Ett nytt affärssystem är tänkt att göra arbetet smartare, mer effektivt, roligare och mer lönsamt. Förvaltningsteamet är en mycket viktig del av den lösningen.

 

 

 

Mikael Björk

VD / CEO